開展檔案信息化的做法和體會

鄭建華

1 開展檔案信息化的成功經驗

1.1 把檔案信息化納入全區信息化建設的總體目標

我區信息化建設開創初期，即將檔案信息化納入全區信息化建設的總體目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。為檔案管理配強專業設備、專業軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并開發了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統。在每兩年召開的信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設的重要內容，專題回顧，認真展望，使加強檔案信息化建設的認識深入人心。

1.2 檔案信息化基礎設施建設初具規模

近年來，我區在辦公用房緊張的情況下，始終高度重視檔案管理工作，專門建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統采用自動化的密集架管理系統，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為我區檔案信息化建設的進一步發展奠定了堅實的基礎。

1.3 檔案管理應用系統建設初呈網絡化

我區的檔案按照國家有關規定，主要分為六類：個人人事檔案、專業技術人員檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、榮譽檔案。目前，我區的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構架，實行文書檔案的網絡化目錄級管理，基建檔案的研發工作也已進入實戰階段。上述二類檔案的實現，初步構建我區立體化、網絡化的檔案管理應用體系，為深入應用、檔案信息資源開發打下了良好的應用基礎。

1.4 檔案信息化配套機制初步完善

1.制定了較為完善的規章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續、健康、穩步的向前發展。

2.形成了全員參與的工作局面。基建檔案歸檔軟件的開發和應用，改變過去少數人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質量直接由內勤、采購員、工程人員等參與人員決定，而且環環相扣，責任更加明確，促使人人參與。

3.形成了與技術部門相互依托的銜接機制。檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業知識的專業人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業人員，兩者形成一種緊密合作、優勢互補的態勢是檔案信息化建設成功的要件之一。檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經驗，為我區檔案管理的高效優質運行提供了技術保障。

2 當前開展檔案信息化建設的主要不足

2.1 軟件開發多頭現象還比較嚴重

存在以下現象：一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發軟件、建立數據庫。 轉貼于 233網校論文中心 http：//www.studa.net

2.2 部門重視程度存在不平衡

業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

2.3 復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。

2.4 檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數據異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

3 對今后開展檔案信息化建設的展望

3.1 總體規劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和院信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。

3.2 突出重點，務求實效

當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。這樣有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，為加快檔案信息化建設的進程，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。對于檔案的信息化應用系統，要充分利用辦案軟件全區推廣的契機，進一步做好需求調研工作，積極探索出基層院業務檔案信息化的新路。

3.3 規范流程，強化服務

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化，對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務做起，充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。

3.4 多方籌措，加強保障

1.機制保障。要將檔案信息化作為院信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業務建設的重要內容，處長負第一責任，各方齊抓共管，共同推進。

2.經費保障。要積極爭取區財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年院信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩定、持續的發展。

3.人才保障。可充分利用 “人才高地”和實行分類管理的優勢，適時引進檔案專業人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。