教學檔案管理存在的問題及其對策

教學檔案是學校檔案的主體部分。教學檔案的完善與否，對于開展教學研究，搞好教學改革，提高教學質量，總結教學經驗起著重要作用。筆者認為，教育系統(tǒng)的檔案管理，雖然取得一定成績，但有些學校的教學檔案管理仍然存在著一些問題。

1 教學檔案管理存在的問題

1.1 教學檔案不完整

一所學校比較完整的教學檔案應該包括：開設專業(yè)可行性方案、教學計劃、教學進度、教學研究、實訓教學、教學質量分析、教學總結、教案、考試題庫、考試成績以及學籍管理、學生教育管理、學生變動情況統(tǒng)計、新入學生和畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生反饋等方面的內容。據(jù)了解，目前各類學校教學檔案的收集整理，都不同程度存在以下問題。

1.該形成的文件沒有形成。按經驗隨意上課已成為某些“老”教師的習慣，覺得沒有必要編寫課目新課標、擬寫教學進度、編寫教案、教材分析等教學文件；學期教學總結時，往往是開個會，大致談一談，作作簡單的記錄；對新開辦專業(yè)，在師資、場地、設備等辦學條件論證方面，常常是幾個領導坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報告；畢業(yè)實習材料，實訓教學管理方面材料很多都沒有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無法歸檔。

2.文件在運行中流失。上級機關的批復、招生、表彰決定、教育教學管理等文件，往往在業(yè)務部門辦理的過程中，傳來傳去傳丟了。如學校領導或處室主任收到或開會帶回的文件材料：規(guī)范學籍材料、實施素質教育督導評估報告、校園安全管理、教學質量目標考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒有及時歸檔，最后材料丟失。

3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學術上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會議材料、教師參加教學研討會、交流會帶回的材料，多數(shù)留在個人手中沒有歸檔。如教師為了出一份質量較高的試卷，認真研究新課標，鉆研教材，花了很多時間，等學生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無法補救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過程中，教師為了促進課標新理念與教學實踐的結合，補充了很多典型案例，這樣的教案對今后很有利用價值。可教師檔案意識不強，不肯交檔案室存檔，時間一久當廢紙?zhí)幚怼?/p>

4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。

5、學生殘留檔案未歸檔。學生的檔案是隨著升學時，被錄取學校提著的。但有一部分學生沒能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學校，等需要時再提著。可有的學校沒把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時間一久，學生又沒來拿，就處理了，造成有的學生拿不到檔案，不能提職提薪。

1.2 教學檔案不準確

1.有的教師制定的教學計劃、教學進度純粹是為了應付上級領導和教務部門的檢查，在實際教學過程中根本不按原計劃、進度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計劃既不準確也不真實。如以往“傳授型”教師已遠遠不能適應課改的需要，課改需要的是“研究型學者式”的教師。教師是在教學實踐中不斷成長成才的。如果教師在教學過程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標強調的上下結合，強調問題從實踐中來，在實踐中研究，在實踐中解決，在實踐中提升相脫離。

2.教學計劃和教學進度一般只是預設而已，在教學實施過程中往往還需考慮到專業(yè)特點與學生素質等問題，對計劃、進度進行調整、修改、補充，但往往沒有把這些變化情況記錄下來，或記錄不詳，最后無法提供利用。

3.教學管理及學生管理方面的臺帳記錄沒有建立或做得不認真。如學生基本情況統(tǒng)計，對學生獎懲、成績、評語記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄。這些材料往往要等到學校評估或上級檢查時，才匆忙進行“補課”，這種應付檢查補做的記錄，往往與實際情況不相符合，提供不了真實的價值。

1.3 載體材料不規(guī)范

1.教師在編寫教案、授課計劃、撰寫總結、填寫學生成績、學生名冊、學籍評語等材料時，常常用復寫紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學籍評語上記載著林XX學生在校年年都是班干部、三好生、成績優(yōu)秀，尊紀守法等等。若干年后，這位學生成了才，回母校想看看當年自已在校情況，可提供的是一份當年用圓珠筆書寫的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。

2.表格和表冊不統(tǒng)一，制作材料五花八門，既影響案卷質量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫、有的表格豎著寫。

2 加強教學檔案的管理工作

2.1 提高認識

加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識，是解決教學檔案完整性與準確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識最為重要。

教師是教學活動的指導者和組織者，在教學中占主導地位。大量的教學文件形成于教師手中，是他們長期積累，甚至耗費畢生精力與心血的結晶，珍愛有加，自我保存得相當好，舍不得交出來，這是完全可以理解的。因此，對教師要做深入細致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學檔案的重要性以及教學檔案流失所造成的巨大損失，通過宣傳，讓他們明白檔案資源是一項社會財富，每個公民都有保護的義務與利用的權利，使之認識到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門，才能得到最安全的保存。同時，要讓他們認識到，建立教學檔案是做好學校管理工作的一項基本要求，是學校尊重知識，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動成果作為學校歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去，是學校對教師關懷和尊重。

2.2 超前控制，嚴格審核

教學檔案是由教學活動中形成的文件材料轉化而來，沒有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無水之渠”，缺乏物質基礎，因此，只有對文件材料形成進行超前控制，對檔案收集進行嚴格審核，才能確保教學檔案的完整、準確。

1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。

教務處（室）和政教處（室）是重要的教學督導和學生安全管理部門，所有的教學文件均在這里形成。因此，這兩個部門應克服重教育教學、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學文件的形成、收集工作納入教育教學管理之中，依靠管理來規(guī)范教學文件材料的形成并轉化為檔案。學校檔案部門應在每學期初，將《歸檔通知書》發(fā)放到這兩個處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導。教務處重點抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學科教學計劃、教學進度、教材要收集匯總，審查修改報校領導核定簽發(fā)、交付打印成冊，然后將定稿和原稿歸檔。同時，對尚不會編寫教學計劃、進度的“老”教師，進行幫助、指導。第二，定期開展教案、論文評比活動，既活躍學術氣氛，交流教學經驗，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計劃、進度的執(zhí)行與變化情況，及時找出“失真”部分，責成有關人員修訂、補充、歸檔。第四，抓好各學科考試內容（包括空白試卷、標準卷、質量分析、考試成績等）與教學總結形成文件的收集歸檔。第五，建立學生基本情況登記、學籍變動登記、獎懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎成果等材料要有通報文件，個人獎狀要有復印件及聲像材料，針對學籍檔案形成周期長，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點，要注重不間斷的積累，待學生畢業(yè)時歸檔。政教處（室）應將學生在校內外的學習和活動中，如加強學生安全教育，請校外輔導員進行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時收集歸檔， 為使教學檔案管理規(guī)范化和標準化，確保檔案質量，有關部門應根據(jù)教學檔案材料的結構與內容，設計制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關人員使用。

2.嚴把材料審核關

統(tǒng)一規(guī)定教學材料的的收集時間，根據(jù)學校工作周期的特點，教學材料一般一學期一匯總，一學年一歸檔，教學方面的材料交由教務處匯總，學生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時要“三看”：一看檔案材料項目是否齊全、完整，內容是否填寫清楚；二看字跡、紙質材料是否符合標準；三看材料內容與實際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時采取措施，責任糾正，及時排除材料中的“水分”和“雜質”，確保檔案材料的準確性。同時，要明確規(guī)定未經審核認可的材料不能歸檔。

2.3 建立與完善考核及獎勵機制

學校檔案人員要切實負起責任，認真負責地將本校形成的教學文件、材料及時收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學文件、材料的散失。學校要把檔案管理納入學校工作的年度考核。各部門及有關人員檔案工作做得好壞，均由學校檔案室負責考核，根據(jù)年度歸檔率予以評分，報學校領導，做為年度考核的一項依據(jù)。（1）鼓勵教師有計劃地編寫教材，對于優(yōu)秀的材料應給予適當?shù)莫剟睿唬?）獎勵教學文件形成完整、準確又執(zhí)行好的教師和教學人員；（3）獎勵教師上交個人在非職務活動中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎勵工作認真負責并取得成績的檔案員。

總之，把教學活動中形成的能夠反映教學質量、教學管理、教學措施、教學研究、教學總結及教師教學水平等文件材料，齊全完整的收集起來，規(guī)范化的整理好，科學的管理好，為教學管理服務，是檔案法律法規(guī)的基本要求，是提高教學水平的基本需要，也是教職員工應盡的基本職責。

作者簡介

柯秀娥（1961-），女，漢族，福建省永安市人，本科，副研究館員，從事檔案工作。