高校檔案管理模式中的信息化建設

許惠瑋

摘 要：十一五”總體規劃中將我國檔案管理信息化建設作為檔案事業發展的目標。計算機網絡技術的發展，為實現這一目標帶來保障。新的技術、標準以及方法的出現，為高校檔案管理信息化建設提供了技術支撐。信息化的檔案管理體系，是未來我國高校檔案管理發展的必然方向，大力推進檔案管理信息化的進程是高校檔案管理工作者的重要任務和攻關課題。

關鍵詞：檔案；管理；信息化；建設；攻關

1 高校檔案管理信息化的內容及意義

高校檔案管理涉及多個相關學科，諸如計算機、網絡、管理以及信息等。高校檔案管理信息化建設的主要內容包括基礎設施建設、應用系統開發、檔案信息資源整合、標準規范以及安保體系等四個方面的建設。

1.1 基礎設施建設和應用系統開發

檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面。其中，應用系統的開發作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。

硬件建設需要同時考慮以下三個問題。首先，數字化校園與數字檔案和數字檔案館的建設同步，其次，將存儲和備份電子文件的相關硬件設備作為內部局域網建設的重點，第三，提高本地備份及存儲電子文件的硬件配置，建設異地備份設備及網絡。

1.2 檔案信息資源整合

高校檔案信息資源的整合需要注意以下幾個方面的問題。第一，高校各單位檔案部門收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數據庫，避免資源的流失；第二，對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術和人員上的準備，建立數據中心，統一接收和管理高校各單位信息資源，開通檢索服務；第三，建設檔案網站或者數字檔案館，成立數字化服務中心，為各單位提交信息提供高效服務。

1.3 標準和規范的制定

高校檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規范，其依據為《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》 等相關政策法規。建立的規范和標準需要滿足實際需求，能夠科學的指導高校檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。其主要職責為高校電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執行細則等標準與制度的建立；制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規范； 建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。

1.4 安保系統的建設

信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。安保體系的建設主要包括計算機網絡等硬件安全系統的建設，同時還包括內外網隔離、網絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網絡密鑰的管理，雙管齊下，確保數字檔案系統信息傳遞的安全。

2 高校檔案管理信息化建設的現狀及問題

2.1 高校檔案管理信息化建設的現狀

2.1.1基礎設施薄弱，管理手段老化

目前國內許多高校在信息化基礎設施建設上投入力度不夠，用普通計算機代替專業服務器，在管理方式和方法上也一直沿用傳統的管理手段，效率低下，缺漏較多。雖然在一定程度上利用了計算機存儲和網絡技術，但是并未形成一體化的系統。生成與接收電子文檔，是高校檔案管理系統的基礎功用，但是目前的現狀是高校檔案管理的軟件與配套程序建設速度慢，管理不科學，制約了信息化建設的步伐。

2.1.2檔案管理方式落后、檔案結構不合理

從目前的檔案管理方式來看，從業人員缺少科學化管理的培訓，多數從業者并非檔案專業，專業知識匱乏，沒有系統、科學的檔案管理知識，對已有管理系統掌握不夠深入。

從檔案結構來看，目前多數高校關注的檔案類別多為紙質，而對視頻、音頻以及其他實物檔案的關注不夠。而且從檔案涉及的方面來說，多為教學、會議以及其他文字記錄的檔案，而對設備、基建檔案，以及高校日常工作中的檔案記錄較為缺乏。此外，檔案收集工作滯后，不夠全面，導致了檔案可復用性差，利用價值較低。

2.1.3高校檔案管理開發利用率較低

目前，高校檔案管理仍舊受到傳統檔案管理理念的影響，重保管輕利用，已經收錄的檔案資料無法惠及教職工與學生，利用效率低下，檔案因此失去了應有的參考價值，導致高校檔案資源的極大浪費，長此以往將會形成惡性循環，極大的影響檔案管理工作的可持續發展。此外，檔案利用的壟斷局面仍舊存在，高校檔案多數被行政人員利用，同時還有一部分科研人員，雖然目前各大高校已經致力于擴大檔案利用人群，但是力度仍舊不夠，同時宣傳乏力，沒有對宣傳形成有效的縱深，因此收效甚微。如何打破傳統的檔案管理模式，改變落后的管理理念，推廣先進、科學的管理方法，是檔案從業人員需要認真考慮的問題。

2.2 高校檔案管理信息化建設進程出現的問題

2.2.1 投資規模大與資金來源少的矛盾

檔案信息化建設需要大量的資金作為后盾，其建設速度受到資金來源及穩定性的制約。信息化建設中基礎設備的投資包括服務器、交換機、掃描儀、微縮設備等，這類設備需要大量的資金來購置。此外，內部局域網的建設，光纖接入以及購買帶寬，購置、維護軟件以及進行安全防護等，都需要資金支持。電子產品高速的升級換代和較短的生命周期也導致了大量資金的投入。但是由于資金來源較少，籌措困難，兩者的矛盾日益激化，影響信息化建設的發展。

2.2.2 建設任務重，進程緩慢

高校檔案信息化建設的任務中，第一，需要對現存的檔案資源進行處理，利用掃描、微縮等手段，將之數字化；第二，對數字化的文檔按照檔案管理標準進行分類整理，并錄入數據庫，便于檢索和利用；第三，建設網絡應用平臺，給用戶提供遠程服務；第四，采用隔離技術，應用數據備份和加密對檔案進行保護，防止來自網絡的惡意訪問，避免由于工作人員誤操作而導致的刪除、修改等，確保檔案信息的安全以及可用；第五，不斷升級管理系統的同時，要對現存電子文檔進行升級轉換，確保其可用，避免電子檔案資源的損毀；第六，由于檔案管理信息化建設進程的繁重任務導致其不可能在短時間內完成，因此對于檔案管理人員來說，除進行數據化處理與維護外，還要對現存的紙質文檔進行妥善的保管和處理，工作量較大，任務繁重。在檔案管理信息化建設完全完成，并納入檔案工作運行管理體制之前，如果文檔復制、掃描等技術沒有較大發展，財政投入沒有較大突破的前提下，這個過程將持續數年時間。

2.2.3 隊伍建設要求高與人才缺乏的矛盾

檔案信息化管理人員需要具備新的思想觀念，扎實的專業知識和技能，較高的寫作水平以及綜合素質。需要的人才類型是有熟練的計算機技能、網絡安全技能、獲取以及運用情報信息的能力、檔案專業知識豐富的復合型人才。檔案信息化人才引進的主要阻力首先是體制問題，難以引進有效的競爭手段，其次是冗余人員多，導致工資待遇普遍較低，難以吸引高層次人才。老面孔，老方法，效率低下，進展緩慢，是目前檔案部門工作的現狀。

2.2.4 應對環境變化能力差，服務方式轉變困難

由于長期以來的檔案管理模式與管理理念影響，當前高校檔案管理普遍表現出思想陳舊、不思進取的現狀，抵御外來風險能力較差，缺乏核心競爭力。這種檔案管理模式在信息化背景下已經不再適用，信息化背景下的檔案管理以用戶的需求作為主要目標，需要從業人員真正更新、轉變服務理念，拓展檔案管理的服務業務，提高服務質量。

3 加快檔案管理信息化建設的策略

3.1 加快統一標準建立，統一管理

建立統一標準，有利于不同高校系統之間資源的共享與整合，同時也有利于對整個集成系統進行安全保護。系統可以按照標準進行相應的操作，提高系統可操作性，同時避免由于標準不一致而導致的系統內部漏洞等安全問題。該標準的制定由信息化部門進行安排、實施，保證接口以及底層設備和數據格式等的一致性，避免數據冗余和資金浪費現象。

3.2 應用現有系統，整合信息資源

各高校應當以現有的應用系統作為基礎，對校內各二級單位施行統一標準管理，以實現數據一次采集，長久利用的目的，節省人力物力和財力。第一，規劃建設校級信息數據中心，整合各單位分散的資源，統一數據采集格式；第二，提高硬件水平，統一底層數據庫以及相關接口，實現數據共享，加大應用系統投入。這樣可以有效避免硬件的重復建設等問題的發生。

3.3 加強安全保護體系的建設

信息安全問題包括兩個方面，從技術層面來講，各高校應當建立有效的用戶認證機制，訪問準入機制以及安全加密機制，應用各種硬件保護和軟件保護技術對系統實現安全保護；從管理角度來考慮，首先應當健全管理制度，提高管理人員實施、監督等方面的警覺性，定期巡檢、實時監控，明確各部門職責和相關負責人，定期進行安全培訓，提高工作人員解決問題的能力；另外還應當建立應急反應體系，在發生網絡安全事件時，能夠及時、有效的進行處理，從問題的發現、處理以及事后補救等多個方面進行全方位考慮。

3.4 變革組織機構，健全人才引進機制

變革現有的比較陳舊和落后的組織機構，對于加快檔案管理信息化建設具有重要作用。新的組織機構和人才引進機制應當具有以下幾個方面的優勢。首先，能夠充分調動基層工作人員的工作熱情，使其能夠將創造性的想法實施，增加部門工作活力；其次，分工明確，責任到人，各部門各司其職，提高系統整體的工作效率；第三，有利于人才的引進以及留用，組織機構的變革能夠為部門發展帶來新的活力，能夠吸引高端人才的留用，有利于壯大人才隊伍。

4 結語

高校檔案管理信息化程度是高校教學質量、學術水平以及管理水平的體現，也是構建數字校園的關鍵所在，是信息化社會給高校檔案管理工作提出的必然要求。各高校應當積極建設統一標準，整合校內資源，加快建設信息化的檔案管理系統，變革陳舊的思想觀念與組織機構，提高競爭力，適應新環境下的變化，努力實現其標準化、制度化、科學化、現代化的高校檔案管理信息化建設目標。

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