禮貌原則在商務英語寫作中的應用

宋麗娜

【摘要】隨著世界一體化的推進，中外經貿往來日益密切，商業信函在商業貿易中的作用更加重要。禮貌原則是商務英語寫作中的重要原則。本文從禮貌原則出發，分析了商務英語寫作中禮貌原則的具體應用。

【關鍵詞】禮貌原則 信函寫作 商務英語

【中圖分類號】H31 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）05-0085-01

隨著世界一體化的推進，中外經貿往來日益密切，商業信函成為了商務溝通最重要，最便捷的手段之一。如果沒有貿易電函，大部分的國際貿易活動都不可能順利進行。商業上的英語信函在對外貿易中的作用就是為雙方溝通交流搭起橋梁，精確具體地傳遞雙方的各種相關信息。禮貌原則在商業信函寫作中的甚至會關系到貿易的成敗。因此，學會如何得體、恰當地與客戶交流溝通是十分重要的。

一、Leech 的禮貌原則

Leech 把禮貌原則分為6條準則：

（1）策略準則（Tact Maxim， 也叫“得體準則”——用于指令和承諾）：盡力減少他人付出的代價，盡量增大對他人的益處。要求越大，就越要禮貌和策略。

（2）慷慨準則（Generosity Maxim， 也叫“寬宏準則”——用于指令和承諾）：盡力減少對自己的益處，盡量增大對他人的益處。

（3）褒獎準則（Approbation Maxim， 也叫“贊譽/贊揚準則”——用于表情和表述）：縮小對方的詆毀，擴大對對方的贊揚。

（4）謙遜準則（Modesty Maxim， 也叫“謙虛準則”——用于表情和表述）：盡力縮小對自己的贊揚，盡力擴大最自己的詆毀。

（5）贊同原則（Agreement Maxim， 也叫“一致準則/同意準則”——用于表述）：盡力縮小與對方的分歧，盡力擴大與對方的一致。

（6）同情準則（Sympathy Maxim——用于表述）：盡力縮小對對方的厭煩，盡力擴大對對方的同情（和好感）。

我們可以看出禮貌原則指導下的交際應盡量多給對方一些方便或使對方收益，在尊重對方的同時，也能獲得對方對自己的好感，進而有助于促進雙方商務活動的順利進行，因此禮貌原則在商務英語信函的寫作中具有很強的指導作用。

二、禮貌原則在商務英語寫作中的具體體現

（一）使用禮貌詞匯

在商務信函中，經常使用尊稱語，含蓄委婉語等。這些都體現了禮貌原則。禮貌詞匯的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極的情感，同時還可以委婉地提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的作用。商務書信或談判的語調應是積極合作的，所以寫信時要注意禮節，不要盛氣凌人，避免出現命令或粗魯等不恰當的口吻。寫信過程中除了使用如：please， I would appreciate it， if you would 等短語外，還需要做到以下幾點：語氣要真誠避免使用貶低的短語，如：impatience， your neglectful attitude 等。還要避免使用含有性別歧視的詞語，如：businessman等。

商業信件開頭的問候語也是一種禮貌的體現。

如知道對方姓名可標明，這樣顯得更為親近：如：Mr. Smith， Mrs. Smith， Ms. Smith， Miss. Smith。如不知道對方姓名，對方是女士，不論婚否，如無職稱，均可用“Ms.”。

如果不知對方是男士女士，也不知道對方姓名，可以根據信的內容選擇合適的尊稱。如：Dear Customer。

盡量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外國公司推薦一名求職者，則可以把推薦信寫給公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。

（二）使用委婉語氣

商業信函的寫作中要注意委婉語氣的使用。既要熱情友好，又要審慎仔細。因為商業信函都是有目的性的，在寫信時要注意這封信要達到什么目的，對收信人會產生怎樣的影響。寫信的目的是歉意的，是要求性的，還是勸說性的等。這些目的都可以通過商業信函寫作中的語氣來表現。如：

Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.

你方抱怨我方按常規提供的墨水質量不佳，我方對此表示遺憾。

Im sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.

我很遺憾按我方通常規格提供你方的墨水有質量問題。

第二個句子體現了商務英語寫作中的禮貌原則。比較上面兩句可以發現用積極的方式把消極或中性的句子表達出來，積極肯定合作的語氣會使句子變得更加真誠有禮貌。

在商業信函的英語寫作中一定要避免以下語氣。

不信任的語氣：如“If what you say is true…”這類語氣的使用會讓人覺得你在懷疑別人的可信程度。

指責的語氣：如“You neglected”等，這類指責性語句會冒犯對方。

自以為是的語氣：如“You would of course rather continue to do business with us…”，這類語氣有強加于人的意思，結果往往適得其反。

還有簡慢的語氣是對別人的意見或做出的努力不夠重視的表現；諷刺的語氣，暴躁的語氣，憤怒的語氣，侮辱的語氣，居高臨下的語氣以及過分親熱的語氣都會使人反感。

三、結語

商業信函的特點和功能決定了在商業信函中應用禮貌原則的重要性。所以禮貌原則是商貿英語的一個鮮明特色，對吸引客戶，開拓市場有著重要的意義。因此，在日常商務活動中我們應該注意商務英語寫作中禮貌原則的運用，這樣才能更好地促進商務合作的順利進行。

參考文獻：

[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M]. London： Longman Group Limited， 1983.

[2]吳杰. 商務英語的禮貌原則[J]. 中國科技翻譯. 2003年2月第16卷1期.

[3]姜宏麗. 禮貌原則在商務英語寫作中的應用[J]. 商業現代化. 2008年2月.