淺析我國人事檔案管理上的問題及原因

薛海霞

摘要：人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。

關鍵詞：檔案；問題；原因

隨著我國人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才由“單位人”變成“社會人”，檔案不再像過去那樣對人才有控制作用，也不再是困擾人才流動的問題。但檔案的性質和管理方式發生變化了，與我國現代的人事制度和經濟發展出現了很多不符合的問題。筆者通過多年的實踐工作，總結出了以下問題：

第一、人事檔案內容中存在片面、空泛、短缺、重復、不真實等問題。人事檔案是每個人形象的“縮影”，其內容應當真實和具體，且應從多角度、多方面來反映一個人的全貌，以滿足人事工作的需要。由于歷史的原因，現存人事檔案內容反映個人經歷、家庭情況及社會關系多，反映歷史材料多，而反映個人的人才類型、管理能力、技術專長、工作實績、心理素質及個性特點少，反映干部現實的德才表現和政績、才能等方面的材料也不全，從檔案中既看不出被提職的干部有什么突出政績，也發現不了后備干部有什么專長，對干部的鑒定存在評述模式化傾向，基本格調一致，形式雷同，抽象性語言成分多，具體的、定量的、動態的內容少，套話、空話也不少。成績多是千篇一律的政治套語，缺點則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個人的真實情況。

第二、人事檔案管理體制較散亂。有些地方和機構還存在著分散管理狀況，有的人事檔案由組織部門管，有的由人事部門管，有的由勞動部門管，有的由科研處管，有的由學生工作處管，有的由衛生部門管，人力、物力、資金不到位，重復浪費極嚴重。

第三、人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低。目前，我國人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，設備簡陋，技術落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。

第四、人事檔案的案卷質量有待提高，不少機構的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。人事檔案案卷是提供利用最基本的物質基礎，沒有檔案案卷材料，就沒有提供利用工作的存在。有材料而內容不完整，數量不齊全，手續不完備，同樣也不能很好發揮檔案應有的作用。

第五、人員編制不足，隊伍不穩定，專業素質偏低。目前，干部檔案人員仍然存在工作需要和人員不足的矛盾，檔案人員沒有按中央組織部明文規定的“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”的編制配置，一人管數千卷檔案的比比皆是。

第六、人事檔案信息開發利用程度較低，未發揮應有的作用。人事檔案利用工作大多是被動服務，等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神；人事檔案利用時，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如主要是黨團材料、落實政策和工資調整方面，而真正用于人才選拔、培養、開發及預測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不實的成分，如同一人檔案中出現不同的出生年月，不同的參加工作時間，有的人沒有上過大學，卻把原有的低學歷拔高，使利用者無所適從。

人事檔案管理中出現的問題具有多方面原因，歸結起來，主要有以下因素：

第一、思想觀念因素。人事檔案管理工作中出現的有關問題，是由于一些不正確的思想觀念所造成的，主要是“傳統神秘觀”和“現代淡薄觀”。 傳統神秘觀認為，人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內容的檔案，僅供組織上考察了解人所用，在這種思想觀念支配下，人事檔案變得很神秘，致使收集管理這類檔案時，只重個人政治歷史、家庭社會關系方面的材料，忽視個人業績和能力等材料的歸檔，使得有些人事檔案材料中存在片面、雷同、重復等問題。現代淡薄觀認為，社會主義市場經濟條件下，個人政治表現和家庭歷史材料毫無價值，主要是追求自我發展和好的待遇，在重新擇業過程中主要是追求體現自身價值，認為人事檔案是組織政治化、神秘化的產物，認為人事檔案材料與己無關，遇到填寫有關表格材料時，隨心所欲，極不慎重，甚至丟失、自己保存等情況時有發生，部分人事檔案人員不愿意或不敢嚴格要求，致使人事檔案材料中殘缺、內容不真實、個人存放等問題出現。

第二、管理人員因素。人事檔案管理屬于人事工作和檔案工作管理的重要組成部分，具有很強的管理性，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上取決于管理人員。人是管理中最積極最活躍的因素。人事檔案管理中出現的不少問題是由于人員觀念保守、業務素質低造成的，有些是由于人員變動頻繁，或兼職過多，沒有精力和時間從事正常的人事檔案管理工作，頻于應付，更不可能花較多的時間參加培訓或總結業務工作，提高業務素質。因此，對人事檔案管理應達到規范化、科學化、現代化的要求，很難采用新技術、新方法、新設備管理和提供檔案利用。

第三、管理制度因素。我國人事檔案管理制度還不夠健全，在收集、歸檔、整理、借閱、利用等方面都未建立嚴格完善的制度，現行的收集方式也還主要依靠檔案管理部門主動索要，而未能形成有關部門主動送交制度。檔案材料裝訂也很不規范，不少檔案材料長短不齊，大小尺寸不一，裝訂眼孔距不符合中央組織部規定的要求。

第四、領導者檔案意識因素。領導者檔案意識的強弱，反映出對檔案的重視程度，這是能否做好人事檔案工作的重要因素之一。如果一個單位的主要領導，其檔案意識強，對人事檔案非常重視，必然會配備綜合素質好的人員管理人事檔案，也一定會給予必要的資金和設備，安排管理人員進修學習，提高業務技能，特別是在法制環境不太好的情況下，這種因素更為重要。即使在健全的法制條件下，制定的檔案法及規章制度，也還需要領導者帶頭去貫徹執行。在實際工作中，往往會因為某些領導對人事檔案不重視，致使人事檔案人員缺乏、隨意抽調做其它事情，人事檔案專用庫柜不能落實，更談不上購置現代化技術設備，安排人事檔案人員參加培訓進修。

檔案工作看似默默無聞，但卻是對于過去工作和歷史情況的記錄，它可以為國家和社會工作提供備查的依據。做為歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。因此檔案工作是一項很重要的工作，而人事檔案工作是重中之重，我們要認真分析和研究我們檔案目前的問題及原因，找到比較好的解決方案，使我國的檔案事業更上一層樓。

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