做好科研單位檔案工作應(yīng)強化五種意識

胡繼芬

摘要：檔案是單位各項社會實踐活動的真實記錄，它記載著單位發(fā)展的歷史過程，全面、客觀、真實地反映著單位的歷史面貌、工作情況及領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過程和成果，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究，對制訂工作計劃，推廣先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等，都具有重要的參考價值。本文對做好科研單位檔案工作應(yīng)強化的五種意識進行了淺析。

關(guān)鍵詞：檔案工作；強化；意識

隨著時代的進步和社會的發(fā)展， 如何與時俱進地做好科研單位檔案工作，不斷提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為單位各項科技事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)？結(jié)合檔案工作的體會，探討了新時期做好科研單位檔案工作應(yīng)該強化的五種意識，這五種意識不僅是做好檔案工作的前提條件，同時也是一名合格的檔案工作人員應(yīng)該具備基本素質(zhì)。

1 做好科研單位檔案工作必須強化服務(wù)意識

服務(wù)意識是做好檔案工作的必備意識。提供服務(wù)既是檔案工作的出發(fā)點，又是檔案工作的落腳點，更檔案工作社會價值的最終體現(xiàn)。作為科研單位的檔案管理人員，必須牢固樹立“服務(wù)第一”的思想，時刻牢記檔案管理工作就是服務(wù)工作。應(yīng)該自覺地強化服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，全心全意為單位科研、科技成果轉(zhuǎn)化、綜合管理等各項工作服務(wù)。不能把檔案服務(wù)利用工作簡單地看作是“坐堂等客的守攤”或“倉庫保管員”，誰來要什么，就依據(jù)制度給找什么，而是應(yīng)該思考和研究服務(wù)方向和服務(wù)重點，深入基層及時了解職工對檔案信息的需求，積極開發(fā)好檔案信息資源，變被動的倉庫保管員為主動的服務(wù)者，更好地發(fā)揮檔案工作在科研單位發(fā)展中的作用，積極、熱忱、及時為職工提供科研項目背景、政策落實、申請補助、維護權(quán)益等檔案信息資源查找和利用，想職工所想、及職工所及，竭盡所能為廣大職工提供最方便、最快捷、最貼心的服服務(wù)，要把服務(wù)看作是檔案管理人員的天職，真正做到有心做好檔案、熱心做好檔案、用心做好檔案，努力提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2 做好科研單位檔案工作必須強化責任意識

責任意識是做好科研單位檔案工作最為重要的意識。檔案工作是一項是對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的重要事業(yè)，這就要求檔案管理人員必須強化責任意識，沒有責任意識就談不上愛崗敬業(yè)和盡職盡責，要有干一行愛一行的良好心態(tài)，熱愛檔案工作，要對檔案工作高度負責，認真對待，在檔案管理的實際工作中，應(yīng)把一年一度的檔案歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ鳎龅诫S時辦隨時歸，改變年終突擊整理檔案的被動局面，有效提升檔案管理的責任意識，讓檔案工作也更加貼近實際，成為整個科研單位重要工作中的一部分。檔案工作人員要以求真務(wù)實的工作態(tài)度，踏實勤奮做好檔案管理工作，檔案工作人員要充分認識到檔案工作的特殊性和重要性，應(yīng)該恪盡職守， 在檔案管理的實際工作中時時刻刻堅持高標準、嚴要求，把好檔案材料的收集歸檔關(guān)、檔案檢查關(guān)及檔案保管關(guān)，在每一個檔案日常工作的環(huán)節(jié)之中體現(xiàn)事業(yè)心和責任心，以強烈的責任感保證檔案的準確性、權(quán)威性和真實性，促進科研單位科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科技條件平及綜合管理臺等各項工作的發(fā)展。

3 做好科研單位檔案工作必須強化學習意識

學習意識是提高檔案管理工作質(zhì)量的有力保障。科研單位檔案管理人員要樹立終身學習的意識，把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。努力加強政治理論學習，緊跟時代潮流，確保在思想上、行動上與黨中央保持高度一致；要自覺加強《檔案法》、國家、省有關(guān)檔案管理政策、法規(guī)的學習；自覺學習上級業(yè)務(wù)主管部門、檔案部門的有關(guān)規(guī)定，學習新形式下檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)知識，掌握新的檔案管理技術(shù)，不斷充實自己的“信息庫、資料庫”。積極參加上級檔案主管部門組織的各類檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識、繼續(xù)教育、檔案文化宣傳等專題培訓(xùn)班，更新知識結(jié)構(gòu)，提升工作技能和履行崗位職責的能力，要強化“功練平時”的學習意識，做到“把學習當作工作來對待，把工作當作學習來研究”，在檔案管理實際工作不斷學習和積累經(jīng)驗，不斷啟發(fā)自己的思維，要通過學習─思考─提高，使自己的思想素質(zhì)、道德品質(zhì)和工作能力都得到明顯提高，更好地勝任檔案管理本職工作，為全所科技事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4 做好科研單位檔案工作必須強化制度意識

制度意識是做好科研單位檔案工作，并使檔案工作走向規(guī)范化標準化的有力保障，遵守并履行檔案管理制度是每一個檔案工作人員人員應(yīng)盡的義務(wù)。一名合格的檔案管理人員應(yīng)該主動參與健全檔案材料的收集、歸檔制度，嚴格執(zhí)行檔案保管、保密、檔案查閱、借閱制度，建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，樹立強烈的制度意識，嚴格手續(xù)，做到檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收均有登記，查閱、借閱檔案有登記，在提供準確、利用方便的同時，有效杜絕檔案信息的泄密、涂改等人為因素，積極做好檔案利用等制度的完善工作，加強日常檔案庫房的“四防”管理和利用管理，對檔案管理中出現(xiàn)的問題，實行責任追究制，以保證檔案管理規(guī)范有序。努力做到檔案工作流程制度化和規(guī)范化，幫助檔案管理人員有序化管理檔案，保證科研單位檔案工作的正常運轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)，使檔案工作走向科學化、規(guī)范化和程序化，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

5 做好科研單位檔案工作必須強化創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識，是改變檔案管理工作局面的關(guān)鍵所在，是促進檔案事業(yè)發(fā)展進步的重要因素，是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。隨著時代的發(fā)展，檔案工作中一些舊的管理模式和工作方法已不再適應(yīng)當今社會發(fā)展的需要，為使檔案工作更好地服務(wù)于單位的發(fā)展，檔案管理人員首先要創(chuàng)新管理思路，要改變檔案工作既無動力又無目標的狀況，努力使檔案部門由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意；其次要創(chuàng)新管理模式，利用現(xiàn)代化技術(shù)提高工作效率，借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平；利用現(xiàn)代計算機技術(shù)提供遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。最后要創(chuàng)新管理手段，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

要做好科研單位檔案工作，必須強化服務(wù)意識、責任意識、學習意識、制度意識和創(chuàng)新意識，只有強化了這五種意識，才能科學化、規(guī)范化管理檔案，讓檔案走出卷柜，在單位各項工作中發(fā)揮重要作用，真正成為單位開展科學研究的重要素材和可靠依據(jù)；成為維護廣大職工權(quán)益的重要工具；成為規(guī)范管理、積累知識傳播知識的重要載體；成為單位總結(jié)經(jīng)驗、技術(shù)交流、落實政策，配備領(lǐng)導(dǎo)班子并服務(wù)于科研單位各項工作的重要條件。