淺論高校辦公室黨務工作與檔案管理工作的關系

摘要：高校辦公室黨務工作與檔案管理工作是兩類不同的工作，但兩者在部分工作內容上存在相互交融、相互補充、相互制約的關系，規范做好辦公室黨務工作既是對檔案管理工作的支持，也可為今后辦公室黨務工作能夠長久獲益奠定堅實基礎，處理好兩者之間的關系對于各自的工作都是十分有益的。

關鍵詞：高校 辦公室 黨務工作 檔案管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1673-9795（2012）09（a）-0215-02

高校辦公室的黨務工作與檔案管理工作分別承擔不同的工作內容。但是兩者卻有同一個工作對象——文件，辦公室的黨務工作人員負責文件的前期工作，即文件的處理工作，檔案管理人員負責文件的后續工作，即文件的歸檔保存工作。黨務工作對高等學校在新形勢下把握正確的辦學方向，培養適應現代化社會發展要求的高素質、高標準人才起著標向、引導的作用，因此由黨務工作文件形成的黨務檔案也是檔案管理中極其重要的一部分工作。黨務檔案用其準確、完整、連續性的資料，為高校各基層黨組織與黨政領導調研、決策、施政提供真實、完備的參考依據，發揮獨有的作用。因此，在實際工作中，高校辦公室黨務工作與檔案管理工作關系密切，承前啟后、互為補充，相互制約。正確認識兩者之間的關系，規范處理兩者之間的銜接部分，是十分重要的也是非常必要的。

1 辦公室黨務工作為檔案管理工作蓄積資源

高校辦公室黨務工作最重要的一項內容是管理文件。高校辦公室是學校一切信息的集散地，接觸的黨務文件總類繁多，大致為：一類是普通類工作文件，如：呈報上級有關部門的請示、報告、接收、承辦、轉發上級部門的政策性文件、指令性文件、批復性文件等；學校的工作部署、要求、決定、通知等形成的文件，以及黨委會議及其它黨務會議記錄、大事記、各部門上交的種種文件等。二類是專項類工作文件，如基層黨組織的組織發展工作、專項學習文件等。

這些文件就是檔案的前身。每一項工作完成后，這些文件，將按照程序移交給檔案室進行存檔，發揮后續作用，見證學校的發展，留下歷史的印跡，成為今后工作的參考依據。文件作為載體銜接辦公室黨務工作和檔案管理工作。辦公室黨務工作人員文件處理工作的質量直接影響到檔案管理工作的質量，沒有高質量的文件就沒有完備的檔案資源，高質量的檔案管理是建立在文件規范處理之上的。文件處理工作是檔案管理工作前期的重要步驟。

2 檔案管理工作為辦公室黨務工作提供資源

檔案是認識和把握事物發展規律的鑰匙，高校檔案工作是保留學校建設、發展真實面貌的重要工作。檔案使發展瞬間變成永恒歷史，成為后人準確把握事物發展規律，反復觀察和研究學校歷史的可靠依據，因此，檔案具有極為重要的價值。

科學整理、規范分類、合理利用檔案資源是檔案管理工作存在的價值，也是發揮檔案管理工作效能的具體表現。由于工作的需要，辦公室黨務工作人員會經常查閱原有黨務政策性文件、基層黨組織發展情況文件、專項學習開展系列文件，因此，黨務工作人員與檔案室的聯系最為密切。檔案資源輔助了辦公室黨務工作人員的工作，為其提供歷史信息，增進了某項工作的延續性，很大程度上幫助辦公室黨務工作人員提高了工作效率、增強了工作能力，對辦公室黨務工作起到了舉足輕重的作用。建立完備、有序的檔案管理模式，對促進黨務工作的正常開展，規范黨務工作的操作過程具有現實意義。

2.1 檔案管理工作促辦公室黨務工作事半功倍

開展專項學習活動，如“創先爭優”活動，分屬多階段學習，各階段之間具有較強的連續性，因此，在總結本階段工作成果，部署下階段工作計劃的時候，一定會涉及之前的相關工作文件，這些大量的相關文件可以到檔案室查詢，以便更好地開展下一步工作。在高校辦公室黨務工作中還經常會遇到這樣的情況，現有上級文件中涉及之前的另一項文件，只有參閱之前的文件，才能深入領會現有文件的精神。這時只有到檔案室查找文件，才能使下一步工作得以順利繼續。完善的檔案管理程序、完備的檔案資源，會在第一時間幫助辦公室黨務工作人員解決這個問題。如果遇到緊急工作，在時間緊迫的情況下，光靠頭腦回憶是不具備可靠性的，同時查閱手邊現有資料也是不具備完整性的，最具效率的辦法就是到檔案室查詢相關資料。資源充足的檔案信息以及一套完善的檔案管理程序，是一個辦公室黨務工作人員提高工作效率的保障。

如果檔案不完整，歸檔不及時、分類不明確、檢索不清晰，勢必增加辦公室黨務工作人員的工作強度。一個好的檔案系統會使辦公室黨務工作人員的工作事半功倍，反之事倍功半。

2.2 檔案管理工作助辦公室黨務工作連續性

“鐵打的衙門流水的兵”，每一位工作人員都是在某一段時間在某一部門負責相關工作。每一位辦公室黨務工作人員都有一個工作起始點，但是，辦公室黨務工作是有延續性的，因此，辦公室黨務工作人員應該盡可能全面了解所負責工作的相關資料，為的是盡快熟悉工作，把握重點，有的放矢地開展工作。詳實完備的檔案資源可以為辦公室黨務工作人員提供整套的信息材料，辦公室黨務工作人員可以利用這些資源結合工作實際，搜尋工作要點、總結工作規律，有針對性地開展工作，樹立工作信心，增強工作能力，為領導決策提供第一手資料，極大發揮參謀助手作用。檔案資源將每一個工作瞬間、每一個工作步驟永久定格，一個個工作點匯成了一條條工作線，點線成面，辦公室黨務工作人員正是依靠這些有利信息使工作得以連續、全面進行的同時，增強了工作能力。檔案資源是辦公室黨務工作人員發揮參謀助手作用的堅實后盾。

3 辦公室黨務工作與檔案管理工作之間的盲點

在高校，辦公室與檔案室分署辦公，有的甚至辦公區域也相差很遠。由于辦公室工作任務繁忙、雜亂，或者有的辦公室黨務工作人員存檔意識淡薄，而檔案管理人員埋頭工作，致使兩者缺乏必要的了解與溝通，很可能造成存檔材料不規范、質量不高，或者貽誤存檔，更有甚者遺漏存檔。

（1）公文文種混亂。在高校黨務公文經常用到“請示”、“報告”、“通知”、“決定”、“函”、“會議紀要”、“工作通報”這幾種類別。文種的作用就是歸類、概括文件性質，說明行文目的，便于收文部門閱讀和處理。但往往有些文件是“報告”中夾帶“請示”、“通知”行文、一文多事、一文多報、文不對題、部門對個人，造成行文混亂的現象，且這類現象時有發生。以致在檔案分類和檔案檢索時，關鍵詞與內容不符，耽誤處理時間，大大降低工作效率。

（2）無歸檔價值的文件。不是所有文件都具有存檔價值。辦公室管理的黨務文件種類繁雜，經常會有諸如會議通知、學習通知、上報總結通知等一過性工作文件。這類文件就沒有存檔的價值，即便是辦公室黨務工作人員移交給了檔案室，檔案室也會將此文件篩除。因為這類文件只是一個工作任務的通知，不存在歷史查詢、參考的價值，辦公室黨務工作人員可將這類文件另行存放，一段時間之后可自行銷毀。這樣既節省了工作空間、也減少人力勞動，同時也簡化了檔案管理人員的工作環節，可謂一舉兩得。

（3）歸檔意識不強。辦公室黨務工作人員在文件處理工作的初期，沒有認真登記備案，加之傳閱承辦后沒有及時收回，時間長了本人都忘記該文件的存在；不同年份、類別的文件混雜存放，造成延誤歸檔；為利于工作、方便查閱，有些文件被擅自截留，長久下來，這些文件便成為部門私有資料，造成學校檔案資源的缺失。

4 提高歸檔意識，加強合作關系

辦公室黨務工作人員要認識到自身有責任也有義務為檔案管理工作貢獻力量，檔案工作是辦公室黨務工作的一部分，辦公室黨務工作也是檔案工作的一部分，兩者相輔相成，相互扶持。辦公室黨務工作人員與檔案管理人員要相互熟悉業務知識。每一位辦公室黨務工作人員都要充分認識檔案工作的重要性，從自身做起，明確黨務檔案收集的范圍，提高歸檔意識，切實保證歸檔文件的質量和完整，將歸檔工作納入日常工作，大力支持檔案管理工作。檔案管理人員一方面可以對學校各級部門的黨務工作人員進行專題培訓，講述歸檔要點，提高歸檔質量，另一方面走出檔案室，變被動工作為主動工作，強化黨務工作人員歸檔意識。

只有通力合作，相互幫襯，兩者的工作才能水漲船高，開展得有聲有色。

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