關于做好高校就業檔案信息化管理的探討

趙雪

摘 要： 現今信息技術迅速發展，給人們的生活、工作帶來極大便利，高校的就業服務工作也向著信息化方向發展，就業檔案管理工作是高校就業服務工作中重要的一環，做好檔案管理工作是做好就業服務工作的前提。本文分析了目前高校就業檔案管理信息化背景、存在的問題，并在此基礎上，提出了建立高校信息化管理就業檔案的建議措施，以提高高校就業檔案管理工作效率，提高就業服務質量。

關鍵詞 ：信息化 就業檔案管理 措施

高校就業檔案是反映高校就業服務的真實歷史記錄，是就業工作的成果和產物，是衡量就業服務質量和管理水平的重要標志。就業檔案管理是一項系統工程，包括就業檔案的收集、分類整理、進庫保管、檢索利用等基本環節。但由于高校就業檔案數量多、內容豐富，就業檔案的信息化管理成了做好就業檔案管理工作的關鍵。

一、高校就業檔案信息化建設的背景

（一）我國高校檔案信息化建設發展時間長，制度較完善

高校檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分，是高校檔案事業適應時代和社會發展需要，是發展新時期檔案業務工作，提高檔案信息服務水平的必然選擇。在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實現資源共享，逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化的重要途徑。高校檔案現代化管理的基礎包括以下幾個方面的內容：基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設和安全保障體系建設這六項內容。由于高校檔案材料較多，管理程序復雜、工作繁重，為便利高校檔案管理，南京大學檔案館自1983年開始在全國檔案界首次使用計算機管理科技檔案信息，至20世紀90年代末，大部分高校檔案部門都配備了計算機，開始檔案著錄工作。國家檔案局在2000年12月召開的全國檔案工作會議上正式提出了大力加強檔案信息化建設的任務。隨后，教育部辦公廳轉發國家檔案局《全國檔案事業發展“十五”規劃》，文件要求高校檔案部門要積極做好檔案工作信息化的建設。2002年頒布實施的《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的全面啟動。當前，高校檔案管理部門都在利用計算機技術提高檔案管理的自動化，運用現代管理方法促進檔案工作的現代化，借助網絡技術促成檔案信息資源的整合與共享，積極思考和努力開拓檔案信息服務的創新模式。

（二）信息化管理有助于提高工作效率，便于檔案保存

隨著時代進步，計算機和網絡技術的普及，高校就業檔案的信息交流、整理也漸漸依托于現代化的科學管理手段。傳統的檔案管理模式已經不能適應檔案存量劇增的需要，且紙質檔案由于其難保存、易損壞、占用空間大等特點已經不能完全滿足人們的利用需求，針對此情況，檔案信息化逐漸發展起來。首先，檔案信息化便于提高高校檔案管理和使用效率。隨著我國高校不斷擴招，高校畢業生也日益增多，因而畢業生就業檔案也在逐年增加，日益增多的畢業生就業檔案使得檔案工作者的工作強度越來越大，在收集、整理、編目、保存、利用等工作中傳統的管理手段已經無法適應、解決當前高校就業檔案日益增多的局面，實現就業檔案信息化管理成為了必然；其次，實現檔案信息化有利于保存和利用檔案信息資源，由于電子檔案具有占用空間小，存儲量大，傳輸方便快捷，便于檢索等特點，能大大解決日益增長的檔案信息和有限保管條件直接的矛盾，避免了紙質檔案固有的難保存、占用空間大、不利于查找等弊端，增強了檔案信息資源保管和服務的能力；再次，檔案信息化建設有助于實現檔案信息資源的共享，能夠使利用者不受時間和空間的限制，便于畢業生隨時隨地進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息，避免了畢業生查詢檔案需回到學校查詢的不便，同時減輕了學校工作人員的工作負擔，為畢業生和學校雙方都帶來極大地便利。

二、高校就業工作檔案管理存在的問題

（一）高校就業檔案信息化基礎設施配置不完善，存在不均衡性

高校就業檔案信息化基礎設施建設包括硬件設施和軟件設施兩方面。在硬件設施方面，主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器等及其他必備的組件。硬件設施的具備是實現就業檔案信息化管理的物質基礎，有了物質基礎才能夠開展檔案信息化建設；軟件方面，包括檔案信息處理系統，檔案信息數據庫，以及相關軟件和程序等。目前，由于我國經濟發展不平衡，部分發達地區高校就業部門檔案信息化基礎設施搭配完整，部分經濟較落后地區高校就業部門對檔案信息化建設重視度不高，基礎設施配備不完善；二是有的高校檔案[FL）]

部門在設施配置時，不根據實際需要，盲目購買，造成了資源的浪費；三是有的高校就業部門設施利用率不高，使得設施成為無用的擺設，這同樣也是一種資源的浪費。

（二）就業檔案管理缺少專職人員，管理員專業技能水平不夠

就業檔案管理缺乏有素質的信息化應用型人才。高校就業工作任務艱巨，工作內容復雜，工作量大，部分高校人員短缺，就業檔案管理缺少專職人員，致使工作人員面臨繁重的工作量，對就業檔案的信息化管理的學習時間、精力不夠，進而影響了高校就業檔案信息化管理建設；一些高校就業檔案管理人員年紀較大，學歷較低，接受新事物的心態相對比較保守。無法快速接受信息化管理趨勢，導致了高校就業檔案管理信息化建設無法有效推進；部分管理人員對高校就業檔案信息化建設的理解存在片面性，錯誤將實現高校檔案信息化管理理解為簡單的使用現代化的計算機設備及其他現代辦公設備辦公。由于缺少與時俱進的時代性，致使其忽略了高校就業檔案信息化建設中“軟設施”的重要性，如先進的管理理念和科學的管理方法等。

（三）高校檔案信息資源開發和利用滯后

就業檔案的管理對實現優質就業服務尤其重要，但目前部分高校檔案部門在研究和開發檔案信息資源方面與社會對檔案資源的需求存在著不對稱的狀況。一是在就業檔案管理工作中，檔案整理以及被動地提供咨詢、查詢等占據其絕大部分工作時間，而在檔案數據庫的開發，以及檔案網站建設方面他們做的工作偏少；二是高校重組就業檔案難以做到統一整理歸檔，檔案管理程序不統一，造成畢業生在進行檔案查詢時可能面臨檔案丟失、歸類不準確等問題，影響畢業生的順利就業。

三、高校為主，多方努力，實現就業檔案信息化管理

（一）政府方面：加大支持力度，提供制度、財政支持

1完善高校檔案信息管理制度，提供制度保障

隨著高校就業檔案信息化、網絡化的發展，就業檔案信息應用也越來越廣泛，其安全性問題也日益凸現出來。檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，檔案內容一旦泄露，將對畢業生、學校的隱私安全帶來極大威脅，但網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，這對檔案網絡安全提出了更高的要求，政府要不斷完善檔案信息安全管理體制，建立和完善各類信息資源的安全保障體系，通過設立聽證會等措施廣泛集中社會各界意見，制定、完善相關法律、法規和標準、規章，并且嚴格落實，做到“有法可依”、“違法必究”等要求，嚴格保障畢業生就業檔案信息的安全性；建立檔案信息網絡維護部門，聘用專業技術人員針對高校畢業生就業檔案的網絡信息采取防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件系統、網絡安全檢測電子身份認證系統、數據加密技術等專業技術并不斷研究和探索新的安全防護技術，確保檔案信息資源的安全、有效和網絡系統正常運行。

2增加財政投入，為高校提供資金支持

貫徹落實好高校就業檔案管理信息化建設需要配備完善的基礎設施，既包括計算機、打印機、網絡等硬件設施和相關的軟件、技術等軟件條件。高校就業檔案信息化建設是一項大投入、長積累、見效晚的工作，這需要政府加大支持力度，通過加大財政支出，為高校就業檔案信息化建設提供資金支持，以緩解目前高校就業檔案信息化建設資金總量不足、供需矛盾等突出的問題，為高校加速檔案管理信息化建設提供保證。各級政府要依法增加高校教育的經費投入以便高校有可靠的資金投入檔案信息電子化建設。

（二）高校方面：多措并舉，完善畢業生就業檔案信息化建設

1強化對高校檔案信息化重要性的認識

高校的領導者、管理者首先應該轉變思想，既要認識到就業檔案的重要性，更要認識到檔案信息化建設的重要性。推進就業檔案信息化建設與數字校園建設的同步發展；同時增強全體師生員工的檔案意識，通過有計劃的對就業檔案信息化建設的宣傳，逐步在教職工中間確立檔案信息化建設是促進學校長久發展的需要這一共識。

2高校要多方籌措資金

一方面利用政府的財政撥款，另一方面可通過校企合作等方式籌措資金，以投入專項資金進行檔案信息電子化建設。通過增加經費投入，提高計算機軟、硬件建設，夯實檔案信息化建設的物質基礎；同時，檔案管理部門還可利用已建成的數據庫資源和網絡設施等可利用資源為社會服務，以獲得一定的收益，投入到學校檔案管理信息化建設中，從而解決經費不足的問題，加快檔案信息化建設的步伐。

3加大資金投入，加強基礎設施建設

加大檔案信息化建設的資金投入，是推進高校檔案信息化建設的基本保障。高校檔案館應從實際出發，在充分利用現已設備的基礎上適當購置先進設備，如計算機、復印件、掃描儀、刻錄機、數碼相機、移動硬盤等硬件設備。在軟件使用上，要開發使用網絡版的檔案管理軟件。

4加強高校檔案管理人員的業務培訓

為及時掌握信息技術的快速發展，高校檔案管理的信息化建設需要培養一批事業心強、精通專業技術和業務的復合型人才。高校一方面要注重人才的引進，做到專人專崗，責任落實到人，避免出現“兼職”現象，另一方面要加強對現有人員的業務培訓，要充分認識就業檔案管理人員培訓的重要性，從學校長遠發展角度認識到這一問題的緊迫性和必要性，把檔案管理隊伍建設納入學校工作計劃中去，可采取在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式，對檔案管理人員進行計算機信息技術的再教育，使大多數檔案管理人員基本掌握計算機的基本操作技術，了解并熟練使用就業檔案信息化系統，為就業檔案的信息化奠定良好的基礎。同時，還要通過舉辦技能大賽、交流會等方式充分調動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要。

5加快檔案信息網站建設，實現高校、畢業生、人社部門資源信息共享

檔案網站主要包括：一是介紹檔案部門的總體職能，以及介紹學校各部門或兼職檔案工作人員的職能分工，明確各部門、各工作人員的職責；二是保障學生信息安全，設立身份認證系統，避免不法分子通過學校檔案信息網站竊取畢業生信息，此系統僅對畢業生、各高校、人社部門等相關部門開放，以此保障學生的信息安全；三是在保障安全的基礎上，不斷完善檔案資源信息，高校檔案網站上的相關信息要求做到真實、準確、無誤，避免出現信息系統信息錄入錯誤等情況；四是做好檔案利用服務信息，為用戶提供信息咨詢服務，電子郵件服務等便于畢業生、人社部門查詢信息的服務，實現信息資源共享，提高服務質量和服務效率。

高校檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工作，它具有廣泛的內容，是一個龐大的系統工程，高校相關部門應從多方面入手，團結合作，共同促進信息化建設，不斷總結經驗，解決工作中的實際問題。更好做好畢業生就業服務工作。

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