檔案參考資科

張宏雁

摘要：凡是可供人們進行工作和研究問題時參考的材料，如書籍、報刊等，都可稱作參考資料。檔案界通常所說的參考資料，是指檔案工作者根據館（室）藏檔案信息，經過編輯開發研究而編寫出的一種材料信息，是檔案信息編研的成果之一，也是檔案提供利用的一種方式。

關鍵詞：檔案；參考；資科

1 參考資料的特點和種類

1.1 特點

檔案參考資料具有與其他提供利用方式不同的特點。它與匯編的檔案文集不同，不是提供檔案原件或檔案副本和摘錄，而是根據一定的專題對有關的檔案信息的內容進行加工，研究編寫而成的一種系統資料。它已改變了檔案信息的原貌，具有問題集中、內容系統、概括性強的特點。

1.2 種類

在編研工作作中形成的參考資料種類很多，名稱不一，用途也較為廣泛，歸納起來，大致可分為大事記、組織沿革、統計數字匯集和專題概要四種類型。

2 大事記

大事記是按照時間順序簡要記載一定歷史時期發生的重大事件的一種參考資料。它系統扼要地記載一定事件的歷史發展事實，揭示重要事件和活動的發生、發展的過程以及他們彼此之間的關系。大事記的編寫方法和編寫內容：

2.1 編寫方法

編寫大事記.要求用材真實、準確、簡明扼要。通常一條一事，每條對大事涉及的時間、地點、人物、數據、發展過程、因果關系，用簡練的文字表達出來。形式多為條列的文字敘述，也可采用表格形式。編寫方法有三種：

第一種是特大事按時間順序（年、月、日）排列，先排列有確切日期的大事，后排列接近準確B期的大事，日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記。

第二種是先分若干時期，每一時期內的大事，綜合歸納幾個問題，然后再按時間順序敘述大事。

第三種是先分幾個大問題，在大問題下再分時期，然后再按時間順序敘述大事。

2.2 大事記的內容

大事記的內容，主要由大事時間和大事記述兩部分組成。還可以根據大事記的編寫日的、對象、篇幅大小、年限長短等因素，設置前言、材料出處、注釋等。

大事時間，一般要求記載準確日期，并按照大事發生的時間順序先后排列，以便反映事件發生、發展的過程。力求對每件大事都寫明某年、某月、某日，有的還須寫明確切的時、分、秒。對某些歷史事件除了寫明公元年號外，同時表明當時的朝代年號。如遇檔案中沒有注明時間或時間反映不準確的事件，應盡力進行考證，寫明確切時間，也可注明接近時間或時限。一時搞不清的留待以后查考補充。

大事記述是大事記的主要組成部分，要求選擇反映事物本質的事件，并照顧事件之間的聯系，形成一個有機體系，通過許多重大歷史事件的記述，展示歷史發展的概貌和規律。因此，在大事記中，應選用確屬重大事件的材料，避免事無巨細地羅列材料；也防止片段摘取和割裂材料，造成不能真實全面反映歷史事件的真實面貌。

2.3 大事的選擇

所謂大事小事是相對而言的，受一定時間和空間的制約，譬如—個機關的大事，在全市、全國就不—定是大事。一般說來，凡是涉及全面性的事件、重要的活動、典型的事件、對工作和歷史發展有重要影響的事件等等，都應列為大事；局部性的，具有一般意義的事件和活動，都可作為小事。

大事記作為一種歷史資料，應力求內容的準確無誤。由于大事記材料來源廣泛，其中失實或部分失實的情況并不少見，因此，大事記編寫入員對收集來的材料要多聞闕疑，認真考訂核推，以免將不實不確之事錄入大事記中。核被大事材料的方法很多，可將多種記裁對照核實，也可向事件發生機關或當事人查詢核實。

3 組織沿革

組織沿革是系統地記載一個機關、地區或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革情況的一種材料。內容大致包括：地區概況、機構名稱改變、地址遷移、成立和撤銷或合并的時間、隸屬關系、性質和任務、職權范圍、領導人變動、編制擴大與縮小以及內部機構設置等變化情況。

3.1 組織沿革的類型

組織沿革的類型大致有以下幾種：

1、機關（單位）組織沿革。記載一個機關、單位（如黨委機關、政府機關、學校、工廠等）及其內部組織機構和人員的演變情況。

2、地區組織沿革。記載一定區域內（如省、市、縣等）所屬黨、政、群等各級組織的設置和變化。

3、專業系統組織沿革。記載一定專業系統（如工業、商業、文教、衛生系統等）所屬組織的設置和變化。

3.2 組織沿革的編寫方法

組織沿革可以采取文字敘述或圖表的形式，也可圖文并用。其主體結構的體例通常有兩種：

一種是年度（或階段）一內容，即以時期為主線，將材料先按年度或階段分開，然后在每時期下面分別敘述其機構設置、職能任務等內容，逐年編寫下去。

另一種是內容一年度（或階段），就是以題目為主線，先將材料技其敘述的內容分成若干題目，然后在每個題目下面再逐年敘述。

為便于從不同途徑的查考和不同方面的研究，通常對以時期為主線的文字敘述，附之以機構、人員變化圖表。以題目為主線的文字敘述，附之以歷年機構、人員變化圖表。

4 統計數字匯集

統計數字匯集又稱“基礎數字匯集”，就是以數字的形式反映一定地區或某一方面的基本情況的參考資料。匯集統計數字，實際上也就是對原來各種統計的綜合工作，因此又稱為“基本情況統計”。

4.1 統計數字匯某的目的和任務

檔案材料中的各種數字，是人們在以往的各種活動中記載和積累下來的，它反映人們實踐活動的狀況和成果。人們現實的各項工作又往往從不同的角度需要有關的數字，但是這些數字是分散記載在機關的各種統計報表、總結報告、計劃等文件中，不便于系統地使用。編寫統計數字匯集的目的和任務，就是根據一定的需要和題目將分散的統計數字集中起來，匯集成為系統的材料以提供利用。

4.2 統計數字匯集的類型

統計數字匯集的種類、形式很多，按其內容可分為兩種類型：是綜合性匯集，二是專題性匯集。

綜合性統計數字匯集，是記載和反映有關菜一個地區、系統、機關、單位全面情況的數字匯集。這種數字匯集包括的范圍較廣，篇幅也較大。如《鄭州市基礎數字匯編》包括土地團積、人口、工農業產量、文化教育設施等。

5 專題概要

專題概要是用文章敘述的形式，簡要地說明和反映其一方面的工作、生產或其他社會現象和自然現象的產生、發展變化的一種專題資料。專題的具體名稱很多這種資料的主要用途，是向利用者集中地提供某項工作、生產和其他方面系統的專題歷史資料。

對專題概要的所謂“專題”，應該辯證地理解和靈活地使用。但相對館藏、全宗而言，也可視為一種專題概要。

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