淺議如何有效提高檔案管理科學(xué)化水平

古罡輝

摘 要：目前我國(guó)正處于快速發(fā)展的信息社會(huì)中，檔案作為記載信息的主要載體，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理是各組織和單位發(fā)展的必要手段。提高檔案管理的科學(xué)化水平不僅能推動(dòng)檔案管理制度的不斷完善，還能提升我國(guó)的文化軟實(shí)力。為此，本文首先闡述了提高檔案管理科學(xué)化水平對(duì)于增強(qiáng)我國(guó)文化綜合實(shí)力、促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要作用，其次從明確管理目標(biāo)、改變管理理念、提高管理人員的素質(zhì)、進(jìn)行檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和改變管理方式等六個(gè)方面論述了提高檔案管理科學(xué)化水平的有效方法，希望能對(duì)檔案管理有所幫助，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；管理人員

檔案就是已經(jīng)形成的歷史記錄，它充分地保留了文件的原始性和記錄性特點(diǎn)。檔案管理就是對(duì)各種類型的檔案表現(xiàn)形式和信息進(jìn)行整合，并為檔案信息的需求者提供服務(wù)。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的管理工作被賦予了新的責(zé)任，對(duì)管理人員提出了更高的要求，所以為了提高檔案管理的效率，就有必要提高檔案管理科學(xué)化的水平。同時(shí)，檔案利用效率的提高，檔案價(jià)值得到最大化利用都有賴于檔案管理水平的提高。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的重要作用

1.1 有助于提升我國(guó)文化的綜合實(shí)力

中華民族傳統(tǒng)的優(yōu)秀文化都能在檔案中得到體現(xiàn)，我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等文化的發(fā)展都能在原始的檔案中找到記載，具有較高的說(shuō)服力和可靠性。可以說(shuō)，檔案就是我國(guó)優(yōu)秀文化的集中體現(xiàn)，也是我國(guó)文化綜合實(shí)力的重要組成部分。提高檔案管理科學(xué)化的水平，不僅能充分發(fā)揮檔案的作用，還能利用檔案中對(duì)歷史的記載來(lái)指引未來(lái)的發(fā)展方向，最大限度的發(fā)揮檔案中的文化價(jià)值，體現(xiàn)出它的文化魅力，并提升我國(guó)文化的綜合實(shí)力。

1.2 能推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

雖然我國(guó)的檔案管理事業(yè)一直在不斷地進(jìn)步和發(fā)展，但是在當(dāng)今的信息時(shí)代之下，檔案管理仍然存在很多問(wèn)題，阻礙著檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。提高檔案管理的科學(xué)化水平，能不斷促使管理人員提高自身的專業(yè)技能和素質(zhì)，還能促使檔案管理制度的不斷完善，提高利用信息的能力。只有這樣，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展。

1.3 能順應(yīng)信息化發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)

現(xiàn)階段，新的信息技術(shù)不斷地被運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)行業(yè)中，檔案管理事業(yè)也不例外。提高檔案管理科學(xué)化的水平，能促使檔案管理向系統(tǒng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，還能創(chuàng)新檔案管理的形式，改良檔案搜集、檢索和傳播的方式。同時(shí)，提高檔案管理的科學(xué)化水平也是現(xiàn)今信息時(shí)代的趨勢(shì)，只有順應(yīng)時(shí)代大流，檔案事業(yè)才能不被歷史洪流湮沒(méi)。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效方法

2.1 明確檔案管理的目標(biāo)

要提高檔案管理的科學(xué)化水平，首先必須要明確檔案管理的目標(biāo)，即為社會(huì)的中心工作提供服務(wù)。它服務(wù)的對(duì)象包括黨和政府、社會(huì)和廣大的人民群眾。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要積極貫徹黨的路線、方針和政策，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的具體要求，從全局的角度出發(fā)，不斷增強(qiáng)檔案管理的政治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，把握檔案管理工作的重點(diǎn)，為社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.2 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)理論，吸收先進(jìn)的管理理念

要想提高我國(guó)檔案管理事業(yè)的科學(xué)化水平，就要從根本上改變?cè)械臋n案管理方式，借鑒其他國(guó)家的先進(jìn)思想，樹(shù)立符合我國(guó)國(guó)情發(fā)展的檔案管理理念。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平地提高，首先就要求檔案的管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，提高管理人員的服務(wù)意識(shí)。其次，還需要檔案管理人員正確深入地了解當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)信息的需求，并針對(duì)社會(huì)需求做好信息的搜集、整理工作。在對(duì)信息進(jìn)行搜集和整理的過(guò)程中，管理人員必須保障信息的完整性，一個(gè)信息殘缺的檔案是沒(méi)有辦法體現(xiàn)出它的價(jià)值的。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是提高檔案管理科學(xué)化水平的前提條件，因?yàn)闄n案管理水平的提高必須要以“人”為基礎(chǔ)，只有相關(guān)人員擁有檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，才能不斷完善檔案管理的人才儲(chǔ)備，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的水平。具體來(lái)說(shuō)，可以從如下兩個(gè)方面來(lái)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

1、培養(yǎng)他們的管理意識(shí)

對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化地管理要求管理人員不僅要具備較高的專業(yè)技能，還要具備先進(jìn)的管理理念。所以要根據(jù)管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性地培訓(xùn)，讓他們加強(qiáng)對(duì)自己工作范圍內(nèi)相關(guān)法律法規(guī)的了解，在提高他們業(yè)務(wù)水平的同時(shí)提高他們科學(xué)管理檔案的意識(shí)。

2、培養(yǎng)他們的專業(yè)能力

因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，所以檔案數(shù)量也隨之增多，這就增加了檔案管理的工作量。另外，隨著電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的難度也隨之加大，這就提高了對(duì)管理人員的技術(shù)要求。所以，要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，就要采用現(xiàn)代化的管理方式，培養(yǎng)他們管理現(xiàn)代化檔案的能力。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)

這是提高檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)首先要求對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，然后嚴(yán)格遵守檔案審批和歸檔的程序，最后對(duì)檔案進(jìn)行合理的安排，對(duì)短時(shí)間內(nèi)會(huì)變動(dòng)的人事檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案的專業(yè)管理。加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)首先就要搞好相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，然后再硬件基礎(chǔ)之上加強(qiáng)軟件建設(shè)，為檔案管理提供技術(shù)支持。

進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的建設(shè)能規(guī)范檔案的管理體制，規(guī)范檔案管理過(guò)程，提高管理人員的信息處理能力，是提高管理科學(xué)化水平的有效措施，也是檔案管理發(fā)展中必不可少的階段。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各種高新技術(shù)紛紛被運(yùn)用到社會(huì)的各行各業(yè)，傳統(tǒng)的書(shū)本式的檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理的需求了，阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。為了改變這一現(xiàn)狀，提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，為現(xiàn)代化的檔案管理提供能滿足社會(huì)需求的科技工具，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)等。從檔案管理的角度來(lái)說(shuō)，技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理科學(xué)化水平的突破口，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代化的先進(jìn)工具不僅能提高檔案管理的效率，還能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。另外，實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，還能不斷加深對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，宣傳檔案管理文化，使檔案事業(yè)上升到一個(gè)新的高度。

2.6 不斷創(chuàng)新檔案管理方式

隨著我國(guó)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，人們也越來(lái)越意識(shí)到檔案的重要性，因此檔案在社會(huì)中的運(yùn)用范圍也越來(lái)越廣泛了，使得需要檔案服務(wù)的范圍也越來(lái)越廣，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)的需求了。在這種形式下，檔案管理就不能單一地局限在檔案管理部門(mén)中，必須要將原來(lái)由管理人員進(jìn)行資料簡(jiǎn)單地提供的角色轉(zhuǎn)變?yōu)樽稍冋摺n案管理人員必須要熟練地掌握檔案管理的所有業(yè)務(wù)，熟知檔案管理的流程，以應(yīng)對(duì)工作量和咨詢?nèi)藬?shù)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平的提高，就要從明確管理目標(biāo)、改變管理理念、提高管理人員的素質(zhì)、進(jìn)行檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和改變管理方式等方面開(kāi)始，全方位地提高檔案管理的科學(xué)化水平，不斷促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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