試論藝術院校二級教學管理中的教學秘書工作

包 洋

（天津音樂學院，天津 300171）

高校教務管理就是對學校教學進行“組織、指揮、協調、監督和控制”［1］等與教學相關的一系列活動，是維系教學機制正常運轉的中心樞紐，通過計劃、實施、檢查等程序，對教學活動進行有效調控，是高校教學工作有序、協調運行的保障。隨著我國高等教育大眾化的發展，學校規模不斷擴大，藝術院校的招生數量不斷增加，在教學改革不斷深化的背景下，藝術院校實行二級教學管理已成為一種趨勢，新體制下的權重下移，為基層教學管理工作帶來了一系列新的問題，教學秘書的作用也就越發突顯出來。

一、藝術院校教學秘書的工作特點

藝術院校特別是音樂院校，專業課多以一對一授課方式為主，課程的特點有別于理工科學校，這給教學秘書的工作帶來一定的復雜性，如:排課、教學督導工作等。日常教學需與藝術實踐緊密結合，如:排練、演出、采風等，教學秘書要兼顧好教學和實踐的管理工作，使兩者相長，互為促進。

二、教學秘書的角色定位

教學秘書是高校基層教學管理工作的重要崗位，為提高教學質量、保障教學秩序、促進學校發展擔負著重要職責，是連接學校與院（系）之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調、溝通的作用［2］。

1.校、院（系）教學連接的橋梁

教學秘書是高校二級管理的教學管理者和落實者，是教研室、教學工作及信息反饋的第一接受者，是教務處向院（系）下達教學任務的第一傳達人，是教務處開展工作的有力助手。教學秘書將學校的要求準確及時向院（系）領導、教師、學生傳達并督促完成，同時要保證每一項任務完成的質量和時效性，這對于全校教學政策的落實、教學質量的提高起著關鍵性的作用。

教學秘書在工作中可以獲取最原始、最客觀的信息數據，能夠了解最真實的教學質量狀態，對這些原始的意見或數據信息加以合理篩選、科學概括和統計，將信息向學院教務處、院（系）領導傳遞并提出適當的建議和分析，對學院進行教學研討和教學改革、提高教學質量做出科學的調整或決策起到重要作用。所以，教學秘書是教學信息上傳下達、下情上報的中心，是連接校、系教學的橋梁。這就決定了教學秘書工作業務性強、時效性強、服務性強且責任大的特點，其服務理念、工作態度、敬業精神、業務水平、工作方法，以及準確、及時、高校的工作作風，是高校教學良好運行的基礎和保障。

2.院（系）教學管理的重要參與者

教學秘書是院（系）主任實施教學管理的協助者、領導管理理念的落實者，又是實施管理的全程參與者。他們協助主管領導處理日常工作，使教學、管理在學校的統籌下合理運行，肩負對教師、學生進行指導、監督、管理的職責，并根據全院（系）的實際情況和工作需要將組織、落實、操作的效果和情況向院（系）領導反饋。教學秘書是基層管理者，就不能只當“傳話筒”，要積極思考如何把工作有效落實好，為下一步工作的開展提供科學判斷的依據。教學秘書是服務者，在管理的過程中要做好服務工作，如耐心準確地說明、解釋，幫助教師、學生解決遇到的問題等。所以，教學秘書要認清自己的角色定位，熱心履行工作職責，既要為院（系）領導當好參謀、做好助手，還要起到橋梁作用。

三、樹立強烈的服務意識

橋梁和幫手作用，要求教學秘書必須樹立強烈的服務意識，為教學服務、為師生服務、為院（系）領導教學管理決策服務。樹立強烈的服務意識，就會具有自我犧牲樂于奉獻精神、進取創新意識和嚴肅認真的工作態度。有了這種服務意識，才能熱心周到及時準確地為教學工作服務，并能自覺地把自身與教學事業融入學校發展建設中，充滿活力、愛心奉獻，更有效率地完成所承擔的工作。教學秘書的橋梁作用決定了對上、對下的功能性，工作不等待、不懈怠，當日事當日立。肩負著管理職能但不是領導的身份，服務于師生但不是以“個人為本”。樹立強烈的服務意識，就會有效開展工作，積極發現問題解決問題。管理和服務是相互統一、互為促進的，越高效的管理越需要高品質的服務作為支撐，當師生切身體會到教學秘書每次工作的初衷和效果，工作的開展也會事半功倍，因為高質量服務所表現出的效率與真誠，會打造一個和諧、友善、相互尊重的氛圍。所以，樹立強烈的服務意識，是教學秘書做好基層教學管理工作必備的品格。

四、不斷提升業務能力

教學秘書工作是一項艱巨而復雜的系統工程，所涉及人員廣、工作復雜、內容具體，工作繁重瑣碎而不可或缺，是高校教學管理工作的核心內容之一，它關系到學校整體教學工作的質量和教改進程。尤其是高校管理體制的改革，賦予二級教學管理更多的自主權，教學秘書工作的權限和職責無形加大，其工作內容、工作量也隨之增大，教學秘書面臨著嚴峻的考驗和挑戰。為了適應新形勢，加強學習，快速提升自己的綜合素質與工作能力，是教學秘書面臨的當務之急。以下幾方面值得借鑒:

1.熟悉教學管理規定

教學秘書作為高校教學工作的具體執行者，應當深入理解新時期學院教學管理的指導思想、任務、基本要求，教學計劃的內容及與教學相關的管理規定等，熟知上級主管部門的各項政策和規章制度，以及本院（系）制定的各項管理規定和條例，做到有章可循、有制度可依、有方向可把握，有效開展工作。

2.豐富自身理論知識

教學秘書應學習高等教育管理學、心理學、教育法規等基本知識，豐富自身理論知識、開闊視野、拓寬思考角度，進而增強對國家及學校教育政策理解的深度和廣度［3］。

教學秘書更要熟悉所在院（系）的專業知識。作為一個管理者，只有熟悉本專業的教學規律和特點，才能有效推動和落實學校的政策與規定，才能準確發現問題和解決問題，為教師、學生做好服務工作。目前，有的教學秘書由本專業畢業生擔任，有的是由其他專業畢業生擔任，這就要求教學秘書更要加強理論學習，不斷提高自己的專業理論水平，只有掌握扎實的業務知識和教育、教學管理理論，才能擔當起既為管理者又是服務者的重任。

3.提升計算機應用能力

辦公現代化已成為新時期管理的特征，計算機廣泛應用到教學管理工作中，準確、高效、規范地完成材料的總結、制表、統計、存檔等工作，已成為教學秘書必須具備的基本能力之一。掌握網絡技術，充分利用網絡的優越性，推動辦公現代化、科學化、規范化。

4.形成規范的建檔意識

教學管理是動態的、復雜的，涉及教學、教務方方面面，如:教師的教學計劃、教師課表、課時量、學生的學籍學分、成績、考勤、畢業生論文的整理和畢業資格審查等等，還有上級主管部門和學校適時下發的各種教學管理文件、制度、要求等。這些都是重要的資料，其橫向、縱向的比較就是我們形成管理脈絡的重要依據。因此教學秘書要形成規范的建檔意識，善于資料的及時收集、歸檔處理、分類保管，確保各項資料的完整、規范、科學、有序。分類管理的同時也是思考的過程，在頭腦中建立清晰的數據層次，做到“胸中一盤棋、一覽眾山小”，為院（系）領導當好參謀，做到管理有序。

五、創新教學秘書管理體制與模式

教學秘書是高校二級教學管理的重要力量，是落實學校各項教學管理的主力軍，要確保整體教學工作的順利進行，就必須建立一支高效、專業、科學、嚴謹而且富有創新精神的教學管理隊伍。創新教學秘書管理體制與模式，并加強管理和引導，這是高校教學管理隊伍建設的有效途徑。

1.建立培訓和學習制度

高校實行二級管理體制，使教學管理的內容與形式發生了很大變化，對于兼有學術管理和行政管理雙重職能的教學秘書而言，無疑肩上的擔子更重了。然而教學秘書隊伍學歷參差不齊，不同院（系）的教學秘書在崗位工作的時間有所不同，經驗和資歷、對教學運轉的不同層次理解的深度也有所不同，其中相當一部分人未經過專業化學習和訓練，又缺少新管理體制下的教學管理經驗，所以在日常管理工作中達不到科學化、信息化、人性化“三位一體”的理想境地，因此建立培訓和學習制度是校領導和教學秘書首先要解決的問題。

建立培訓和學習制度，應從政治素養、服務理念、管理能力、勤于奉獻等全方位進行，有助于教學秘書提高政治思想素質、業務素質、科學文化素質，使其明確自己的工作職責、權職范圍，強化愛崗敬業意識和服務意識，以利于提高教學管理的質量水準和效率。所以建立教學管理人員的培訓和學習制度，定期舉辦教學秘書培訓和學習活動是有效而且是可行的。通過常規培訓、專家報告會、交流會以及通過走出去、請進來等多種形式，來提高他們的業務水平和管理技能，同時又能讓他們開闊眼界、互相取長補短、增強機構活力，有利于本職工作的開展。

2.建立教學秘書例會制度

建立教學秘書例會制度，是加強教學秘書隊伍管理的一項重要措施，例會制為及時有效地貫徹學院精神、反饋教學信息，加強學校與院（系）教學秘書之間的溝通和交流搭建了平臺。同時也增強了教學秘書隊伍的凝聚力和戰斗力，使其更好地統一在學院的總體工作部署下，有效承擔起既是管理者又是執行者的雙重任務。

3.建立教學秘書監管體系

完善教學秘書管理體制，建立以教務處為權威部門的教學秘書監管體系。教務處總攬全院的教學管理，對院（系）的管理工作起到監管和督導作用，在充分發揮二級管理主權作用的同時，要加強對教學秘書工作的組織領導，并適時監控和評估，對教學秘書工作內容、質量、成效以及存在的問題和需要及時了解掌控，并適當給予幫助和指導，這是規范管理教學秘書隊伍、調動教學秘書的積極性，實現教學管理的制度化、規范化、科學化的有效機制。教學秘書受教務處的垂直領導，教務處對教學秘書的工作水準有最大的發言權，在教學秘書考核、職稱評定、職務變動等方面應充分考慮教務處的建議和意見。

總之，當今藝術院校教育不斷向多層次、多元化的趨勢發展，高校教學、教務管理工作也隨之變得更加紛繁復雜，作為新體制下的教學秘書工作，對學校教學質量工程建設起到至關重要的作用。教學秘書的素質和管理能力，將決定高校整體教學管理工作的水準與成效。因此，學校要充分重視教學秘書的工作角色，不斷加強該隊伍的建設，發揮其在穩定教學秩序、深化教學改革、提高教學質量、服務師生、全面推進學校發展中的積極作用。同時，教學秘書應在二級教學管理實踐中不斷提高自身的綜合素質和管理水平，將行政管理和學術管理有效的結合，提升管理能力、細化管理環節，更好地為學校教學改革和發展服務。

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［1］朱永新.管理心理學［M］.北京:高等教育出版社，2002.

［2］楊繼昭.秘書學概論［M］.北京:中國人民大學出版社，2010.

［3］王勝男.關于加強高校教務管理工作的研究與思考［J］.遼寧教育行政學院學報，2006，（11）.