檔案管理的發展及信息化建設芻議

郭智軍

摘 要：根據檔案管理信息化的現狀，提出了檔案管理信息化建設和發展應采取的措施，從而提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；發展

隨著社會的不斷進步，現代化的技術逐漸地被采用，檔案管理信息化也成了發展的必然。我國的檔案管理部門在近年來正大力推廣信息化建設。

一、檔案管理信息化的現狀

1.缺乏統一的信息化軟件

很多的檔案管理部門所采用的計算機型號不同，缺乏

統一性，市場上現有的管理軟件無法實現互用，并且不能達到互調，因而利用電腦來管理信息資料是無法完成的，嚴重地制約了信息化檔案管理的進程。

2.檔案管理缺乏標準化、規范化

長期以來檔案管理人員業務基礎性較差，管理的案卷

質量較低，尤其是各檔案資料之間缺乏相容性，系統軟件無法最佳使用，檔案信息化管理工作沒有健全的統一標準，只能在某部分或某專業使用，無法全面推廣、實施，因而制約了檔案管理的信息化進程。

3.檔案管理缺乏技術標準

制定的標準程序沒有考慮到計算機技術處理的特點和實際的發展需要，將越來越多的資料都轉換為光盤或者磁

盤，現行的整理、分類、著錄以及管理規定無法適應檔案信息化管理的需要。

二、檔案管理信息化建設和發展應采取的措施

1.提高電子資料文件的歸檔管理

根據資料管理的實際需求，針對不同類別的資料檔案

實行不同化的數字化轉換以及處理，加強電子資料文件的

歸檔管理工作，有效的保障電子文件價值完整、有效，具有真實性。根據電子檔案利用和接收保管的技術手段，制定出有效的電子檔案管理體系。

2.建立高素質的檔案管理隊伍

檔案管理部門的從業人員應該提升其業務素質，將基

礎型人才轉化為專業型人才，使得信息化檔案管理工作能

夠形成持續性的良好發展。

3.檔案管理的實施應該根據工作中的熱點和重點來開展

伴隨著現代技術的引進，檔案管理實現了數據網絡化，資料信息達到了共享、共建的最佳目的。因而要讓檔案管理工作實現信息化建設，管理軟件的推廣使用需要非常慎重，所應用的軟件應該統一、規范、通用，并且能夠共享和包容。

綜上所述，建設檔案管理信息化是系統化、復雜化的過程，應該在信息化技術提升的同時，制定好的管理體系并符合這種變化，尤其是在檔案管理創新和發展理論方面要符

合檔案管理的實際需要。

參考文獻：

施書穩.檔案管理的發展及信息化建設芻議時間[J].活力，2010（2）.

（作者單位 陜西省神木縣馬鎮九年制學校）