昌吉市房地產(chǎn)檔案管理的問題及對(duì)策

馬艷萍

摘 要 隨著我市城市化進(jìn)程的加快發(fā)展，我市房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，房產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量也在不斷增加，龐大的管理工作已經(jīng)讓管理人員應(yīng)接不暇。另外，加上其他各方面的原因，促使我市的房地產(chǎn)檔案管理必須改革。

關(guān)鍵詞 房地產(chǎn) 檔案 管理 問題 對(duì)策

一、昌吉市房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)管理工作中直接形成的保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)屬登記工作的真實(shí)記錄。目前，昌吉市房地產(chǎn)管理局檔案室共有檔案庫房2處，面積約有600 m2，庫藏檔案約26 303件。其中：文書檔案568件，房產(chǎn)檔案5 735件。共有檔案管理人員工13人。2011年共接待社會(huì)各界利用者近些年來8 000人次，查閱檔案10 083冊(cè)。這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。

二、昌吉市房地產(chǎn)檔案管理存在問題

1.產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高。房地產(chǎn)檔案是十分重要的材料，而昌吉市的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力還比較低下。主要原因是受到客觀經(jīng)濟(jì)條件因素的影響，雖然我市的房地產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但目前房管局檔案室擁擠不堪，當(dāng)遇到一些不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弊病就會(huì)立刻凸顯出來。

2.歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案資料信息不完善。由于檔案管理人員具體很少參與到房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中，房產(chǎn)檔案的收集僅限于登記部門或科室，在檔案所跨越的時(shí)間較長，到檔案科屬最后整理環(huán)節(jié)，但在此時(shí)，房產(chǎn)審批手續(xù)已完成，證件已發(fā)了出去，而檔案管理人員的歸檔時(shí)雖然發(fā)現(xiàn)有時(shí)有缺少資料的情況或不規(guī)范的情況時(shí)，已為時(shí)已晚，退還登記人員補(bǔ)收資料非常困難，從而造成房產(chǎn)檔案的不完整性。同時(shí)，檔案管理人員的如不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時(shí)常發(fā)生。在一段的時(shí)期，產(chǎn)權(quán)檔案是由紙張組成的，且檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述過于簡單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。

3.房地產(chǎn)檔案的形式單一。完整的房地產(chǎn)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需要了，由于房地產(chǎn)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。因此，對(duì)于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是在這方面的人才很少，所以要大量培養(yǎng)人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

4.房地產(chǎn)檔案管理缺乏科學(xué)性。由于目前我市房產(chǎn)檔案與辦公、登記、管理、會(huì)務(wù)等科室同屬一個(gè)辦公場所，人員來往十分頻繁，場所缺少電子監(jiān)控和進(jìn)入檔案庫室進(jìn)行登記等排查制度，在一定程度上造成在檔案管理中存在一些不可忽視的漏洞。

三、對(duì)上述問題的解決對(duì)策

1.歸檔實(shí)施精細(xì)化。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。由于這是一項(xiàng)技術(shù)性工作，因此，必須進(jìn)行精細(xì)化工作。檔案管理人員首先需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量房產(chǎn)檔案定期進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。其次，管理人員要審查檔案內(nèi)容，所存文本要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。同時(shí)，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。最后，管理人員還要進(jìn)行數(shù)字化錄制，在錄制中還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬無一失。

在做好上述工作的同時(shí)，還要做好關(guān)口前移管理。根據(jù)我國相關(guān)法律，房地產(chǎn)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果房地產(chǎn)檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其他誤差，那么房地產(chǎn)檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案必須做好事前控制。在檔案歸檔前，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行房地產(chǎn)登記時(shí)，一定要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請(qǐng)人在辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對(duì)好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手印。如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好產(chǎn)權(quán)的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；產(chǎn)權(quán)資料移交的管理。這是產(chǎn)權(quán)資料管理中最重要的環(huán)節(jié)。檔案在交接過程中，管理人員必須對(duì)檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

2.管理實(shí)行制度化。良好的制度是管理者實(shí)施規(guī)范化管理的必要手段。我市房地產(chǎn)管理部門也要及時(shí)結(jié)合時(shí)代和的行業(yè)管理的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的登記、審批、歸檔、錄制、監(jiān)督等一系列制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)化、數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化。

3.保存實(shí)施雙鎖化。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但運(yùn)用中我們還有一些問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方面的問題。所以，必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的房地產(chǎn)檔案信息搜索平臺(tái)，讓業(yè)主可以方便地搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的逐頁掃描，存入微機(jī)。在房地產(chǎn)檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少房地產(chǎn)檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

4.人才培養(yǎng)長期化。從房地產(chǎn)檔案發(fā)展的角度來看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，因?yàn)樯鐣?huì)的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)管理人員的要求也會(huì)越來越高。因此，必須建設(shè)一支具有專業(yè)管理能力的人才，以建立復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，并加強(qiáng)長期培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面發(fā)展的人才，只有這樣，才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能積極面對(duì)挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，一方面減少了檔案管理部門的工作量，為社會(huì)提供了更便捷的服務(wù)，另一方面還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，保護(hù)了業(yè)主的合法利益。因此，我們必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，加大檔案人員技能培訓(xùn)，全面推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。