淺析醫院人事檔案的信息化管理

王麗霞

摘 要：人事檔案的管理能夠為醫院內部考核工作的開展提供重要的信息依據，同時也能夠有效的提升醫院人力資源管理工作效率的關鍵，因此需要給予充分的重視。隨著科學技術的發展，信息化管理將是未來醫院檔案管理的重要發展趨勢。從當前的情況來看，醫院內部人事檔案信息化管理工作的開展依然存在諸多的問題，需要進一步的解決與完善。本文我們將就醫院人事檔案管理的信息化問題展開探究，從各個角度分析其實施意義，及具體的實施策略，以確保能夠為醫院服務及管理工作的開展提供更多的保障。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化；管理

在現代社會中，隨著高科技現代化的發展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫院人事檔案作為醫院人事資料庫，是醫院檢核醫護人員信息，考察醫護人員工作狀態和工作能力的重要依據，也是醫院加強人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據。實現醫院人事檔案信息化管理是跟隨現代化經濟和科技發展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫院醫療改革制度的必然要求，更是廣大現代社會民眾對醫院服務的必然期許。

1 當前醫院人事檔案信息化管理開展過程中出現的問題

在實施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發展建設的因素主要來自以下三個方面。

1.1 信息量冗雜

醫護人員就業前背景調查檔案，工作履歷檔案，人事調配檔案，重大醫療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時，還極易在工作交接中造成信息丟失，導致信息不完整、信息不準確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時間浪費，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費，工作人員和醫護人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時會有撕破現象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動力浪費，還會造成紙張浪費。最后是勞動力浪費，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎上重置一份，是一項很大的工作量，造成工作人員勞動力的浪費。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時間都花費在查找和翻閱中。長期以來，很容易讓工作人員產生懈怠情緒和懶散態度。此外，很多管理人員和工作人員對檔案管理認識度不夠，很多工作人員沒有意識到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫護人員和領導需要查閱資料時能夠翻閱出來，并保證資料的完整性就過關了，這種認識直接導致醫院人事檔案管理工作發展緩慢，跟現代化社會要求嚴重脫節。

1.3 檔案管理機制不健全

檔案管理機制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動，工作人員工作流程不細致，工作人員工作不規范，針對檔案管理工作人員獎懲制度不健全等四方面內容。管理人員工作量大，工作內容不容易具體劃分區域，工作流程單一以及領導對檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機制不健全和工作人員實施過程敷衍等現象。

2 醫院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網絡化轉變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術素質和服務素質提供了可能性。

2.2 有利于保護人事紙質檔案

人事紙質原發檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機批下專欄專門放置醫護人員原發資料。在需要查閱原發資料時首先查閱計算機記錄原發資料，在出現疑問和不確定的情況下再翻閱紙質原發檔案資料，降低紙質檔案翻閱次數，可在一定程度上保護原發紙質檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設

檔案管理建設主要包括人力建設、制度建設、設施建設三方面內容。人事檔案信息化大量引進計算機設施，在一定程度上跟進了社會設施發展程度；對于人力建設，又分為人力資源分配建設和人力綜合素質建設兩方面內容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術保障；制度建設分為獎懲制度、工作流程制度、行為規范制度三種。隨著工作人員工作內容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細很多，根據不同的工作任務和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標準，防治工作人員工作效率低、工作任務不明現象發生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴大了信息搜索實現內涵，實現了信息分析強化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強度，增加了工作人員的技術競爭力，加強了工作本身的挑戰度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫院人才的管理和利用

當前醫院人才的流動量大，通過醫院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調動人才工作積極性，推動醫院業務技術的快速發展。

3 醫院人事檔案信息化管理工作具體實施策略

3.1 吸取新時期計算機應用人才

在新時期招收檔案管理工作人員時，將計算機應用技術作為衡量錄用人才標準之一。此方式不僅可逐步收納新世紀計算機應用人才，進而提升檔案管理人員計算機應用整體素質，還間接為醫院收納了計算機應用導師，尋找到了針對檔案管理部門管理人員的計算機培訓人才，幫助醫院對現任管理人員做計算機應用培訓。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實行互相課堂培訓，前輩教導后背檔案管理要點，后輩教導前輩常見計算機應用方式。

3.2 計算機整理檔案信息

醫院派出一批專業人員通過使用計算機技術對檔案信息進行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對其進行保密設施建立，加強信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統，人員查閱保障系統等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領導和管理人員對檔案管理認識

在增加工作人員技術素質的同時，還應提高領導和管理人員對檔案的管理認識。檔案管理認識包括制度認識、保密認識、效能認識、和其他管理制度的聯系認識等。對檔案管理的認識度決定其發展方向和發展目標，正確的檔案管理認識是加強檔案管理建設的基礎，也是提升管理人員綜合素質需要。

4 結束語

總的來說，信息化管理的實施能夠確保人事檔案資源得到充分應用，同時也能夠有效提升醫護人員的工作效率，對于醫院的發展具有關鍵的推動意義，是未來醫院人事檔案管理的重要開展方向。

參考文獻

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