淺析醫(yī)院人事檔案的信息化管理

王麗霞

摘 要：人事檔案的管理能夠?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部考核工作的開展提供重要的信息依據(jù)，同時(shí)也能夠有效的提升醫(yī)院人力資源管理工作效率的關(guān)鍵，因此需要給予充分的重視。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理將是未來(lái)醫(yī)院檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。從當(dāng)前的情況來(lái)看，醫(yī)院內(nèi)部人事檔案信息化管理工作的開展依然存在諸多的問(wèn)題，需要進(jìn)一步的解決與完善。本文我們將就醫(yī)院人事檔案管理的信息化問(wèn)題展開探究，從各個(gè)角度分析其實(shí)施意義，及具體的實(shí)施策略，以確保能夠?yàn)獒t(yī)院服務(wù)及管理工作的開展提供更多的保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；管理

在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫(kù)，是醫(yī)院檢核醫(yī)護(hù)人員信息，考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強(qiáng)人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展國(guó)情的必然趨勢(shì)，是我國(guó)人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會(huì)民眾對(duì)醫(yī)院服務(wù)的必然期許。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理開展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

在實(shí)施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發(fā)展建設(shè)的因素主要來(lái)自以下三個(gè)方面。

1.1 信息量冗雜

醫(yī)護(hù)人員就業(yè)前背景調(diào)查檔案，工作履歷檔案，人事調(diào)配檔案，重大醫(yī)療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時(shí)，還極易在工作交接中造成信息丟失，導(dǎo)致信息不完整、信息不準(zhǔn)確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時(shí)間浪費(fèi)，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費(fèi)，工作人員和醫(yī)護(hù)人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時(shí)會(huì)有撕破現(xiàn)象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動(dòng)力浪費(fèi)，還會(huì)造成紙張浪費(fèi)。最后是勞動(dòng)力浪費(fèi)，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎(chǔ)上重置一份，是一項(xiàng)很大的工作量，造成工作人員勞動(dòng)力的浪費(fèi)。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個(gè)枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時(shí)間都花費(fèi)在查找和翻閱中。長(zhǎng)期以來(lái)，很容易讓工作人員產(chǎn)生懈怠情緒和懶散態(tài)度。此外，很多管理人員和工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)度不夠，很多工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫(yī)護(hù)人員和領(lǐng)導(dǎo)需要查閱資料時(shí)能夠翻閱出來(lái)，并保證資料的完整性就過(guò)關(guān)了，這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，跟現(xiàn)代化社會(huì)要求嚴(yán)重脫節(jié)。

1.3 檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動(dòng)，工作人員工作流程不細(xì)致，工作人員工作不規(guī)范，針對(duì)檔案管理工作人員獎(jiǎng)懲制度不健全等四方面內(nèi)容。管理人員工作量大，工作內(nèi)容不容易具體劃分區(qū)域，工作流程單一以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機(jī)制不健全和工作人員實(shí)施過(guò)程敷衍等現(xiàn)象。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動(dòng)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時(shí)間、物力和財(cái)力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。

2.2 有利于保護(hù)人事紙質(zhì)檔案

人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計(jì)算機(jī)批下專欄專門放置醫(yī)護(hù)人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時(shí)首先查閱計(jì)算機(jī)記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問(wèn)和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護(hù)原發(fā)紙質(zhì)檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設(shè)

檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)施，在一定程度上跟進(jìn)了社會(huì)設(shè)施發(fā)展程度；對(duì)于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費(fèi)，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時(shí)間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對(duì)于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎(jiǎng)懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎(jiǎng)懲制度的界限相對(duì)于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎(jiǎng)懲守則也要詳細(xì)很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎(jiǎng)懲等級(jí)，簡(jiǎn)單明了、爭(zhēng)議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對(duì)工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費(fèi)的同時(shí)，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴(kuò)大了信息搜索實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)了信息分析強(qiáng)化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說(shuō)是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，增加了工作人員的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫(yī)院人才的管理和利用

當(dāng)前醫(yī)院人才的流動(dòng)量大，通過(guò)醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對(duì)人才情況的及時(shí)掌握，有利于對(duì)人才的及時(shí)評(píng)價(jià)、利用，從而調(diào)動(dòng)人才工作積極性，推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作具體實(shí)施策略

3.1 吸取新時(shí)期計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才

在新時(shí)期招收檔案管理工作人員時(shí)，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為衡量錄用人才標(biāo)準(zhǔn)之一。此方式不僅可逐步收納新世紀(jì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才，進(jìn)而提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用整體素質(zhì)，還間接為醫(yī)院收納了計(jì)算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師，尋找到了針對(duì)檔案管理部門管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)人才，幫助醫(yī)院對(duì)現(xiàn)任管理人員做計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實(shí)行互相課堂培訓(xùn)，前輩教導(dǎo)后背檔案管理要點(diǎn)，后輩教導(dǎo)前輩常見計(jì)算機(jī)應(yīng)用方式。

3.2 計(jì)算機(jī)整理檔案信息

醫(yī)院派出一批專業(yè)人員通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對(duì)其進(jìn)行保密設(shè)施建立，加強(qiáng)信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統(tǒng)，人員查閱保障系統(tǒng)等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)

在增加工作人員技術(shù)素質(zhì)的同時(shí)，還應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)。檔案管理認(rèn)識(shí)包括制度認(rèn)識(shí)、保密認(rèn)識(shí)、效能認(rèn)識(shí)、和其他管理制度的聯(lián)系認(rèn)識(shí)等。對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)度決定其發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)，正確的檔案管理認(rèn)識(shí)是加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，也是提升管理人員綜合素質(zhì)需要。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，信息化管理的實(shí)施能夠確保人事檔案資源得到充分應(yīng)用，同時(shí)也能夠有效提升醫(yī)護(hù)人員的工作效率，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵的推動(dòng)意義，是未來(lái)醫(yī)院人事檔案管理的重要開展方向。

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