人事檔案管理機制改革建議

李雪波

摘 要：隨著市場經濟體制改革的不斷深入，企業生產經營模式也在不斷的創新與改革以適應社會競爭所帶來的巨大沖擊力。其中人事檔案管理系統改革效果很大程度上影響著企業或事業單位運營的社會效益和經濟效益型。文章結合我國人事檔案管理的現狀進行分析，探討新時期人事檔案管理機制的改革措施。

關鍵詞：人事檔案管理；現狀；改革

0 引言

人事檔案管理通過其他類別的檔案管理形式一樣，其工作內容包括檔案的信息數據搜集、分類整理、資料的鑒定、數據的統計與檢索、數據庫的形成與信息挖掘等方面，不同之處在于人事檔案的轉遞工作。目前我國在一段時間內還需要十分重視轉遞工作的管理，因為這關系到檔案信息的完整與安全和當事人 的切身利益，在人事檔案改革的大潮中，各個環節的工作都不能放松，應當努力創新，讓人事檔案工作更適應社會的需要。隨著人事制度的變化，人事檔案管理的模式與內容也將相應地發生改變。

1 人事檔案管理的主要特征

在新時期的人事檔案管理工作實踐中，其工作的任務在于如何發揮企事業單位的最大化社會和經濟效益。具體工作中，我們必須總結其發展過程中的歷史經驗，系統的分析和研究人事檔案的形成規律和特點，在宏觀和微觀兩個方面上分析人事檔案材料的運轉規律和其工作的各個階段所應實現的不同價值。從總體上講，人事檔案管理主要有以下幾個特征：

1.1 人事檔案具有真實性和機密性

人事檔案的真實性與其他類型檔案相比有著特殊的含義，具有絕對意義上的資料真實性和管理上的保密性。每一份人事檔案管理資料無論內容還是形式都必須保證期真實、可靠性，不得有虛假、想象、夸張和殘缺不全的現象。以免導致對人才的整體評價產生片面性和錯誤性。人事檔案的機密性，是指人事材料一經形成，由于其中涉及人員本身的自然情況、身體健康狀況、經歷情況等內容，尤其是當事人的重大事件、工作失誤和家庭隱私等，所以在一定時間內是對外保密的，處于封閉狀態，以維護個人利益不受侵犯。

1.2 人事檔案是在人事部門中產生

各級人事部門為了正確地選拔人才和使用員工，就要形成有關人員的履歷、社會關系、政治表現、文化知識水平、工作和學習狀況等方面的人事材料。這些材料匯集起來，共同形成人事檔案，能夠綜合系統地考察一個人的經歷和才能，為用人單位提供豐富的信息和優質的服務。

1.3 人事檔案具有動態性

人事檔案并不會在形成之后一成不變，事實上在人事管理活動中還應當不斷地得到補充。由于人員的成長是不斷變化發展的，隨著時間的推移和個人社會實踐活動的增加，經歷也會逐漸增多，因此，人事材料的歸檔不可能一次完成，需要不斷地收集和追加，與時俱增，只有到一個人死亡才終止其歸檔材料的收集、整理，這也是人事檔案管理工作的一個重要內容。

2 人事檔案管理的改革措施

在人事檔案管理改革對策層面，我們從理念、制度、體制、管理方式出發進行分析探討。

2.1 更新管理理念

人事檔案管理要將管理視野從原有狹隘的“為單位”管理拓寬到為人的未來發展上來，要充分整合反映個人成長、體現歷史能力與現實能力的各類檔案信息。做到這一點，人事檔案管理將真正由約束管理走向服務管理，這種服務不僅服務于本單位的人事管理和單位內人的發展，更能夠在未來服務于相關部門的人事管理及相關人的發展。市場經濟下，人才流動已成為一種正常的社會現象，作為服務于人事管理的人事檔案管理理應放眼于整個社會來從事檔案信息管理。人事檔案管理及其開發利用應該關系到人的發展，人事檔案與人的發展之間有著密切內在關聯性。這就要求檔案管理理念要順應這一規律。要求人事檔案工作者立足現代人力資源管理，變革工作理念，既有利于推進現實人事管理工作的開展，提高人事管理工作的有效性，更可以為人才的發展和社會發展提供檔案信息保障。

2.2 改革管理體制

（1）改革人事檔案內容。必須針對不同對象和需要，進一步充實檔案材料，對各級領導干部要及時將他們的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。對一般專業技術和管理人員，要收集他們的學術和技術推廣成果材料、企業經營者利稅材料等。對流動人員，要收集那些能據此判斷一個人素質優劣的材料，如個人業績、素質能力、職業生涯、社會責任等方面的材料。

（2）要拓寬編研范圍，提高利用效率。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。二是積極進行檔案資料編研工作，在當前人事管理改革中，要圍繞人員結構調整、配置等中心工作，搞好人員現狀情況、綜合信息、統計信息等資料的編研工作，提高利用效率。

2.3 創新管理方式

（1）加強人事檔案的信息化建設工作。在新的形勢下，從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發，必須加強人事檔案的信息化建設工作。要建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應該將有關檔案信息進行計算機處理，以方便自動檢索統計、加工整理、及時更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。

（2）建立人事檔案電子系統，開展網上利用服務。隨著各類機關企事業單位內部局域網的建立，人事部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的人事檔案管理系統，積極組織上網數據和信息，使人事檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現人事檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（3）建立“人事檔案數據管理中心”。人事部門與機關企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“人事檔案數據管理中心”。該中心設在機關企事業單位人事處（人力資源部），是機關企事業單位信息資源庫的重要組成部分。人事檔案數據管理中心集中管理網站內電子人事檔案，并在網站上提供有限制性或非保密信息查詢、利用服務。其優點是方便快捷，內容豐富，利用率高。

3 結語

人事檔案立命在內容，發展在利用，對人事檔案利用工作進行改革是人事檔案基業常青之關鍵。人事檔案利用，要從過去的側重為管理者所用轉向為個人所用、為組織發展所用、為人才隊伍建設所用上來。人事檔案管理改革重在利用改革，我們通過利用工作的有效開展，最終使人事檔案成為與每個人真正息息相關的事物。

參考文獻

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