新形勢(shì)下如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理

周華

摘 要：當(dāng)前，面對(duì)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深發(fā)展和信息化時(shí)代的新形勢(shì)，醫(yī)院的檔案信息管理工作面臨著信息管理工作者的落后思想意識(shí)和檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施陳舊的問題。為解決上述問題，本文從轉(zhuǎn)變檔案信息管理理念、健全檔案信息管理制度和提高檔案信息管理者的綜合素質(zhì)三方面來展開論述的。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；醫(yī)院檔案信息；管理

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)的許多醫(yī)院相繼采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案信息，檔案信息管理逐步被納入現(xiàn)代化管理進(jìn)程中。特別最近全國(guó)各大中城市相繼進(jìn)行醫(yī)療改革和醫(yī)療事故頻發(fā)，必然要求醫(yī)院的檔案信息管理的現(xiàn)代化，反過來，檔案信息管理的現(xiàn)代化對(duì)其問題的解決也有極大的幫助。

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入和病人擇醫(yī)自由度的增大，醫(yī)院也面臨著生存和發(fā)展的困境。醫(yī)院要自己立于不敗之地，必須要準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握醫(yī)療市場(chǎng)的最新動(dòng)態(tài)，需求助于醫(yī)院檔案信息管理，這就對(duì)醫(yī)院檔案信息管理提出了更高的要求。醫(yī)院的檔案信息管理不能僅停留在對(duì)檔案的收集整理和保存保管，要實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)的利用和指導(dǎo)，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是，當(dāng)下醫(yī)院的檔案信息管理存在許多問題。

一、醫(yī)院檔案信息管理存在的問題

首先是醫(yī)院檔案信息管理工作者思想意識(shí)落后，整體素質(zhì)低下

長(zhǎng)期以來，醫(yī)院檔案信息管理工作者工作職責(zé)只是被動(dòng)地接受和保管信息，沒有積極地開拓和搜集檔案信息的意識(shí)，這就直接造成了醫(yī)院的檔案信息管理工作墨守成規(guī)，難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。

醫(yī)院檔案信息管理工作者年齡結(jié)構(gòu)不合理，具備專業(yè)知識(shí)的人數(shù)比例很低，這樣的檔案人才隊(duì)伍無法適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的要求，這就導(dǎo)致檔案工作難以向深層次發(fā)展，影響檔案工作的開展，同時(shí)也挫傷了檔案工作者的積極性。

其次是檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，技術(shù)手段落后

醫(yī)院的高端設(shè)備基本都用到了臨床和門診中，作為檔案信息管理部門幾乎沒有用先進(jìn)設(shè)備來支持的。檔案室不能僅僅停留在過去的手工作坊階段，甚至連一臺(tái)電腦都沒有，更不用提多媒體設(shè)施、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等其它設(shè)施。對(duì)這些先進(jìn)的醫(yī)院裝備的望塵莫及，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化。

二、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理工作

1、解放思想，轉(zhuǎn)變檔案信息管理理念

長(zhǎng)期以來，受傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，我國(guó)醫(yī)院檔案信息管理的理念是被動(dòng)的，是受上級(jí)指標(biāo)的制約和控制的，缺乏積極進(jìn)取的醫(yī)院檔案信息管理理念。因此，我國(guó)的醫(yī)院檔案信息管理理念應(yīng)解放，化被動(dòng)為主動(dòng)，積極地為醫(yī)院管理服務(wù)。

解放思想，轉(zhuǎn)變檔案信息管理理念，應(yīng)該從以下兩個(gè)方面來說的。其一，是轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的檔案信息管理理念。現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，信息暢通有無成為衡量事情成敗的關(guān)鍵。包括醫(yī)療、行政甚至醫(yī)院的后勤等資料的各種信息的歸納、總結(jié)、整理及記載，都是醫(yī)院檔案信息管理的職責(zé)所在。在有關(guān)國(guó)家的法律和法規(guī)允許范圍內(nèi)，對(duì)一些具體的非法性質(zhì)和有損社會(huì)的信息源加以“揚(yáng)棄”，是積極轉(zhuǎn)變檔案信息管理理念的最基本要求。其二，不斷探索檔案信息管理的服務(wù)方式和手段。徹底擺脫檔案信息管理工作封閉、半封閉的保守心態(tài)，大膽改革創(chuàng)新，積極主動(dòng)地采用新時(shí)期的計(jì)算機(jī)技術(shù)和方法，將計(jì)算機(jī)、多媒體和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和軟件應(yīng)用于檔案信息管理，為醫(yī)院方面利用好檔案信息提供了極大的方便。當(dāng)前，檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)化，印刷型文獻(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游墨I(xiàn)，成為檔案信息管理理念的創(chuàng)新亮點(diǎn)。

醫(yī)院檔案信息具有較強(qiáng)的服務(wù)性，作為服務(wù)性質(zhì)的醫(yī)院部門，必須明確服務(wù)的中心是什么。當(dāng)然，醫(yī)院檔案信息管理肯定是服務(wù)醫(yī)院的中心工作。二者是辯證的統(tǒng)一的，醫(yī)院檔案信息管理為醫(yī)院的中心工作服務(wù)，但重要的前提是，醫(yī)院檔案信息來源于醫(yī)院的中心工作，沒有醫(yī)院的中心工作，何談醫(yī)院的檔案信息。那么，對(duì)醫(yī)院檔案信息的管理更無從談起。因此，醫(yī)院檔案信息管理必須從游離于大局和中心工作的半封閉狀態(tài)中走出來，積極主動(dòng)地搜集檔案信息，服務(wù)于醫(yī)院中心工作，使醫(yī)院中心工作成為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，檔案信息越來越繁多，尤其是醫(yī)院檔案信息管理的內(nèi)容越來越廣泛。作為醫(yī)院，涉及檔案信息管理的部門也很多，從醫(yī)院整體角度來看，包括醫(yī)院臨床各科室、醫(yī)院的行政部門和醫(yī)院的后勤部門這三大類，其中再細(xì)化到各個(gè)科室，信息內(nèi)容更加詳細(xì)和繁多，需要建立符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理制度，保證醫(yī)院檔案信息收集齊全完整。其中建立健全完善的檔案收集制度應(yīng)該常態(tài)化，這對(duì)醫(yī)院的中心工作尤為重要。

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立健全完善的檔案管理的規(guī)章制度，能大大減少檔案管理的任意性，保證檔案管理工作的良性發(fā)展。目前，有關(guān)醫(yī)院檔案信息管理的法律法規(guī)有：《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》。醫(yī)院必須結(jié)合其工作實(shí)際，加以發(fā)展和利用，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都很完美，有章可循，保證醫(yī)院檔案信息管理工作跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐。

完善的檔信息管理制度范圍很廣，如檔案收集和歸檔制度、檔案的利用制度、檔案的保管制度、檔案保管期限制度和立檔范圍。目前，我國(guó)的醫(yī)療體制改革進(jìn)入深水區(qū)，在這種體制改革轉(zhuǎn)型的過程中，醫(yī)院的各項(xiàng)工作立于不敗之地，必須有這些檔案信息管理制度的保駕護(hù)航。檔案信息的管理工作進(jìn)入良性發(fā)展的階段，能更好地為醫(yī)院的中心工作服務(wù)，并保障醫(yī)院的各項(xiàng)工作持續(xù)、快速和健康的發(fā)展。

3、苦練內(nèi)功，提高醫(yī)院檔案信息管理者的綜合素質(zhì)

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，檔案信息管理者只是被動(dòng)地管理檔案信息，沒有主動(dòng)管理檔案信息的意識(shí)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益成熟，醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，客觀上需要醫(yī)院各職能部門“動(dòng)”起來。

隨著檔案信息管理的日趨完善，檔案管理工作者如果不能掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理方法就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法需要檔案信息管理者綜合素質(zhì)的提高。

提高檔案信息管理者的綜合素質(zhì)，首先，醫(yī)院務(wù)必把檔案信息管理人員納入到單位的人才培養(yǎng)體系中來。醫(yī)院要投入必要的資金和人力，通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)，讓醫(yī)院管理者系統(tǒng)地掌握檔案信息管理的基礎(chǔ)知識(shí)，建立人才梯隊(duì)，提高檔案信息管理者的管理水平。其次，醫(yī)院的檔案信息管理者要苦練內(nèi)功，除了主動(dòng)提高自己的政治理論水平外，還要學(xué)習(xí)本專業(yè)相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)、檔案學(xué)知識(shí)和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，提高自己的業(yè)務(wù)水平和組織管理能力。檔案信息管理者還要掌握檔案管理的法律和法規(guī)，及時(shí)落實(shí)檔案管理的新規(guī)定，系統(tǒng)地掌握檔案分類管理的方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。再次，檔案信息管理者要掌握新形勢(shì)下檔案信息管理的現(xiàn)代技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理。對(duì)檔案的搜集、分類、存檔、借閱及歸還實(shí)行規(guī)范化管理，提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能。

總而言之，在信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案信息管理除了以上三方面的措施之外，還要注重對(duì)檔案信息管理的“軟實(shí)力”建設(shè)即科技投入和“硬實(shí)力”建設(shè)即計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。加強(qiáng)醫(yī)院的檔案信息管理對(duì)傳承醫(yī)學(xué)文明，助力醫(yī)學(xué)科技和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步產(chǎn)生了極大的推動(dòng)作用。但也不能忽視新科技給醫(yī)院檔案信息管理帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此，加強(qiáng)信息化時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案信息管理的研究，具有重要的戰(zhàn)略意義。

參考文獻(xiàn)

[1]崔德杰.新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理亟待加強(qiáng).中華綜合醫(yī)學(xué)，2002，3（10）：941-942.

[2]謝秀芳.淺論當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作.信息窗，2002，2：24-25.