如何提高高校教務秘書工作的實效性

劉銀平

（江蘇師范大學 化學化工學院，江蘇 徐州 221116）

教務管理工作是高校管理工作的主要組成部分，是學校工作的中心環節。教學管理的水平和質量直接關系到高校的教學質量，乃至高校生存和發展。隨著我國高等教育事業進入了一個快速發展的階段，呈現出新的形勢，高校教務管理工作面臨著新的挑戰。教務秘書作為高校教學管理中的重要組成部分，其工作質量和效率對高校教學管理有著直接的影響。

一、教務秘書工作的特點

1.服務性。

教務秘書是二級學院教學工作的具體執行者，面對的對象是領導、教師和學生，其工作性質決定了該崗位的服務特性。教務秘書要樹立服務意識，以教學工作為中心，全心全意為師生服務，竭力為師生創造方便，努力提高工作效率和質量，保證學院教學任務圓滿完成。

2.繁雜性。

教務秘書承擔著大量的教學管理工作，如開學前工作準備、組織各類報名考試、期中檢查、教學計劃執行、課程安排、實習安排、畢業論文安排、征訂教材、各類項目申報等一系列事務，加之一些突發性緊急事務，工作范圍涉及教學工作的方方面面，這凸顯出教務工作的繁而雜，且稍有不慎容易導致教學事故。

3.時效性。

教務秘書在行政上隸屬于二級學院，在業務上歸教務處領導，在一些事務的處理上需要受制于學校統一部署安排，如排課管理、考級報名、各類項目申報等，因此教務秘書要提前規劃統籌好工作安排，在有效時段內高質量完成。

4.重復性和準確性。

每年教學工作事務相差不大，呈現出一定重復性。教務秘書在實際工作中，切不可認為此項工作以前辦過，自我覺得經驗比較豐富這種想法，這樣很可能就容易出錯，因此必須認真對待，不可存在僥幸心理。再者教務秘書工作的繁而雜、事務性強等特點，不能疲于應付，要嚴格認真對待，忙而不亂，井井有條，確保各項工作準確無誤，否則易造成嚴重的后果。

二、如何提高教學秘書工作的實效性

基于以上分析，教務秘書應從繁雜的事務性工作中解放出來，提高工作效率，這對教務秘書的素質和能力等提出了新的要求。

1.良好的職業道德素質。

教務工作繁而雜，這就要教務秘書具備高尚的思想道德情操。第一，要有嚴謹的工作態度和高度的責任心，在完成的基礎上還必須確保各項事務準確無誤，如教學計劃執行、考試安排、成績錄入統計等需要認真審核，否則會釀成教學事故。第二，教務秘書要講原則，要一視同仁，按照規章制度辦事，不能辦事因人而異。第三，能吃苦耐勞，樂于奉獻，任勞任怨，淡泊名利，顧大體識大局，樹立全新全意為教學服務的理念。第四，由于教務秘書崗位服務性質，在處理教學事務過程中，遇到的問題較多，難免會讓人誤解，因此需要教學秘書學會寬宏大度，善于自我調節，樂觀向上，不感情用事，培養良好的心理品質。

2.過硬的業務素質。

對教務秘書來說，第一，必須掌握學院師資情況、專業設置情況、課程體系、實驗室分布和學生情況等，在安排課表時，涉及以上情況就能迎刃而解，不需要再逐個收集相關信息，耽誤時間。第二，熟悉對口校機關各科室主要職能，如在申報、報送相關材料時能夠及時溝通，報送準確及時，不會出現張冠李戴的現象，延誤時機。第三，熟悉學校相關的規章制度及相關辦事流程，如全日制本科生管理辦法、學籍管理辦法、學位授予辦法等，在處理事務時能夠準確快速完成。

3.制訂周密計劃，妥善安排。

由于教務秘書崗位的特殊性，教務秘書制訂工作計劃是提高工作效率的重要條件。根據學校發布的通知和要求及學院工作安排，制訂周計劃、學期計劃，在記事本上記錄待辦事項，教務秘書要合理安排好時間，保證按期實現工作目標，每完成一項打上一個鉤號，有效避免丟三落四的現象，使工作有計劃性、條理性、預見性，在工作中能夠得心應手、游刃有余。

4.提高現代化辦公能力。

隨著信息化進一步普及，辦公自動化對教務秘書計算機操作水平提出了較高的要求。

各高校有一系列教務管理、等級報名、網上辦公等系統，第一，教務秘書必須熟練掌握系統各個模塊的功能，而不是當用到某個模塊時再臨時學習，耽誤時間，影響工作效率；第二，充分利用辦公自動化軟件，尤其是充分學習和挖掘excel軟件功能，提高辦事效率，例如計算教師工作量、監考費等利用分類匯總功能、計算公式等；第三，充分利用飛信、QQ群等大眾流行傳媒介質，快速傳達有關通知和布置有關工作，如通知調課、報名等，相比傳統打電話通知方式，更凸顯出傳媒介質的優勢：方便快捷、節省話費和便于查詢，不會因為通知疏漏而造成教學事故；第四，熟練使用和維護辦公設備，例如：打印機卡紙、電腦出簡單故障如何快速處理，為高效辦公贏得時間。因此要提升自身辦公自動化水平，發揮教學管理手段現代化最優化，切實提升辦事效率和水平。

5.溝通協調能力。

溝通是人際交往的重要方式，教務秘書在工作中經常要和機關各處室領導同事、學院領導同事、其他學院教務老師、學生相互間溝通協調等，可見溝通協調能力是教務秘書開展工作極為重要的方面。教務秘書要努力營造和諧、信任的工作氛圍有助于工作良性開展，保持良好積極的心態，在一定程度上提高了工作效率。另外通過和經驗豐富的教務秘書交流，經常瀏覽兄弟院校網站或電話聯系，探討在教學管理方面好的做法，為今后工作突破創新提供寶貴的經驗。

6.處理文字、書寫表達能力。

教務秘書在工作中要經常起草有關通知、新聞報道、工作計劃、工作總結、規章制度等，這就需要其具備一定的文字寫作能力。提高寫作能力除了平時要多看、多寫、多練、反復錘煉外，還要熟悉各類公文基本格式和規范。如果在文字寫作方面能力有所欠缺，則勢必會影響到工作效率。

7.檔案收集、整理和利用。

教務秘書要樹立檔案意識，對教學過程中原始資料要及時收集、整理，保證檔案的原始性和真實性。

第一，常規教學業務檔案的歸檔，根據教育部本科教學評估的要求，各高校制定了相關教學業務檔案文件，教務秘書須認真研讀文件，根據學校要求及時整理和歸檔常規教學業務檔案如考卷、畢業論文和實習材料等。

第二，加強電子化信息收集和整理，平時要善于積累、整理有關電子教學檔案，如對學生獲獎、獲得項目、發表論文等信息可按類別、按年度進行匯總。當學院在申報各類教學項目時，需要近幾年材料時只需打開文件夾調出相關內容即可，這時就會深深體驗到電子檔案的重要性，把工作做在平時，關鍵時候高水平發揮工作效率。

還有一點值得注意的是電子資料存檔，可按不同時間、不同儲存介質進行備份，以防電腦出問題導致數據丟失。

8.創新意識的培養。

只有不斷創新，才能求得發展。教務秘書不能陷于繁雜的事務性的日常工作，只顧埋頭干事，一成不變地、重復性地開展工作。必須從繁瑣的教學事務中不斷分析、總結經驗，結合工作實際，在看似機械的工作中尋求突破，努力探索教學管理的新途徑、新方法，創造性地開展工作，切實提高工作效率。例如教務秘書在安排教學任務時，創新地在備注欄標注什么時間段不安排課，小小不經意的創新可達到事半功倍的效果，通過此創新可有效避免在安排教師課表時需和教師溝通哪個時間段不安排教學任務，或者教師對安排課表不夠滿意，再進行課表調整，重復勞動，降低了工作效率。

總之，教務秘書要牢記“立足本職、勤于思考、開拓創新、提升效率”這條準則，在教學管理實踐過程中，善于積累經驗，掌握科學有效的辦事方法，有針對性地完善自我，推動學院教學管理工作邁向規范化、科學化、現代化更新教學觀念，以適應現代化高等教育事業的發展。

［1］趙暉.淺談院系教務秘書的素質和能力［J］.教育探索，2011（9）：117-118.

［2］王誠怡.關于做好高校教務秘書工作的幾點思考［J］.黑龍江高教研究，2004（3）：95-96.

［3］蔡銀寧.高等院校教務秘書的作用及素質培養［J］.寧波工程學院學報，2005，17（2）：84-86.