來華留學醫學研究生的檔案管理工作

陳永井

摘要：隨著教育全球化的進一步發展，來華留學生人數逐年增加，醫學研究生增長尤為迅速，留學生檔案建立和管理工作是高校對來華研究生進行統一管理的重要組成部分，是對學生在華學習期間各方面情況全面記錄的重要載體，對促進留學生管理具有廣泛而深遠的意義。本文結合來華留學醫學研究生檔案管理工作的現狀，分析目前來華留學研究生檔案建立和管理工作中存在的問題，探討改善和提高來華留學醫學研究生檔案管理水平的可行性策略。

關鍵詞：高校；醫學；來華留學生；研究生檔案管理

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568（2013）29-0170-03

近年來，高校招收留學生的層次逐步提高，從中國文化和語言學習發展到全日制高等教育，其中研究生教育增量發展同樣迅速，越來越多的海外學生申請進入我國高等醫學院校求學深造，由此對留學生管理提出了更高要求。建立和規范留學生檔案是管理工作中的重要內容之一。高校對來華留學研究生檔案的管理水平，反映了相關部門對留學生管理的重視程度和材料歸檔能力，提高來華留學醫學研究生檔案管理水平和信息化程度，有利于完整記錄學生求學期間的各項信息，準確反映留學生的實際情況，對促進來華留學醫學研究生的培養具有十分重要的意義。

一、來華留學醫學研究生檔案建立和管理的內容

建立來華留學醫學研究生檔案，并進行有效的管理和利用，規范來華研究生檔案管理，其中包含的材料和內容顯得尤為重要，主要包括以下幾項內容：①留學生申請攻讀醫學碩士材料。主要包括留學生攻讀碩士學位申請表、本科階段導師推薦信、成績單、畢業和學位證書、漢語等級考試、面試情況記錄及護照信息，等等。②留學生培養材料。主要包括留學生的個人培養計劃、學籍信息、各科成績單、科研登記表、臨床實踐表等各種培養環節的記錄。③留學生日常管理材料。主要包括留學生的交費記錄、住宿情況、簽證記錄、獎懲情況、班主任評語，等等。④留學生學位申請備案材料。主要包括留學生發表論文、畢業論文、科研成果、學位申請信息、論文評閱和答辯記錄等資料。

二、來華留學醫學研究生檔案管理工作中存在的若干問題

1.建立檔案意識薄弱，管理重視度不夠

目前，在我國許多高校中，即便是負責全日制中國研究生工作的管理人員，對建立和管理學生檔案的意識依舊還很薄弱，更何況是對待來華留學的外國研究生，這項看似不重要的工作往往就更被忽視了。而且，高校檔案管理人員大多為兼職教師，對檔案的管理意識淡薄，專業知識缺乏，他們通常認為，檔案管理就是簡單地將相關資料收集和歸檔，留學生入學時收集其檔案，在讀期間保管好，畢業時再把檔案發給用人單位即可，幾乎沒有把來華留學研究生的檔案管理工作列為重要的工作內容來抓好。同時，有些學校的領導對來華留學研究生的檔案管理工作也不夠重視。

2.來華留學研究生材料歸檔滯后，管理不規范

隨著來華留學研究生人數的不斷增加和學科專業的多樣化，研究生的檔案管理工作越發顯得重要和迫切。然而，目前多數高校留學生的檔案管理工作相對滯后，有的高校采用檔案由人事部門或學生工作部門統一管理的集中管理模式，也有的高校采用留學生檔案由所在院系進行分散式管理。兩種管理模式都是在留學生入學時收集一些材料，培養過程中基本不管理學生檔案，直等到留學生離校時才進行相關材料的整理，常常出現部分材料的缺失、歸檔材料質量不高、不規范等問題。這類陳舊的管理模式使得檔案利用率低，不能有效發揮留學生檔案的作用。

3.留學生檔案內容單一，信息不全面

目前，來華留學研究生的歸檔材料內容比較單一，通常收集留學生的申請和錄取材料、護照信息、入學登記表、學籍和成績單、論文答辯材料等信息，這些均為留學生入學和畢業時的基本資料，缺乏在醫學教育前期和后期培養過程中的詳細信息材料，留學生在校期間的學習情況一般沒有記錄和評價。更為重要的是，許多高校都是批量制作留學生檔案，入學和畢業時統一填表和打印，有的甚至后補一些資料，隨意性高，不能有效體現研究生培養層次的個體差異性，能真正反映來華留學研究生科研狀況的材料更是少之又少，所有學生檔案幾乎千篇一律，基本都是形式化和程式化的材料，不能反映來華留學醫學研究生的綜合情況。

4.醫學教育前后期銜接不暢，歸檔信息零亂

醫學教育不同于其它學科和專業，牽涉到醫學教育的前期和后期。因為醫學教育的特殊性，來華留學研究生的日常管理往往分段進行，在理論學習階段由專職管理人員進行留學生檔案材料的收集整理，進入臨床后再交由各醫院管理人員負責保存，材料的完備程度和交接方式沒有統一標準和規范，常常出現前后期交接不暢、檔案材料漏缺偏差等現象。由于醫學各專業存在差異，管理人員工作繁忙，加之留學生的信息材料參次不齊，包含的內容眾多，相關材料難以及時歸檔，常常出現臨時補充、拼湊現象，不能全面反映留學生的就讀情況。

5.留學生檔案管理效率差，信息化程度低

留學生檔案管理工作中的另一個突出問題是管理效率低，現代信息化技術應用水平不高。當今社會計算機和網絡技術飛速發展，為各行業信息尤其是批量信息的處理、存儲、管理和使用提供了極大便利。然而，由于重視程度不夠和經費不足，很多高校的留學生檔案管理仍處于傳統的紙質文件和人工操作管理的狀態，對于來華留學研究生的檔案管理依然費時費力，使得檔案的查閱與應用很不方便，更不利于留學生檔案信息資源的共享。

三、提高來華留學醫學研究生檔案管理水平的對策

1.切實增強檔案建立意識，加強統一管理

高校領導和檔案管理人員要增強留學生檔案建立和管理的意識，高度重視來華留學醫學研究生的檔案管理，充分認識到留學生檔案包含高校研究生教育的重要信息，是學校的珍貴資料，檔案管理工作也是高校全局工作中重要的組成部分，高校必須安排專職檔案管理員收集、整理、規范和管理留學生檔案，把留學生檔案管理納入學校統一領導之中，建立相關規章制度和考評機制，對留學生材料的歸檔內容和時間等作出明確規定，切實做好來華留學研究生的檔案管理工作。

2.建立來華留學醫學研究生檔案管理的規范化體系

高校檔案管理部門必須建立一種長效的管理機制，研究生管理部門、海外教育學院、研究生所在學院以及附屬醫院，需要通力協作才能做好來華留學醫學研究生檔案管理工作。首先，作為研究生培養管理的負責部門，醫學院或海外教育學院掌握了留學生學習、生活和科研等方面的原始材料，了解學生從入學到畢業的整個學習過程，各單位材料經辦人員應切實做到認真負責對待每一份留學生的檔案，嚴謹有序地處理量大且內容繁雜的檔案材料。其次，學校的檔案管理部門要定期進行指導和督查研究生的材料歸檔情況，保證信息歸檔的有效性和科學性。

3.加強醫學教育前后期協作，豐富并規范歸檔材料

醫學教育不同于其它學科的研究生培養，其培養過程一般涉及醫學教育的前后期，既有基礎醫學理論又有臨床實踐，理論教學計劃一般由醫學院承擔，而研究生的專業課和研究課題一般跟隨導師在各教學醫院開展。醫學研究生特殊的培養模式，要求分布于各單位的班主任、導師及研究生院和海外教育學院的管理人員保持密切的聯系，才能真正管理好留學生的檔案。歸檔材料除了基本資料外應含蓋研究生在讀期間發表的論文、申請/參與的科研項目、獲得的學術獎勵等，應不斷豐富學生的檔案內容，充分體現學生學習期間的智力、能力和道德情況，為他們今后的發展提供有價值的參考。

4.應用現代信息技術，加強檔案的數字化建設和管理

當今社會計算機技術和網絡通信已普遍應用于各種領域。同樣，檔案管理的信息化和現代化是未來發展的必然趨勢。隨著來華留學生人數的不斷增加和培養體系的日益完善，留學生檔案內容、數量和查閱次數的增加，迫切要求高校加速留學生檔案管理的現代化建設。首先，應用高校的專業人才和硬件資源建立來華留學研究生的電子檔案管理平臺，利用計算機和網絡系統完善留學生檔案信息，實現留學生信息的共享、完善、檢索和統計。其次，可以利用高校的校園網平臺，通過設立來華留學研究生的個人帳戶，再由不同級別的管理員對系統進行分級管理和運用，實現多層次、多級別帳戶的共同參與，加快數字化檔案的建設步伐。

5.加強檔案管理員的培訓，提高專業化水平

檔案管理人員作為檔案管理過程中的關鍵要素，必須不斷提高工作能力和專業素質。高校應安排專門的經費和時間，加強專業管理人員的培訓和學習（崗前培訓、職業技能培訓等），相關人員一方面要懂檔案管理業務知識，另一方面要不斷加強現代技術和技能的學習和進修（計算機、英語培訓等），能熟練運用現代檔案管理系統和技術平臺。另外，不同高校可以就來華留學研究生檔案管理工作開展互相交流與學習活動。

總之，隨著我國改革開放和對外交流的不斷發展，越來越多的外國學生選擇來華留學，因而我國各高等院校對來華留學研究生檔案管理工作越發顯得重要，要做好這部分留學生尤其是醫學生的檔案管理工作，更離不來高校各部門之間的通力協作和努力。應該高度重視并認真做好留學研究生檔案管理工作，促進來華醫學留學研究生教育的發展。

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