用友ERP-U8.72采購管理系統常見問題解釋

羅佛如

一般情況下，采購管理系統與應付款管理系統、庫存管理系統和存貨核算系統等系統集成使用以處理采購與付款業務。采購管理系統與其他系統的數據關系如下圖：

（圖1 采購管理系統與其他系統的數據關系）

一、采購管理系統初始化常見問題解釋

采購管理系統初始化常見問題主要是期初采購入庫單錄入和采購期初記賬操作。

問題1：期初采購入庫單無法在庫存管理系統錄入。

[原因]期初采購入庫單應當在采購管理系統錄入，當月的采購入庫單才能在庫存管理系統錄入或生成。

[分析]當采購管理系統與庫存管理系統集成使用時，當月的采購入庫單必須在庫存管理系統錄入或生成，但是期初采購入庫單必須在采購管理系統錄入。

[解決方法]在當采購管理系統錄入期初采購入庫單。

問題2：采購管理系統無法進行日常業務處理，存貨核算系統不能記賬。

[原因]采購管理系統沒有執行采購期初記賬。

[分析]采購管理系統如果不執行期初記賬，則無法開始日常業務處理。即使采購管理系統沒有期初數據，也要執行采購期初記賬。采購管理系統如果不執行采購期初記賬，則存貨核算系統也不能記賬。

[解決方法]在采購管理系統中錄入并保存“期初采購入庫單”，然后執行采購期初記賬。

二、采購管理系統日常業務常見問題解釋

采購管理系統日常業務常見問題主要包括“采購入庫單”錄入與審核、“采購發票”生成與審核、采購結算、采購運費分攤、采購付款核銷操作、付款單的填制與審核、采購退貨、暫估入庫與暫估報銷業務等。采購管理系統單貨同行業務流程如下圖：

（圖2 采購管理系統單貨同行業務流程）

問題1：采購管理系統無法錄入“采購入庫單”。

[原因]“采購入庫單”應當在庫存管理系統中錄入。

[分析]如果采購管理系統與庫存管理系統集成使用，那么“采購入庫單”必須在庫存管理系統中錄入和審核，不能在采購管理系統錄入。

[解決方法]在庫存管理系統中錄入并審核“采購入庫單”。但在庫存管理系統中錄入“采購入庫單”時，可以參照采購管理系統中該業務對應的“采購訂單”或“采購發票”生成“采購入庫單”。

問題2：采購管理系統無法對本系統錄入的“采購專用發票”、“采購普通發票”、“運費發票”等采購發票進行審核。

[原因]采購發票在采購管理系統錄入后會自動傳遞到應付款管理系統，采購發票應當在應付款管理系統中進行審核。

[分析]如果采購管理系統與應付款管理系統集成使用，那么采購發票必須在應付款管理系統中審核，在審核后在應付款管理系統中生成如下憑證：借：物資采購，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款

該憑證會傳遞到總賬管理系統，在總賬管理系統對其執行審核和記賬操作。

[解決方法]在應付款管理系統中對采購管理系統傳遞過來的采購發票進行審核。付款時應當在應付款管理系統填制和審核付款單，核銷操作后生成如下憑證：借：應付賬款；貸：銀行存款。

問題3：在采購管理系統對采購發票執行現付操作，同時在應付款管理系統錄入和審核該業務的“付款單”后，發現重復付款。現付業務流程圖如下：

（圖3 現付業務流程圖）

[原因]在采購管理系統對采購發票執行現付代表已經對該業務進行了付款，現付業務實際上是“一手交錢一手交貨業務”。

[分析]需要在應付款管理系統中對該已現付的采購發票執行“應付單據審核”，生成如下憑證：借：物資采購，應交稅費——應交增值稅（進項稅額）；貸：銀行存款。

[解決方法]在應付款管理系統執行“應付單據審核”操作，設置“應付單過濾條件”時，應選擇“包含已現結發票”復選框，否則無法顯示該已現付的采購發票，審核后執行現付業務制單操作。

問題4：采購存貨的過程中，發生運費無法計入存貨的入賬成本。

[原因]在采購管理系統沒有對運費發票執行分攤操作，錄入采購發票后直接做采購結算導致。

[分析]為了將在采購過程發生的運費計入存貨的采購成本在做采購結算前，將“采購入庫單”與“采購專用發票”和“運費發票”執行分攤操作。

[解決方法]先在采購管理系統錄入“采購專用發票”和“運費發票”，在庫存管理系統錄入“采購入庫單”，然后在采購管理系統必須執行“手工結算”操作，不能執行“自動結算”操作。選擇要結算的入庫單和發票（包括運費發票），選擇按數量費用分攤方式進行分攤，最后進行采購結算操作。在應付款管理系統對“采購專用發票”和“運費發票”進行審核，選擇合并制單，運費自動扣除進項稅額后計入存貨入賬成本。

問題5：上月采購的存貨貨到發票未到月末暫估入賬，本月收到發票做采購結算后，無法在存貨核算系統執行正常單據記賬操作。單到回沖業務流程圖如圖4：

[原因]上月在庫存管理系統錄入或生成并審核“采購入庫單”后，在存貨核算系統先執行“暫估成本錄入”，然后執行“正常單據記賬”。所以上月的“采購入庫單”已經在存貨核算系統執行過正常單據記賬操作，本月無需再次執行記賬操作。

（圖4 貨到票未到單到回沖業務流程圖）

[分析]本月采購發票到達后，無需重復對“采購入庫單”進行記賬，只需執行“結算成本處理”操作。

[解決方法]存貨核算系統執行“結算成本處理”操作，應選中“未完全結算完的單據是否顯示”復選框，否則無法顯示相應單據。選擇需要進行暫估結算的單據，單擊暫估完成暫估結算。執行生成憑證操作，首先按照紅字回沖單生成如下憑證（假如金額為10000）：借：物資采購-10000；貸：應付賬款——暫估應付款-10000。然后按照藍字回沖單生成如下憑證（假如金額為10000）：借：庫存商品10000；貸：物資采購10000。

問題6：本月采購的存貨貨到發票未到月末暫估入賬，在庫存管理系統錄入并審核“采購入庫單”后，無法在存貨核算系統執行正常單據記賬操作。暫估入庫業務流程圖如圖5：

（圖5 貨到票未到暫估入庫業務流程圖）

[原因]“采購入庫單”沒有單價，所以不能在存貨核算系統執行正常單據記賬操作。

[分析]需在存貨核算系統中錄入單價，才能執行正常單據記賬操作。

[解決方法]在存貨核算系統執行“暫估成本錄入”操作，輸入需要暫估存貨的單價，單擊保存。然后再執行正常單據記賬操作，生成如下憑證：借：物資采購 ；貸：應付賬款——暫估應付款。

問題7：已開發票并已付款的存貨存在質量問題，發生退貨，收到供應商退回的貨款時，既不能在應付款管理系統錄入“收款單”，也不能在應收款管理系統錄入。采購退貨業務流程圖如圖6：

[原因]“收款單”不能在應付款管理系統錄入，在應收款管理系統增加“收款單”時也無法選擇該供應商，故也不能在應收款管理系統錄入。

[分析]可以對紅字采購發票進行現付操作，錄入負數金額，代表是“收款單”。

（圖6 采購退貨業務流程圖）

[解決方法]在采購管理系統對該紅字采購專用發票執行現付操作，錄入負數金額，然后進行采購結算，最后在應付款管理系統審核已經現付的紅字采購專用發票，生成如下憑證（假如金額為11700元）：借：物資采購-10000、應交稅費——應交增值稅（進項稅額）-1700；貸：銀行存款 -11700。

問題8：對采購發票錯誤進行了采購結算，無法對采購發票執行撤銷采購結算操作。

[原因]不能直接對采購發票進行采購結算撤銷操作。

[分析]需執行對采購結算單進行刪除操作。

[解決方法]在采購管理系統中進入結算單列表，選擇需要刪除的結算單，雙擊進入找到該結算單，然后執行“刪除”操作，刪除該結算單，對應采購發票的“已結算”標記會自動清除。

[1]王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程[M].北京：清華大學出版社.2009.155-175.