電子檔案管理與檔案管理信息化建設

趙彥

摘 要：促進檔案管理信息化建設就要完善檔案管理機構(gòu)的內(nèi)部組織框架，要結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢擴大資金來源渠道，采購相應的信息終端設備，通過建立網(wǎng)站共享體系來促進檔案信息的共享溝通，著重引進信息技術(shù)型人才，加強人員培訓來提升內(nèi)部的信息化建設水平，促進檔案管理效率的提升。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；檔案管理；信息化建設

1 檔案信息化建設的重要意義

1.1 提高檔案管理的科技含量

通過檔案信息化建設，將計算機技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，能夠提高檔案管理的科技含量，促使檔案管理部門從傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸變?yōu)殚_放式管理，提高管理的透明度，將檔案管理的信息收集、整理、分析和歸檔工作整合起來，方便數(shù)據(jù)的存儲，促進企業(yè)內(nèi)部資源的合理配置，提高經(jīng)營效率。

1.2 方便數(shù)據(jù)的檢索和調(diào)取

傳統(tǒng)的檔案管理主要采取人工管理的方式，不僅速度慢，而且浪費人工成本，實現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠通過計算機技術(shù)迅速找到需要的數(shù)據(jù)和資料，省去了人工查找的麻煩，而且可以通過多條件查找、目標查找等多種方式進行搜索，從大量的數(shù)據(jù)庫中搜檢到需要的資料，迅速調(diào)取出來，這是傳統(tǒng)的檔案管理無法比擬的優(yōu)勢。

1.3 提高管理效率

將計算機網(wǎng)絡技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，大大提高了檔案管理的效率。通過網(wǎng)絡計算機技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的整理和分析，對于建立檔案工作人員來說，計算機能夠?qū)n案進行整合，迅速生成檔案目錄，；對于查閱檔案的人員來說，通過計算機的搜索功能，能夠迅速找到自己需要的信息，網(wǎng)絡計算機技術(shù)使得檔案的管理和查閱工作都變得方便簡單。

2 當前檔案管理信息化建設方面存在的主要問題

2.1 資金匱乏，信息化設備配置不合理

從目前我國的檔案體系信息化建設進程來看，在檔案信息化管理體系的建設過程中還存在諸多限制性的問題，既有源于在管理組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的體制問題，也有源于現(xiàn)實條件的問題。其中最主要的就是當前檔案管理機構(gòu)資金匱乏，設備配置不合理，無法形成集中性的資源管理體系來加快自身的信息化建設速度。檔案管理部門作為社會文化服務體系的重要組織結(jié)構(gòu)，以政府為主體的財政撥款，是其維持正常運營的主要資金來源。而目前我國政府形態(tài)主要集中于經(jīng)濟建設方面，相應文化職能部門對于社會檔案體系的建設重視不夠，沒有制定合理的財政預算用于支撐檔案管理部門的信息化建設，導致目前檔案管理部門的財政資金來源的途徑及數(shù)量極其有限。檔案信息化工作是在數(shù)字環(huán)境中實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)對接、信息管理、資源共享的一整套信息服務流程，相應的信息化設備諸如計算機、移動終端、服務器都必不可少，但這些設備相當昂貴，檔案管理機構(gòu)的資金又嚴重不足，很難采購齊全相應的信息化設備來建立自身的信息化管理體系。

2.2 檔案服務網(wǎng)站建設不夠，信息移動終端有限

檔案服務機構(gòu)網(wǎng)站建設管理不夠，信息移動終端較少是限制其信息服務體系建設的另一主要問題。網(wǎng)站建設是檔案信息化工作的重要組成環(huán)節(jié)，就其本質(zhì)而言，集中性的資源網(wǎng)站是檔案管理信息化實施的第一步，沒有成型的線上服務機制，缺少相應的網(wǎng)站資源，不可能滿足社會各領(lǐng)域信息查詢的需要。現(xiàn)實情況是遍布全國各地的1200家檔案管理及服務機構(gòu)其網(wǎng)站建設尚未成形，縱觀這些網(wǎng)站有的缺少相應的客戶端設置，有的缺少相應的功能交互對接，還有的缺少數(shù)據(jù)資源支持，甚至有的網(wǎng)站半年乃至一年都不進行數(shù)據(jù)資源更新，其信息內(nèi)容老套，難以滿足檔案管理信息化建設的需要。

2.3 信息化復合性人才的缺乏和檔案管理人員信息化素質(zhì)的欠缺

信息化復合性人才的缺乏和檔案管理服務人員信息化素質(zhì)的欠缺是影響檔案管理機構(gòu)信息化服務體系建設的另一問題。人力資源是發(fā)展之本，人才是社會生產(chǎn)力創(chuàng)新的重要資源。但目前我國眾多的檔案服務機構(gòu)，其信息化人才數(shù)量有限，技術(shù)性人才更是嚴重缺乏。管理人員信息化素質(zhì)及信息化服務意識未完全成型，也限制了檔案館內(nèi)部信息化管理模式的完善。這些問題都嚴重影響了檔案管理與服務機構(gòu)，信息化建設進程的效率，再輔之以我國檔案工作，至今沒有建立起相應的職業(yè)資格認證制度，對工作人員的從業(yè)水平也缺乏具體系統(tǒng)政策的引導，導致我國各種檔案服務機構(gòu)始終難以完善自身的信息化管理體系建設，難以形成集中性的資源優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢來滿足社會用戶的信息查詢需要。

3 針對當前檔案管理信息化建設方面存在問題的控制策略

3.1 增加財政投入擴大資金來源渠道

針對目前檔案信息化管理體系建設存在的主要問題，要制定相應的解決策略，以增大財政投入為前提滿足檔案信息化建設的基本物質(zhì)需要。這就要求檔案管理機構(gòu)在自身信息化管理體系建設過程中，要擴大資金來源渠道，一方面要多方面多元化籌措資金，另外一方面要爭取政府財政部門的支持，積極與政府財政部門溝通協(xié)商，以期能夠增加撥付檔案建設專項資金支持。同時，檔案管理機構(gòu)要積極爭取地方領(lǐng)導重視和支持，要將檔案管理信息化建設列入于政府重點項目，要通過創(chuàng)新服務模式，增加信息產(chǎn)品的附加價值，開展商業(yè)性活動來實現(xiàn)資金收入，多渠道解決資金短缺問題。同時，信息化體系的建設，也要本著實用、簡單、高效的原則來加強信息系統(tǒng)的使用和管理效率，防止低水平、重復建設等問題，全面提升檔案信息管理體系的服務效率。

3.2 建設統(tǒng)一規(guī)范的標準

建設統(tǒng)一規(guī)范的標準，首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系，同時行業(yè)內(nèi)部應該制定統(tǒng)一的管理標準，在檔案信息化建設過程中提供制度規(guī)范，為檔案信息化建設工作保駕護航。行業(yè)協(xié)會應該制定統(tǒng)一的指導標準，企業(yè)在檔案信息化建設過程中，嚴格按照行業(yè)標準組織建設，實現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范化和標準化。另外對于檔案信息化建設的技術(shù)標準也應該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范，如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計標準、檔案資源傳輸?shù)臉藴省⒕W(wǎng)絡平臺的共享等，都應該進行引導和規(guī)范，只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個部分之間相互協(xié)作相互合作，加強不同工作模塊之間的聯(lián)系，促進系統(tǒng)標準化建設。如果檔案信息化的建設過程中缺乏規(guī)范的標準給予指導，那么檔案資料庫中的信息系統(tǒng)就無法正常運行，如果企業(yè)各個部門之間各行其事，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，那就很難實現(xiàn)檔案管理的效率。

3.3 引進信息技術(shù)型人才，加強人員培訓

針對信息化復合型人才缺乏的現(xiàn)狀，要求檔案管理部門要完善崗位責任制度，建立行業(yè)準入制度。通過與高校合作，進入高校引進相應的信息型人才推進信息服務體系的建設。同時要制定相應的人才引進戰(zhàn)略，通過公開招聘、合理競爭等方式吸引社會優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊伍當中，促進檔案管理隊伍踐行人力資源更新，全面提升檔案管理隊伍的信息綜合素養(yǎng)，相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認識，學習有關(guān)檔案管理的理論和實踐技能，具備一定的社會、經(jīng)濟、技術(shù)、信息等領(lǐng)域的知識，要不斷拓展自身事業(yè)，結(jié)合管理體系建設發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì)，以此來推進檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進步。

4 結(jié)束語

電子檔案管理模式的發(fā)展與形成不僅能全面加強和提升檔案管理效率，還能促進檔案管理機構(gòu)形成完善的信息管理形態(tài)，通過建立信息化檔案管理體系和資源數(shù)據(jù)庫來滿足檔案信息管理、查詢的需要。

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