人事檔案規(guī)范化的一點建議

高璨

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是以個人為單位集中保存起來，供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄，它是一個人存在于社會的“印跡證據(jù)”。當前人事檔案不但記載了一個人的工作生活經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇等內(nèi)容，更是對個人今后工作，甚至個人信用等方面起著規(guī)范自身行為的作用，還是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。國家檔案局主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導，人事檔案在人事管理中的作用不容忽視。

新中國成立后，人事檔案工作一度進展緩慢，問題頗多，主要表現(xiàn)在人事檔案殘缺不全等方面。據(jù)資料記載，1952年5月，一家單位檔案室保存的干部檔案，只占本單位應管干部總數(shù)的36.9%。 即便是有檔案的干部，其檔案本身，也是材料貧乏。當時，學者曾對727份已整理好的干部檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)有自傳者僅占26%，有鑒定者占28.6%，有入黨材料者占2.6%，有獎懲材料者5.9%，有歷史材料者10.4%，有其他材料者9.6%，其余均只有簡表。為了改變這種狀況，組織、人事部門提出，應把整理和充實檔案的工作放在重要位置，有計劃地將所管職務名單內(nèi)的干部檔案全部收集齊全。胡錦濤同志也指出：“借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。”做好檔案工作，就是“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”。“在當前和今后一段時間，人事檔案并不是可以隨意丟棄的“身外之物”。我們應該在新的時期加大力度管理好人事檔案，充分發(fā)揮其作用，讓人事檔案工作更好地為組織人事工作服務。

首先，一定要加強對人事檔案管理工作重要性的認識并給予高度重視，定期對檔案管理進行清查、核實、補充，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，正確做到每個人的檔案清晰、完整、一目了然，其他機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和組織也應當加強對檔案工作的領導，保障檔案工作的開展。新經(jīng)濟條件下，以高科技為代表的科學技術飛速發(fā)展，隨著計算機技術的普及應用，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征，就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確科學的，要保證檔案管理的規(guī)范化，提高人事檔案管理的質(zhì)量，盡量建立電子檔案，充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理，實現(xiàn)人事檔案信息化，解決檔案資料因自然原因的丟失、損壞等問題。但網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化的發(fā)展時代，是以高科技技術為代表的知識經(jīng)濟時代，這就對檔案管理者的素質(zhì)和要求也隨之提高。受社會一些因素的影響，檔案管理者的職業(yè)道德建設工作也受到了相應的影響。他們的價值觀、人生觀、世界觀及道德取向也受到了沖擊，不少人不能安于現(xiàn)狀，不甘勞累，不甘清貧，或是工作缺乏耐心和熱情，或是工作缺乏積極性和進取心，不愿付出和奉獻。我國在二十世紀初就制定和頒布了《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定實施對提高我國檔案管理者的道德素質(zhì)，推動檔案管理的規(guī)范化，具有重要的理論和實踐指導意義。對檔案管理者的職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)紀律、職業(yè)素養(yǎng)等諸多方面都做了相應的規(guī)定與要求。因此，檔案管理者要確立正確的職業(yè)價值觀和職業(yè)觀念，努力適應新的時代發(fā)展的新要求，發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢和特色，愛崗敬業(yè)，履行所擔負的社會責任，不斷提高業(yè)務水平，堅持長期學習，本著“以人為本”的原則，進一步創(chuàng)新理念，積極推動檔案事業(yè)向前發(fā)展。同時檔案領導者也要重視檔案管理者隊伍建設，為他們的終身學習提供平臺，提供必要的機會和制度保障，必須對檔案管理者的專業(yè)才能和素質(zhì)的提高加以重視，關注檔案管理者的職業(yè)生涯和創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮每個員工的積極性和創(chuàng)造性。這樣才能產(chǎn)生巨大的凝聚力、向心力，讓檔案管理更好的為人民服務。

其次，建立完善的檔案管理工作制度，在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。把檔案事業(yè)的建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立健全檔案機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費。人事部門要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由組織部、人事處負責收集各單位屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)組織、人事部門審查簽章后送交檔案館人事檔案科歸檔。必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。應當立卷歸檔的材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案工作條例》的規(guī)定，由文書部門或者業(yè)務部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。任何單位或者個人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。