對圖書檔案電子化問題的思考

馮艷艷

摘 要：圖書檔案的電子化是網(wǎng)絡(luò)時代下建設(shè)數(shù)字圖書館的重要一環(huán)，是提高圖書檔案管理的重要手段。圖書檔案的電子化有著諸多優(yōu)點，但同時，電子檔案也為圖書檔案管理提出了新的要求，如何更好地推動圖書檔案電子化的發(fā)展還需進(jìn)一步探索。

關(guān)鍵詞：圖書檔案 電子化 電子檔案

1.目前圖書檔案信息電子化工作存在的問題：

一是多數(shù)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。目前，多數(shù)圖書檔案部門各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

二是在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是、層次不一、規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

三是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。由于歷史原因，檔案管理工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，無法全面實施和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

四是檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮。現(xiàn)行的檔案整理分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案信息電子化的要求。

五是檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作，而目前許多檔案部門缺乏高技術(shù)人才，其中檔案信息處理的復(fù)合型人才就更奇缺。

2.圖書檔案電子化的目標(biāo)要求

首先，必須提高電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

目前，電子文件信息管理中的難點是電子文件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后以及可應(yīng)用軟件的繁多雜亂，這些都嚴(yán)重影響了電子系統(tǒng)整體水平的應(yīng)用和提高。但目前電子系統(tǒng)應(yīng)用中的主要矛盾并不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件設(shè)備的功能并沒有得到充分的發(fā)揮利用。

其次，選擇適當(dāng)?shù)碾娮游募w檔方式和歸檔途徑

（1）借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件的歸檔專遞網(wǎng)線

隨著計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過專門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是保存管理的重點。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)對電子文件進(jìn)行編目整理，這也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向管理部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各保存管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

（2）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)，也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。

3.實現(xiàn)圖書檔案電子化的途徑

首先，應(yīng)做好歸檔圖書電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將己歸檔的電子文件改為只讀性文件——即不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

其次，解決好圖書電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題足有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

第三，圖書檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的圖書檔案管理是呈直線狀態(tài)的。隨著人們對檔案利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

第四，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好檔案人員的知識更新，多途徑、多層次培養(yǎng)人才， 引進(jìn)消化信息技術(shù)的成果，推進(jìn)檔案信息電子化。

總之，圖書檔案信息電子化系統(tǒng)是一項需要運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。隨著社會的不斷進(jìn)步、計算機(jī)被廣泛運用，辦公自動化、無紙化、信息電子化已成為當(dāng)今政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各領(lǐng)域的普遍現(xiàn)象。檔案的生成使用和管理方式也發(fā)生很大變化。圖書檔案由紙質(zhì)文件向電子信息文件轉(zhuǎn)換，從閱讀、查閱紙質(zhì)文件向計算機(jī)查尋、打印、下載、復(fù)制等模式轉(zhuǎn)移，圖書檔案信息電子化已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。加大圖書館電子文件普及是圖書館發(fā)展的必然趨勢，這要求我們在提高對電子文件保存管理認(rèn)識的同時，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，切實做好書籍文件的保存和管理工作，提高圖書檔案管理系統(tǒng)的工作效率，努力實現(xiàn)圖書檔案管理工作的全面現(xiàn)代化。