人事檔案管理現狀分析和對策

羅嫻　劉耀鴻

摘 要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的新問題，提出解決人事檔案管理工作困境的策略，以便其能更好地為企業發展提供幫助。

關鍵詞：人事檔案管理；現狀；策略

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。因此明確人事檔案管理的重要性，分析人事檔案管理的現狀、找到做好人事檔案管理的方法，是促進人才資源開發、個人切身利益需求實現的保證。

一、我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下，企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。我國人事檔案管理中存在的主要問題有以下幾個方面：

1.1人事檔案管理力量薄弱

人事檔案管理人員大多數是兼職，變動頻繁，沒有經過檔案管理專業知識培訓，難以適應人事檔案管理工作，影響了檔案管理水平。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

1.2人事檔案管理現代化水平低

人事檔案管理工作繁瑣、重復勞動多、勞動強度大，這就要求在新時期做到人事檔案管理現代化。現階段內，很多人事檔案管理人員自身的專業水平跟不上設備的更新，導致設備閑置，不能快捷的反映信息更新結果，制約了人事檔案管理信息化的進程。

1.3人事檔案管理內容不夠齊全

人事檔案管理制度要完善起來，才能正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

二、 加強人事檔案管理中的應對策略

2.1建立科學、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.2轉換對人事檔案的觀念意識

利用多種渠道向企業決策者宣傳有關人事檔案管理的管理知識，要讓企業決策者充分認識到，人事檔案理是反映員工綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對員工本人進行定位的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。我們經常在講要建立企業完善的企業人力資源管理系統，這其中就包含著企業人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

2.3提高人事檔案管理人員的素質

人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

2.4建立網絡化人事檔案管理模式

推廣信息化人事檔案管理系統，通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值，為企業的經濟發展提供必要的服務。信息化人事檔案應增加記錄個人學習能力和工作能力， 動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等。

三、結束語

總之，人事檔案管理工作是企業中不可或缺的管理工作之一，作為新時期背景下的人事檔案管理人員，必須緊密結合時代發展的需要，充分認識到信息化建設的重要性，在實際工作認真分析存在的不足，并采取有效的措施確保人事檔案管理信息化建設水平的提升，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道。

參考文獻：

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