中專學校圖書館資料的管理

【摘要】學校圖書館作為學生閱讀的主載體，其建設狀況、管理模式、藏書數量等將直接影響學生閱讀的質量及數量。隨著信息技術的發展，大量的信息處理已經脫離了手工操作，在圖書資料管理方面，傳統的手工資料存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發展的需要。本文針對目前中專學校圖書館資料管理工作中存在的問題，提出了一些改進措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學校的教學與科研提供服務。

【關鍵詞】圖書館 資料管理 問題 改進措施

一、中專學校圖書館資料管理工作中存在的問題

1.設備太落后。調查發現，大多數圖書館建設尚處在起步階段，在場館建設、生均館舍面積、人均藏書數量、圖書品種及質量上均存在較大缺口。圖書館基本由廢舊校舍改造而成，部分圖書館破損嚴重，甚至存在安全隱患。閱覽室平均面積、生均面積，學生人均藏書量等數據勉強能夠達到教育部規定的生均占地面積及藏書的要求。從表面上看，有些學校圖書數量達標了，但藏書質量不高、藏書結構不合理等問題沒有從根本上得到解決。為達到人均圖書數量的標準，各學校往往只注重圖書數量，不注重圖書質量，致使一些格調不高、嚴重破損以及不適合學生閱讀的書刊也被收藏到了圖書館。圖書品種單一、內容陳舊，很難激發起學生的閱讀積極性，在圖書購置中作為閱讀主體的學生話語權缺失，校方在購買圖書時不顧及學生年齡特點，圖書館里充斥著大量陳舊過時、無人問津的圖書。

而且學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書資料的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統手工操作，不論是圖書資料管理員還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

2.重視不夠。本應作為學生閱讀主渠道的學校圖書館基本陷于停滯狀態，可以說，這和學校領導的圖書館意識缺乏有直接關系。一些學校的校長和老師眼光不夠長遠，視野不夠開闊，只注重抓業務教學，把圖書館作為輔助性設施，對圖書館建設未給予應有的重視，即使學生數量多，經費較充足，也不愿投入。校長和老師圖書館意識的缺失，影響和制約了學校圖書館事業的發展。大多中專學校的圖書室和閱覽室只是為了達標驗收而配備的，在人員安排、財力投入、硬件建設等方面不能給予充分保證。一些學校把圖書館看做是附件，圖書館的開放時間也極為有限，如此狀況，又怎能吸引學生們的讀書興趣呢？有些老師認為：“讀書倒是挺重要，但學生嘛，關鍵是把學習搞上去。”總體來說，這幾年圖書館在發展，但是不少學校領導受觀念制約，對圖書館的重視不夠，單純為了應付上級的達標檢查，影響了學校圖書館的建設和使用。

長期以來，相當一部分人員對資料管理的認識都存在一些誤區，認為資料管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。輕視資料管理的思想表明了一些人對資料管理缺乏了解，忽視資料管理，已無法適應現在的管理需求。

3.制度不健全。中專學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及資料管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的資料管理制度，沒有統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理混亂。中專學校的資料形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，資料材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的資料管理制度，很難保證資料、材料收集完整。

4.管理不到位。在中專學校，圖書館資料管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面。

（1）缺乏專職資料員負責圖書館資料的收集、整理工作。中專學校圖書館資料管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數資料人員身兼數職，對資料管理精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入資料盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了資料管理水平。資料管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致資料、材料不完整和不系統。

（2）資料管理人員沒有經過專業的資料知識培訓，對資料的重要性、歸檔要求、資料材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，資料收集意識淡薄。

（3）少數中專學校沒有專用資料室，資料無法集中管理，缺乏保護措施，不利于資料的管理。有的學校資料多、資料室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，致使資料材料霉變、蟲蛀，影響了資料的美觀整潔及完整。

5.結構不合理。中專學校圖書館的文書資料材料較多，紙質資料最多，其他資料如電子資料的種類和數量很少，甚至沒有。

6.利用不充分。圖書館是中專學校的窗口部門，圖書館的工作會產生大量的具有保存價值的資料材料，成為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的資料材料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于資料管理意識落后，許多學校圖書館的資料管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館資料資源的浪費。

二、改進中專學校圖書館資料管理工作的措施

圖書館資料是中專學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的資料工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現資料管理現代化。除了國家加大投入外，還需要在以下幾個方面加強指導管理。

1.領導重視。領導重視是搞好中專學校圖書資料管理工作的重要條件。一個學校資料工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館資料工作，首先要積極爭取領導對資料工作的支持。

2.指定專職資料管理人員并提高其素質。學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責資料管理工作，另一方面也要加強資料工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。資料管理的好壞，在很大程度上取決于資料管理人員。此外，作為資料管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉資料工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高資料質量。

3.配備先進的軟硬件設施設備。硬件是提高中專學校資料水平的基礎，也是資料管理質量的重要保障。要把資料設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的資料庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備；要按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備，以提高工作效率；要加強對捐贈書本等活動的指導管理。有關部門應制定相關詳細規劃，按照西部學生的成長需求對捐贈圖書的類別制定相應的可行標準，并向社會大眾公布。

在軟件方面，應安裝資料管理軟件，把資料錄入計算機，建立電子資料，極大地提高圖書館資料管理中存儲、處理、開發利用資料信息的能力，以實現圖書館資料管理的現代化。

4.建立健全資料管理制度。建立健全資料管理制度，是搞好資料工作的前提條件。圖書館應根據國家有關資料文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的資料管理制度，建立科學的資料組織管理和運行機制，建立資料管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使資料管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。要加強圖書室建設考評管理。考評圖書館不能只看有多少桌椅板凳、有多少本書，要看內容，要看使用情況。

建立健全資料管理制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性；第二，簡明實用；第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工；第四，堅持制度執行的嚴肅性。資料部門既是制定資料規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

5.科學分類。科學分類就是按照資料部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類。包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的資料收集通過科學分類，便于系統地查找利用。

6.電子歸檔。資料信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代資料管理的基礎，是資料管理現代化的必經之路。為此，中專學校圖書資料管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用資料，提高資料的服務質量。它對資料工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高資料工作的效率和水平，以盡快實現資料信息化管理

7.提高服務水平。資料管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，服務的好壞是衡量資料工作者職業道德標準的重要尺度。 中專學校圖書館是學校的重要組成部分，也是學校資料的重要組成部分。資料管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是中專學校基礎建設的一部分。在中專學校的橫向比較過程中，除了辦學的師資力量，現代化的校園管理方式也是學校綜合能力的集中體現，因此，圖書資料管理工作對學校的整體實力是非常重要的。做好中專學校圖書館資料工作，對于提高圖書館的管理水平、學校的教學和科研都起著十分重要的作用。

8.探索新思路。要探索合作開辦圖書館的新路子。受社會、經濟等各項因素的制約，要在短時期內徹底改變中專學校圖書館的硬件設施、人員素質、經費撥款等現狀是不現實的，如何在現有條件下實現圖書館效益的最大化，是我們應該積極思考的一個問題。例如，加強館際合作，豐富學校藏書就是一個很好的嘗試。相鄰區域范圍內的學校可以在上級教育行政部門的統一協調下，分工合作，重點建設，根據各校的實際情況和辦學特色，由不同的圖書館采購不同學科領域的新圖書，并通過館際互借等方式，使師生能看到更多更好的書籍。

總之，沒有豐富有益的課外書閱讀，就缺乏必要的知識積累，綜合素質就不可能提高。學生沒有書看，不會讀書，這其實是精神上的“營養不良”，不僅影響他們現在的知識面和學習能力，而且會阻礙學生在知識的獲取與眼界的開闊上的發展，對他們以后進入社會公平參與競爭不利。為了能全面推行和落實“綜合素質教育”的方針，為了能有效地確保學生的公平受教育權，改變圖書館形同虛設的現狀迫在眉睫。