ERP系統(tǒng)下材料控制的實踐與思考

顧輝

【摘 要】材料成本管理是運用預(yù)測、計劃、核算、分析、考核、評價、控制、監(jiān)督等手段，對生產(chǎn)經(jīng)營的耗費和支出實行科學(xué)地管理，基于材料管理這八項職能，結(jié)合基層隊材料管理的實際，充分利用ERP系統(tǒng)強大的統(tǒng)計功能，適時提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、明確化、經(jīng)常化，來滿足基層材料管理的需要，并在多個基層隊推廣，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益，為油田ERP系統(tǒng)下的材料管理、費用控制開拓了思路。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；材料管理；“五化”法；經(jīng)濟(jì)效益

一、“五化”管理法的提出

眾所周知，成本是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的陰晴表，是影響企業(yè)效益和決定企業(yè)市場競爭力的重要標(biāo)志，是制約企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，材料成本管理在成本管理中占有重要地位。作為直接從事油氣生產(chǎn)、輸油注水為一體的三級生產(chǎn)單位——采油作業(yè)區(qū)，材料成本占區(qū)總可控成本的四分之一，又是最具潛力可挖的成本之一。油田ERP項目的成功上線為油田經(jīng)營管理提供了有力的信息化管理利器，也為材料管理進(jìn)一步提升提供契機。經(jīng)過近十年實際運行效果，使我們深深認(rèn)識到成功的運行ERP系統(tǒng)就需要方方面面的管理系統(tǒng)配合，這是由油田運行環(huán)境決定的。ERP的實施僅僅是為我們提供一個平臺，對材料成本管理控制、庫房管理工作而言提出了更高的要求，建立一套切實可行的材料管理控制方法勢在必行。而材料成本管理是運用預(yù)測、計劃、核算、分析、考核、評價、控制、監(jiān)督等手段，對生產(chǎn)經(jīng)營的耗費和支出實行科學(xué)地管理，基于材料管理這八項職能，結(jié)合作業(yè)區(qū)、基層隊材料管理的實際，我們適時提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、材料管理系統(tǒng)化、材料分析規(guī)范化、崗位考核明確化、培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)常化，并取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益。

二、“五化”中5個“化”之間的關(guān)系

首先，“五個化”并不是各自獨立、互不相關(guān)的，它們之間是一種相輔相成、互相促進(jìn)的關(guān)系。制度化是基礎(chǔ)，系統(tǒng)化是制度化的鞏固和顯現(xiàn)，分析規(guī)范化又能使系統(tǒng)化更加完善，而通過崗位考核明確化、培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)常化則為材料管理整體水平的提高提供人力支持和素質(zhì)保證。其次，“五化”是一個整體，容易形成合力，從而產(chǎn)生1+1≥2的效用，最終實現(xiàn)材料管理的方針與成本目標(biāo)。可以說“五化”管理法是提升材料管理水平的關(guān)鍵和實現(xiàn)材料成本目標(biāo)的有效手段。

三、“五化”管理的目標(biāo)

通過“五化”管理系列活動，可以有效地使材料計劃的準(zhǔn)確性、進(jìn)購程序性、倉儲合理性、消耗的科學(xué)性等六大性能達(dá)到最佳狀態(tài)。充分發(fā)揮材料控制平臺的作用，一是通過材料的計劃管理，讓有限的資源得到合理、充分的使用。二是用合理的進(jìn)購成本，按時、按質(zhì)、按量地進(jìn)購所需材料，以達(dá)到生產(chǎn)過程的供需平衡。三是加強倉儲管理，確保各種材料安全無損、流向準(zhǔn)確、使用及時。四是通過各種制度的約束，控制消耗，降低成本，預(yù)防各種浪費和的流失。五是為各單位提供最佳的供應(yīng)服務(wù)，實現(xiàn)對生產(chǎn)的物資保障。主要做法：

1.材料管理制度化，夯實材料管理的各項規(guī)章制度。材料管理制度化是材料管理的最基礎(chǔ)單元，是保證材料及時供應(yīng)、合理庫存、消耗所必要的管理機制之一。首先我們建立一整套的規(guī)章、準(zhǔn)則、制度等強行規(guī)范材料的計劃、領(lǐng)用、消耗，其中包括物資管理制度、庫房管理有關(guān)規(guī)定與要求、物資計劃管理制度、物資統(tǒng)計工作細(xì)則等。其次使這些制度從最初掛在墻上到真正地放在心中，最后落實到行動上。最終使我區(qū)在材料使用方面成為一個制度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹皠傂浴惫芾韴觯霉芾淼闹贫然〈芾淼碾S意性，形成了“心中有制度，行為守制度”的良好氛圍。

2.材料管理系統(tǒng)化，建立健全工作流程體系。（1）材料計劃申報流程。搞好材料申請計劃是保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的前提，它是生產(chǎn)經(jīng)營計劃管理的重要組成部分，它是各基層單位申請和領(lǐng)購材料的依據(jù)。特別是ERP運行后，要求計劃更加準(zhǔn)確。一是在非生產(chǎn)用料、大宗料堅持“一支筆”制度，即主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可生效。不在計劃范圍內(nèi)的料原則上不予發(fā)料；防洪防汛用料、冬防保溫用料堅持做到專人管理專人負(fù)責(zé)。制定完善的材料供應(yīng)計劃。要求從全區(qū)需要和實際出發(fā)，加強計劃管理，重點是提高計劃的質(zhì)量和計劃的準(zhǔn)確性，特別注重歷年積累資料的分析和運用，強調(diào)計劃要有預(yù)測性，留有余地，盡可能在計劃期內(nèi)減少計劃外項目和需要。在具體操作上是收集四個依據(jù)，算清四筆帳，核實五項資料，從而使計劃準(zhǔn)確性大大加強。第一，收集四個依據(jù)：工程項目有依據(jù)；項目設(shè)計有料單；生產(chǎn)維修有定額；歷年消耗有比較。第二，算清四筆帳：庫存；周轉(zhuǎn)；利用；余缺。第三，核實五項資料：需用量；歷年消耗量；庫存平衡量；內(nèi)部挖潛量；申請缺口量。在編制計劃定額過程中，對生產(chǎn)急、稀缺用料業(yè)務(wù)員親臨生產(chǎn)現(xiàn)場調(diào)研，并參照去年數(shù)據(jù)，計劃盡量做到合理、先進(jìn)，實行“遠(yuǎn)粗近細(xì)”的流動計劃，保證及時供應(yīng)，防止積壓。二是業(yè)務(wù)崗要準(zhǔn)確掌握現(xiàn)庫存數(shù)量，以確定進(jìn)購量。（2）班組材料計劃編制流程。為把材料計劃、控制工作延伸到班組及油水井，形成縱橫交錯的計劃體系，要求基層隊班組或井站依據(jù)搜集情況、擬定、選定、評價計劃階段做好計劃申報工作。掌握本站的油水井?dāng)?shù)以及計量站、中轉(zhuǎn)站這些材料費發(fā)生點的用料量，參照歷史先進(jìn)水平。依據(jù)所掌握的信息制定出本站材料計劃。（3）庫房管理業(yè)務(wù)流程。庫存是管理的結(jié)果。過剩或短缺是種失控，庫存失控不該是對變化的無奈，而是挑戰(zhàn)零庫存極限的動力。庫房管理工作是材料管理的重要組成部分，做好庫房管理工作，對于保證及時滿足生產(chǎn)需要、合理儲備、加速周轉(zhuǎn)、節(jié)約材料使用、降低成本有著重要作用。一是要求材料員的工作應(yīng)對材料的入庫、出庫、領(lǐng)用、發(fā)放、保管、周轉(zhuǎn)做到有數(shù)、有據(jù)、有手續(xù)、有制度、有秩序。有數(shù)就是對材料的進(jìn)、出、存要有帳本，并且清楚準(zhǔn)確；有據(jù)就是收發(fā)進(jìn)出要有憑證；有手續(xù)就是收發(fā)進(jìn)出時要有核對以及審批手續(xù)等；有制度就是一切材料管理活動均應(yīng)規(guī)范化地運作，要建立各種管理制度；有秩序就是要把材料管理地井井有條。二是庫房管理中有一項重要的工作環(huán)節(jié)，即清庫盤點。由于庫房物資的流動性很大，為了及時掌握物資的變動情況，避免物資的短缺丟失和超儲積壓，保證帳、卡、物、資金相符，必須認(rèn)真做好物資盤點工作。其主要內(nèi)容和要求是：第一，檢查物資的帳面數(shù)與實存數(shù)是否相符；第二，檢查物資收發(fā)有無錯誤；第三，檢查各種物資有無超儲積壓、損壞變質(zhì)；第四，檢查安全設(shè)施和庫房消防設(shè)備有無損壞等。在清點過程中如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧，必須分析原因，說明情況，如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重短缺或損壞，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任；對查出來的超儲、呆滯物資，及時進(jìn)行協(xié)調(diào)使用。為了保證庫存的精確度，（4）材料統(tǒng)計業(yè)務(wù)流程。通過材料統(tǒng)計可以掌握物資動態(tài)與消耗規(guī)律，為作業(yè)區(qū)經(jīng)營決策、編制計劃、修訂控制制度提供依據(jù)，并對基層的材料管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考查。而且SAP要求物流、信息流、資金流“三流”相統(tǒng)一，這使統(tǒng)計指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計信息基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計計算技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計信息服務(wù)優(yōu)質(zhì)化顯得尤為重要。（5）材料成本控制流程。為了更好地協(xié)助基層隊搞好材料成本控制工作，做到有的放矢。從作業(yè)區(qū)到基層隊，確定了材料費控制的基礎(chǔ)管理工作必須有以下內(nèi)容：一是確定最佳的控制方法，包括實效的控制制度；按照“材料費用關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)立控制點”的原則，按照“材料費用關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)立控制點”的原則，設(shè)立ABC三級n個費用控制點。月消耗量在2噸以上建立A級控制點；月消耗量在1-2噸建立B級控制點；1噸以下為C級控制點；A級點的定額管理、計劃申報、分析水平、獎懲力度均高于B級，B級高于C級。二是制訂材料消耗定額及實行限額發(fā)料制度。三是明確材料費目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，并建立責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的獎懲制度。在實際執(zhí)行過程中主要實行兩種控制方法：一是日常材料控制，在材料費形成過程中，根據(jù)事先制定的費用目標(biāo)，對本單位日常發(fā)生的材料使用活動按照一定的原則，采用專門的方法，進(jìn)行嚴(yán)格的計算、監(jiān)督、指導(dǎo)，以保證低于原定的目標(biāo)。控制的重點在于嚴(yán)格按照確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把關(guān)，并根據(jù)以發(fā)生的偏差來指導(dǎo)當(dāng)前的實際行動。二是事前材料控制，對材料費發(fā)生點進(jìn)行深入的分析研究，并制定出一套適應(yīng)本隊實際情況的材料費控制制度。其重點在于通過規(guī)章制度來節(jié)約材料費用開支，預(yù)防偏差和浪費的發(fā)生。（6）在材料使用控制上“抓大不放小”，加強對重點材料的分析控制力度。在材料分類上按照ABC分類法，對A類物資和專用材料實行限額發(fā)料管理及動態(tài)管理法。例如：對水泥、鋼材、閥門、儀表等實行限額發(fā)料管理；對藥劑實行動態(tài)管理，嚴(yán)防過期和浪費，并對班組加藥情況實行跟蹤監(jiān)督。

3.材料分析規(guī)范化，應(yīng)用5W2H分析法對主要材料重點分析。材料分析對于日常控制及事前、事中、事后控制具有指導(dǎo)意義。為了規(guī)范化地進(jìn)行材料分析，制定了材料費分析模式，分析模式既能以圖示的方法形象表現(xiàn)出材料成本消耗現(xiàn)狀，又能以表格的形式如實反映出各區(qū)塊材料消耗的結(jié)果；既能進(jìn)行主要材料的消耗分析及動態(tài)查詢，又能對類似班組材料消耗進(jìn)行橫向比較，對全隊材料成本控制起到預(yù)警作用。

4.崗位考核明確化，建立長效檢查考核機制。在崗位考核方面豐富了標(biāo)準(zhǔn)化崗位的內(nèi)容，制定了“三個是什么”的考核目標(biāo)、思路及要點，即崗位考核的目標(biāo)是什么，崗位考核的思路是什么，崗位考核的要點是什么。強調(diào)崗位考核體系是一種循環(huán)，將崗位考核檢查與材料管理持續(xù)改進(jìn)結(jié)合起來，相互促進(jìn)，相互提高，按照步驟要求逐漸實現(xiàn)崗位技能與管理水平兩者質(zhì)的飛躍，努力實現(xiàn)雙贏。實行相對崗位技能評價，對于不合格的這部分，要采取相應(yīng)的措施，要么轉(zhuǎn)崗，要么培訓(xùn)后上崗。

5.培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)常化，進(jìn)一步提高材料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”。針對材料員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊的特點，我們采取了針對性地培訓(xùn)，即內(nèi)訓(xùn)與外訓(xùn)相結(jié)合的方式，從學(xué)習(xí)計劃到效果調(diào)查都做了一一的制定，力爭使材料員從經(jīng)驗型向科學(xué)定額型轉(zhuǎn)變；從算帳型向參謀型轉(zhuǎn)變；從被動型向主動創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變，更好地為材料管理、控本增效工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、“五化”管理法取得的效果

增強了基層隊材料制度管理意識，遵流程辦事的現(xiàn)象多起來。豐富了材料成本控制手段，建立起一套完善的材料成本分析控制體系，材料成本管理方式由過去滯后的事后分析，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的事前的成本計劃和實時、動態(tài)的事中成本控制，材料成本控制手段多樣、思路清晰。在實際執(zhí)行過程中出現(xiàn)了日常材料控制、事前材料控制、對比分析控制法、計劃單控制法等行之有效的方法和手段。加大了對A類物資的管理力度，杜絕了使用的隨意性。進(jìn)一步夯實了材料成本和費用管理基礎(chǔ)工作，材料員職責(zé)明確、技能有所提高、渴望學(xué)習(xí)的熱情有所增強，建立了每月集中學(xué)習(xí)考試制度，成績與獎金掛鉤，雙向考核、多層激勵，重視發(fā)揮全體材料員的智慧和積極性，充分挖掘潛力，發(fā)揚團(tuán)隊精神，為材料管理水平再提高找到了動力源泉。

五、結(jié)論及下步打算

這種管理方法仍在實施的探索階段，究竟能否發(fā)展成為成熟的管理體系，尚須時間來印證。我們將面向未來，更加熟悉ERP的諸多功能，使“五化”管理法向縱深發(fā)展。為此，我們有以下努力方向：今后的“五化”管理為動態(tài)管理，要使之不斷完善，首先應(yīng)加強理論與實踐的結(jié)合，在實踐中不斷得到充實；在應(yīng)用中使“五化”管理法的各分支局部優(yōu)化、深化和擴(kuò)大應(yīng)用面和成果，分支的過程優(yōu)化與重組；制定工作思路和工作程序，使之進(jìn)一步具有可操作性、實用性；加大理論與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)力度，力爭材料員崗位技能評價都能夠達(dá)到優(yōu)秀；借助“五化”法這把管理利器，為材料管理注入新的活力。