淺談強化企業物資采購監督管理工作

趙東彪

摘要：物資采購作為企業生產經營價值鏈主鏈條的首要環節，對降低企業生產運營成本和維護安全穩定生產具有重要影響。物資采購牽涉面廣、權利與責任高度交織，企業必須立足于制度建設和體制、機制建設，綜合運用各種措施才能取得成效。筆者認為：強化企業采購監督管理工作重點要從以下兩個方面入手。一是物資采購監督管理應重點關注采購計劃制定、采購供應商選擇、采購方案和方式確定、采購價格確定、合同管理、到貨物資驗收、物流控制、貨款結算與采購資金支付等關鍵環節；二是物資采購監督管理的著力點應在制度建設、采購機制建設、物資采購效能監察、從業人員的廉潔教育等方面不斷強化。

關鍵詞：物資 采購 監管 思考

近年來，隨著社會主義市場經濟體制的建立完善和買方市場的常態化，加強和規范國有企業物資采購監督管理已成為一個日益突出的問題。在傳統制造業中，采購成本一般占產品總成本的50%～70%，部分行業或企業更是高達90%以上。統計表明，采購環節每節約1%，企業利潤將增加5%～10%。物資采購行為不是簡單的持幣購物，而是起源于物資需求的產生、結束于物資需求滿足的一種策略型技術經濟行為，最終目標就是保證企業生產建設物資安全、及時、經濟供應，實現企業的整體效益最大化。采購環節管理的好壞，已成為企業降低成本，提升運營效益的關鍵因素。

1 物資采購監督管理應關注關鍵環節

對物資采購監督管理要重點關注以下關鍵環節：

1.1 制定采購計劃。通過制定需求計劃，強化對需求計劃的監督管理，從根本上消除積壓物資的需要。在監督采購計劃時應重點關注所采購物資是否必須以及怎樣實施采購、采購的數量多少等。

1.2 采購供應商的選擇。供應商是企業重要的外部資源，供應商管理控制是企業安全供應、及時供應、經濟供應的關鍵環節。供應商的選擇標準和入圍考察過程可能存在人為的因素，是物資采購監督管理的環節之一。

1.3 確定采購方案和方式。在買方市場下，絕大多數物資品種豐富、產品質量參差不齊、供應商資信等級差異大，使物資采購部門有較大的選擇余地，這個空間可能成為牟取私利的空間。

1.4 確定采購價格。市場經濟環境下，物資的采購價格受限于市場環境、產品差異、買方的采購策略、賣方的銷售策略等諸多因素，因此什么樣的性價比對企業最有利是監督的關鍵點。

1.5 合同的管理。合同管理是物資采購過程中關鍵風險控制點之一，強化合同控制，能夠有效地防范法律風險和經營風險。采購合同執行過程中，根據合同約定的交貨期及生產經營、工程建設進度要求，確保合同按期履行，防控采購風險，是物資采購監督管理的必要環節。

1.6 到貨物資的驗收。實際到貨的物資數量與質量存在短缺和質量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員牢固樹立質量意識和責任意識，嚴格把關。在企業物資采購過程中，驗收人員要審查好供應商資質，把好制造過程和物流運輸等每一個關口，確保所采購物資的質量。

1.7 物流的控制。物流控制是對采購物資的運輸、儲備、配送等活動進行的計劃、組織和協調。其目標是降低物流成本，提高供應效率，為企業的生產經營和工程建設提供順暢、快捷、低成本的物流服務。將采購物資安全、及時、經濟地送達指定地點也是物資采購監督管理的一項重要內容。

1.8 支付結算貨款與采購資金。采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復雜的決策過程，貨款結算的科學合理決策和有效執行是監督的重點。

2 物資采購監督管理的著力點

2.1 加強采購制度建設。建立和完善“按制度辦事、用制度管權、靠制度管人”的體制機制，使員工養成按制度辦事的習慣，進一步解決“不能腐敗”的問題。內控制度建設是企業管理的基石，是強化企業管理、建立現代企業制度的需要，涉及到企業每個人、每個崗位，內控工作要求每一業務流程確定責任部門，關鍵控制點確定責任人，其目的是規范經營管理行為，體現企業的管理理念和經驗，保證財務信息真實可靠，保證資產安全完整和整體目標實現。抓住影響物資供應的關鍵環節，使物資供應活動始終在科學規范的制度作用下進行，通過規章制度明確各權力層次、權力主體的職責和權限，規范化地行使權力，防止發生濫用權力。

2.2 加強采購機制建設。一是專業化分工流程化操作運行機制。企業采購部門強化專業化的管理功能，建立物資采購業務流程中環節間分工明確、協調高效、監督制衡和自我糾錯的運行機制。二是建立競爭機制。①充分引入競爭。一是采用招標、競價、詢比價等競爭性的采購方式，選擇三家以上同檔次供應商參與競爭。二是防止設計指定、技術指定、使用指定等各種形式的指定采購。三是積極實施戰略采購、框架協議采購。四是對于某些專有或專利產品，通過尋找替代產品，或與其他供應商聯合開發新產品，打破獨家壟斷局面。五是通過與供應商合作開發，大力推進國產化，形成國內與國外供應商競爭態勢。六是扶優汰劣，培育戰略供應商和主力供應商。②有效防范惡意競爭。在物資采購中，有時存在著供應商超出自身能力，在質量、價格、交貨期等方面提供虛假信息，騙取企業與之簽訂采購合同的惡意競爭現象。惡意競爭會給企業造成巨大供應風險，必須嚴加防范和監督管理。三是建立公開機制。公開機制是指將物資采購過程和采購結果，采用適當的方式向特定的群體公開，實現決策民主、操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯，形成自我約束、規范行為、有效監督的良好氛圍。①公開采購過程。一是伴隨網絡信息技術和物資采購e化的高速發展，對電子商務網上采購交易進行實時監督。二是公開供應商準入和考核情況。三是公開供應商選擇和采購價格確定過程。邀請相關部門和使用單位參加框架協議等重要物資采購活動。②公開采購結果。一是公開需求計劃提報與審核的信息，公開長周期關鍵設備合理制造周期、積壓物資狀況及產生原因。二是公開供應商、價格、質量、交貨、貨款支付等物資采購關鍵信息。三是公開獨家采購、指定采購、質量問題以及供應商重大不良表現等異?，F象。③推行多種公開方式。一是在企業建立重點業務公開信息系統，及時公開物資采購關鍵信息。二是邀請企業審計、監察等相關部門和使用單位共同參與重要物資采購過程。三是定期向企業領導以及相關部門和使用單位提供重要物資采購進度和結果，征求意見和建議，反饋落實情況。四是利用企業生產經營活動分析會、專題匯報會等會議，通報、查詢、公示采購過程和結果。四是完善評價機制。企業采購部門要以實現安全及時經濟保供為目標，建立健全績效管理及考核評價體系，對突出反映部門績效的效率、業績和內部管理以及反映員工個人績效的態度、能力、業績等方面的重點指標，進行任務分解和責任落實，調動企業采購部門每一名員工的責任意識和主動工作的積極性，實現企業效益最大化。

2.3 加強物資采購效能監察。效能監察是企業紀檢監察部門針對影響企業效能的有關業務事項或活動過程，監督檢查相關經營管理者履行職責行為的正確性，提高企業效能的綜合性管理監控工作。企業效能監察是企業強化管理的內在需要，是提升企業管理水平、提高經濟效益、促進源頭治理的有效手段。效能監察體現了懲防體系中教育、制度、監督的內在要求，是管理的再管理，監督的再監督。效能監察是從源頭上預防腐敗、治理腐敗的重要手段。效能監察工作人員要敢于負責，大膽管理，不怕得罪人，把紀檢監察放在問題易發生的部門和環節，真正把效能監察與企業日常管理結合起來，使物資采購的重要經濟活動始終處于受控狀態。

2.4 加強從業人員的廉潔教育。人是采購行為的主體，物資采購過程是否規范，采購物資質量是否優良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。圍繞物資采購中心工作，培育員工廉潔從業的道德操守和實踐行為，營造反腐倡廉的文化氛圍和良好風尚，促進企業健康、持續、和諧發展。物資供應人員要自覺遵守法律法規和企業的規章制度，維護企業的信譽。各級管理人員和重要崗位人員要加強自我約束和控制，自覺抵御各種腐朽落后思想的侵蝕。要注重用廉潔文化感化、引導和規范員工的從業行為，促使員工樹立并落實廉潔從業的理念和準則，進而解決“不愿腐敗”的問題。

總之，開展物資采購監督管理必須精心組織，協調配合，最大限度地發揮整體性、全面性和有效性的監督合力。

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