辦公室綜合管理的若干實踐思考

摘 要： 辦公室作為一個單位的綜合辦事機構和管理部門，是溝通上下、聯系左右、聯結內外，保證各項管理工作正常運轉的樞紐，是一個單位的信息中心、參謀總部和后勤基地。提高辦公室的綜合管理水平，能夠有效地促進辦公室的工作效率，保證集體利益。本文主要針對辦公室的綜合管理提出若干實踐思考。

關鍵詞： 辦公室 綜合管理

一、 前言

作為單位的樞紐，辦公室起著承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障作用，對單位的內外銜接和正常運轉有著重要影響。辦公室管理水平不僅反映出領導者的決策能力，還決定著機關單位的辦事效率及服務質量。因此，辦公室綜合管理效能的高低成為決定辦公室工作水平和工作效率的關鍵。

“上級、下級、同一級，級級來找；大事、小事、麻煩事，事事纏身。”辦公室工作具有特殊性和重要性，它不僅是領導們的綜合辦事機構，也是溝通、聯系和協調領導與部門之間、部門與部門之間、員工與員工之間的橋梁和紐帶，關系著全局工作能否順利、各方面溝通和聯系是否流暢，關系著各個部門的辦事效率和服務質量。因此，辦公室工作人員要緊緊圍繞“搞好政務，做好會務，管理事務，做好服務”的中心工作，既要當好“參謀長”，又要當好“事務長”。

[HTH]二、 如何加強辦公室綜合管理

1 創建和諧的辦公室工作環境，建立良好辦公室文化

和諧融洽的辦公室工作環境不僅有利于個人的自由發展，而且能使同事之間緊密配合，形成合力，促進辦事效率的提高。要管理好一個辦公室，使其保持健康高效運作，首先要和諧內部成員關系。假如辦公室內部成員不和，彼此勾心斗角，爭權奪利，必然會造成工作的懈怠，導致效率低下。因此，作為辦公室的領導者，要及時了解辦公室成員情況，調和其工作矛盾，塑造一個和諧融洽的辦公室工作環境。辦公室成員之間要相互尊重，相互溝通，學會換位思考，做到“三分三合”：職能上分，思想上合；工作上分，目標上合；責任上分，決策上合。還應該互相寬容，互相關心，在工作相處中加強合作默契，共同營造和諧的辦公環境。

同時，要建立良好的辦公室文化，包括辦公室價值觀念、道德規范、文明公約等。良好的辦公室文化可以增強辦公室的凝聚力和向心力，激勵員工開拓創新、建功立業的斗志，對員工起著內在的約束作用，促進辦公室工作效率和質量的提升。

2 將辦公室管理制度化、程序化和自動化，提高科學化、精細化管理能力

首先，辦公室管理要制度化。辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、機要保密、車輛管理、后勤管理、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。因此，為了確保辦公室各項工作有章可循、規范有序，提高辦事效率

三、駕校教學管理制度的內容

1教學管理制度

（1）理論教學嚴格執行教學計劃和教學大綱。

（2）實習教學嚴格執行教練計劃和教練路線。

（3）校長要每周上線一次，教務校長每周上線三次，檢查學員的操作水平，組織紀律，安全情況，指導教學工作。

（4）教練組可以根據需要不定期召集學員座談會，了解情況，吸取意見，改進工作。

（5）教練員要做好訓練記錄，以作為對教練員平時的檢查考核依據。

（6）主教練應每期結束前做好本期教練工作總結，并提出下期訓練計劃，報教務科審批。

（7）為保證培訓質量，理論課，實際操作課均實行定期考核、定期考核，并分別情況，具體輔導。

2計算機教學管理制度

（1）納入教學計劃的課程，全部采用多媒體教學。

（2）教師的教學課件須不斷提煉內容和遴選媒體，提高課件質量，充分發揮多媒體教學設備的作用。盡量使用全國統一的教學軟件。

（3）任課教師必須提前20分種進多媒體教室，進行教學課件的殺毒和測試。

（4）初次使用多媒體教室的教師、或較為復雜的教學課件，須與教育技術人員聯系，提前一天到多媒體教室進行測試。避免多媒體教學設備操作困難或教學課件打不開。

（5）教師須認真填寫多媒體教室使用登記簿，在多媒體教學中只操作滿足自己教學使用的功能鍵，嚴禁觸動計算機的程序，按時下課。

（6）教育技術服務生為教師開啟、關閉多媒體教學設備，保持多媒體教學設備的清潔衛生，出現教學故障及時與教育技術人員聯系。其他學生不允許觸動多媒體教學設備。

（7）教育技術人員要定期檢查電路，測試投影機的亮度、定期重裝計算機程序，清殺病毒等維護工作，全力保證所有多媒體教學設備的正常運行。

（8）多媒體教室的調用歸教務處，未納入教學計劃的多媒體教學或講座，需與教務處聯系。教育技術中心接教務處文字通知后提供多媒體教學服務。

（9）為提高多媒體教學的服務質量，教育技術中心隨時歡迎全院教師和學生提出寶貴的意見和建議。

（10）微機管理員必須具有計算機專業大專以上學歷或國家計算機考試二級資格證書資格。

（11）微機實行專機專用，辦公用機負責各種文件的整理和打印，結業學員數據庫用機負責整理和儲存電子檔案，計時機負責在訓學員的學時記錄、儲存，多媒體機負責教學。

（12）微機實行每機掛鎖，負責到專人，不得他用，防止資料流失。

（13）建立每一階段科目與內容相輔的試題庫，便于模擬考試、總結教學經驗。

[FL）]

[FL（K2]就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規章制度，如文件辦理流程控制制度、完善制度文件程序制度、公務用車管理制度、印章管理制度、物資采購保管制度等。要健全從政務服務到事務管理，從外部協調到內部運轉等辦公室各方面的工作制度，避免出現管理真空。將辦公室的各項辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循、有法可依。同時，要進一步完善督促檢查制度，提高執行力。制度要力求配套協調，避免出現因制度打架而影響執行效果。對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善高校的制度體系。通過實行制度化管理，能夠使辦公室工作有條不紊進行，促進辦公室工作科學化、精細化的管理。

其次，辦公室管理要程序化。推進辦公室工作科學化、精細化管理的前提是要建立科學簡約、清晰明了的工作流程。因此，要借鑒現代管理學理論，依據職能分解科學設計流程，健全優化辦公室工作流程的秘訣在于精簡程序、清理環節、分清責任、明確標準。要根據辦公室職能逐項建立和優化辦公室各項工作流程，如建立信息調研、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、機關財務、信訪處理、網站管理等各方面工作的具體流程。各項工作都依照既定流程運行，才能做到有條不紊、高效有序。輔助決策是辦公室的核心職能，因此在設計流程的環節時要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，在決策前進行深入調查研究，在決策中給出真實可靠的決策建議，在決策后加強宣傳、督查和反饋。在流程設計中要做到目標明確，環節清晰，形成上下互動、左右聯動、環環相扣的有機鏈條，努力實現各環節間的“無縫銜接”，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少差錯。

最后，辦公室管理要自動化。隨著科技的發展和網絡的便捷，辦公自動化逐步興起，并為信息的收集和傳遞、文件的處理等各項工作提供了良好的前提條件。要依托先進的信息技術手段支持，充分利用現代技術以適應形勢發展需要，有利于降低成本，提高辦公效率。

3 定崗定責，建立健全崗責體系

建立健全崗位責任體系，要按照“定崗、定則、定標準”的要求進行。所謂“定崗”，就是要根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位。所謂“定責”，就是要明確界定崗位職責，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確、各司其職、協調配合。所謂“定標準”，就是要按照局部功能最優化、整體功能最大化的要求，將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規范，制訂詳細的“崗位操作手冊”，包括工作職責、工作目標、業務流程、工作質量、績效考核、責任追究等要素，把辦公室的工作任務分解并明確地落實到具體個人身上，實現人人有事做，事事有人管的管理目標，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，確保嚴格按照管理標準和工作規范，優質高效地完成本職工作。

同時，定崗定責能夠使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成各自承擔的任務，從而有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉的現象。

4 嚴格績效考核，建立健全監督獎罰制度

要按照獎優、治庸、罰劣的原則，積極探索推進辦公室績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。首先，要合理確定考核標準，對于程序性、易于量化的工作，盡可能設計量化指標；對于非程序性、主觀因素較強的工作，設計必要的定性評價的指標。其次，要采取科學的考核方法，堅持統一標準與分級負責相結合，堅持辦公室內部工作考核與外部服務對象評議相結合；再次，要健全考核手段，充分運用行政管理信息系統，自動選取并生成相關工作指標。對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高考核效率；最后，要強化考核結果的運用。把考核結果與獎優評先、行政問責有機結合起來，推動辦公室各項工作水平的提高。

5 提高辦公室工作人員能力，建設高素質辦公室干部隊伍

首先，要強化辦公室工作人員服務意識。辦公室是一個以服務為宗旨的辦事機構，加強服務意識是搞好辦公室工作的基點。辦公室工作人員要意識到這一點，從一點一滴小事做好服務工作，在潛移默化中貫穿辦公室工作的始終。加強服務意識，不僅僅要立足自身崗位，做好本職工作，還要做到超前服務、及時服務和優質服務。要充分發揮主觀能動性，想領導之所想，謀領導之所謀，化被動為主動，超前策劃，及早安排。同時還要強化責任意識和時效觀念，努力做到不讓領導安排的工作在自己的手上延誤，不讓要辦理的文件事項在自己的手上積壓，不讓差錯發生在自己的身上。

其次，要樹立辦公室工作人員的全局意識。辦公室工作人員在很多時候要發揮參謀助手的作用，做領導的智囊和百科全書。因此，辦公室工作人員要善于站在全局的角度和領導的高度認識問題、分析問題，才能正確領會和傳達執行領導的決策，提高參謀服務的有效性。同時，辦公室工作人員要深入基層，調查工作中的難點，及時發現不易進入領導視線的潛在性問題，時刻關注大局，提高思考問題的深度，抓住本單位的工作中心或一段時期內的工作重點，并對一些影響較大的重點工作要進行深入調查研究，這樣才能為領導進行決策提供真實可靠的依據。

最后，要提高辦公室工作人員的業務能力和道德水平。要加強對辦公室工作人員的教育和培訓，用科學理論和現代管理方法指導實踐工作。如學習借鑒零差錯管理的辦法，在辦公室工作中堅持零差錯標準，全面提高工作質量和效率。提高辦公室工作人員的文字寫作能力等業務水平，加強學習，博采眾長，善于思考，勤于實踐，提高其綜合素質。同時要使辦公室工作人員樹立良好的工作作風。辦公室工作需要默默奉獻，辦公室工作人員要甘當“人梯”和“幕后英雄”，發揚“獻身、負責、求實”的精神，老老實實做人，扎扎實實做事，甘當“無名英雄”。通過這些業務和道德上的教育培訓，把辦公室工作人員培養和打造成一支政治合格、業務精湛、作風正派、紀律嚴明的隊伍。

三、 結論

辦公室是企業的綜合性管理部門，既要參與企業經營管理，又要進行日常事務管理。雖然在辦公室的工作中，幾乎每天在做著同樣的工作，但在具體的實踐中仍存在不同的問題，需要深入研究和解決。通過建立和諧的辦公室成員關系，制定良好的監督獎罰制度，做到管理上的科學性、規范性和系統性，將管理深入人心。同時在以后的實踐中，要圍繞辦公室工作強化管理，優化服務，不斷汲取先進的經驗，切實加強自身建設，全面提高工作水平，使辦公室綜合管理水平再上新臺階。

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