婦幼保健檔案管理探究

柳春英

摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業的日益發展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質量。所以，醫院應該緊緊圍繞新時期婦幼衛生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設，提高管理人員的素質，在工作中投入高度的責任感和耐心，促進檔案管理事業發展，為婦幼保健機構的檔案管理工作發展打好基礎。本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

關鍵詞：婦幼保健院；檔案；管理

婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發事業發展的重要保障，更是保健院長期積累的經驗財富。對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預防以及部署策略工作都有著巨大的作用。但是受到傳統思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫院的發展和管理目標也不相適應，這已經嚴重的影響到了醫院對信息資源的利用，這種現狀必須得到改變。

1 婦幼保健檔案管理的重要性

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。隨著社會主義市場經濟的快速發展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優化婦幼保健衛生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構健康發展的重要條件。婦幼保健工作是一項綜合科學實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。隨著科學的進步和醫學模式的轉變，婦幼保健的形式和內容也得到了相應的改變。健全業務檔案是建立良好的衛生信息系統的重要環節，也是婦幼保健工作所產生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫院的信息和資料進行總結，利用已有信息為醫院作出科學的決策，為醫院的發展提供可行性的指導。

2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

2.1 管理制度不健全

部分縣級保健院對于自身的發展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預期效果，在醫院中權責不明、推諉、拖延等現象屢見不鮮。比如說在檔案管理規定中，應該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

2.2 管理人員能力欠佳

管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責任感不夠，導致醫院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業性的工作人員，經常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業的技巧，檔案管理的一塌糊涂。在一定程度上導致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發生。或者是一些管理人員雖然有足夠的專業技術，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發展和完善的重要因素。

3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

3.1 加強對檔案管理的重視

檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復雜。負責管理的員工必須要經過專業的培訓，用統一的標準和要求來對檔案進行管理。部門也要制定相關的管理制度來規范整個管理工作，在結合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。檔案管理的水平可以顯示一個單位的發展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

3.2 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據，明確部門和個人的工作目標，權責統一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數據缺失、資料遺漏等現象。制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節約成本，還可以提高外界對于保健院數據的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎，實現檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。同時，檔案管理制度的設定要符合醫院的發展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調度合理，才能進一步強化信息管理系統，提高檔案管理工作的效率。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責管理檔案人員的素質就非常重要，信息數據具有非常高的嚴謹性和復雜性，首先管理檔案人員要有一定的數據信息整理能力，然后還要富有責任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。醫院可以通過外派參觀、培訓等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發揮婦幼保健人員的專業知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監測數據和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

參考文獻

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