婦幼保健檔案管理探究

柳春英

摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質(zhì)量。所以，醫(yī)院應該緊緊圍繞新時期婦幼衛(wèi)生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設，提高管理人員的素質(zhì)，在工作中投入高度的責任感和耐心，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展，為婦幼保健機構的檔案管理工作發(fā)展打好基礎。本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

關鍵詞：婦幼保健院；檔案；管理

婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發(fā)事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是保健院長期積累的經(jīng)驗財富。對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預防以及部署策略工作都有著巨大的作用。但是受到傳統(tǒng)思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫(yī)院的發(fā)展和管理目標也不相適應，這已經(jīng)嚴重的影響到了醫(yī)院對信息資源的利用，這種現(xiàn)狀必須得到改變。

1 婦幼保健檔案管理的重要性

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構健康發(fā)展的重要條件。婦幼保健工作是一項綜合科學實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。隨著科學的進步和醫(yī)學模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應的改變。健全業(yè)務檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫(yī)院的信息和資料進行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導。

2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

2.1 管理制度不健全

部分縣級保健院對于自身的發(fā)展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預期效果，在醫(yī)院中權責不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見不鮮。比如說在檔案管理規(guī)定中，應該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

2.2 管理人員能力欠佳

管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責任感不夠，導致醫(yī)院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業(yè)性的工作人員，經(jīng)常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統(tǒng)的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業(yè)的技巧，檔案管理的一塌糊涂。在一定程度上導致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發(fā)生。或者是一些管理人員雖然有足夠的專業(yè)技術，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發(fā)展和完善的重要因素。

3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

3.1 加強對檔案管理的重視

檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復雜。負責管理的員工必須要經(jīng)過專業(yè)的培訓，用統(tǒng)一的標準和要求來對檔案進行管理。部門也要制定相關的管理制度來規(guī)范整個管理工作，在結(jié)合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。檔案管理的水平可以顯示一個單位的發(fā)展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

3.2 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據(jù)，明確部門和個人的工作目標，權責統(tǒng)一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數(shù)據(jù)缺失、資料遺漏等現(xiàn)象。制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節(jié)約成本，還可以提高外界對于保健院數(shù)據(jù)的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。同時，檔案管理制度的設定要符合醫(yī)院的發(fā)展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調(diào)度合理，才能進一步強化信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責管理檔案人員的素質(zhì)就非常重要，信息數(shù)據(jù)具有非常高的嚴謹性和復雜性，首先管理檔案人員要有一定的數(shù)據(jù)信息整理能力，然后還要富有責任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。醫(yī)院可以通過外派參觀、培訓等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發(fā)揮婦幼保健人員的專業(yè)知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調(diào)動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監(jiān)測數(shù)據(jù)和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

參考文獻

[1]葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策.中國保健營養(yǎng).2012（16）

[2]李禎，古麗扎·艾合買提.淺議婦幼保健檔案的管理.疾病預防控制通報，2009（3）

[3]李長卿.縣級婦幼保健院的管理與發(fā)展.中國婦幼保健，2011（20）