淺談電子表格簡單函數(shù)在實際工作中的應用

摘 要： 在財務工作中， 經常要應用到電子表格，現(xiàn)根據(jù)多年財務經驗，淺談一下具體的各類應用

關鍵詞： 電子表格 函數(shù)應用

一、 引言

在財務工作中，微軟公司的電子表格已成為必不可少的應用軟件，越來越多的財務人員喜歡上這種易學易用的工具，靈活的運用它來提高工作效率，但大多數(shù)財務工作人員僅僅只是使用了它的一小部分功能，例如數(shù)據(jù)的簡單匯總等等。其實如果使用一點點簡單函數(shù)，那么很多需要人工處理的地方就能用函數(shù)來處理，極大的減少工作量。

二、 結合工作實際，單個函數(shù)靈活應用

在實際工作中，特別是在財務工作中，需要大量的核對數(shù)據(jù)。例如兩個電子表格這間需要將同姓名同身份證的職工兩列數(shù)據(jù)相加，而其中兩張表格中都僅僅只包含一部分職工，這主要在職工薪酬的填報上最能體現(xiàn)。那么，這個時候就需要將兩張表格結合起來做對比處理。采用的方法是使用IF函數(shù)。

IF函數(shù)說明：IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結果，因此If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。它的應用很廣泛，可以使用函數(shù) IF 對數(shù)值和公式進行條件檢測。它的語法為IF（logical_test，value_if_true，value_if_1 。其中Logical_test表示計算結果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達式。本參數(shù)可使用任何比較運算符。Value_if_true顯示在logical_test 為 TRUE 時返回的值，Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_1 logical_test 為 FALSE 時返回的值。Value_if_1 也可以是其他公式。簡言之，如果第一個參數(shù)logical_test返回的結果為真的話，則執(zhí)行第二個參數(shù)Value_if_true的結果，否則執(zhí)行第三個參數(shù)Value_if_1的結果。IF函數(shù)可以嵌套七層，用 value_if_1 及 value_if_true 參數(shù)可以構造復雜的檢測條件。

具體到兩張表格的比較操作時，采取下列操作。首先，將兩張表都按身份證號排序（如果沒身份證號請用姓名排序），排序時兩張表都同時升序或同時降序。然后，將兩張表格所需信息合并復制到一張新的表格上，再用IF函數(shù)判斷，在需要顯示判斷內容的單元格里輸入=IF（A2=C2，“OK” ，引號里的OK可以用任意字符替換。這里的A2，C2指的是需要對比的單元格，一般來說是關鍵字（姓名或身份證號碼），當兩者相等時，

最后一列相應單元格就會出現(xiàn)OK字樣，反之就會出現(xiàn)FALSE字樣。這樣當出現(xiàn)FALSE時，就意味著兩列出現(xiàn)了不匹配，這需要插入空行來調整。如下表所示，K列中不存在張三三這個人，她不享受其他津貼的補發(fā)。選中 4：L4A區(qū)域，右擊插入，注意一定要選活動單元格下移（如圖一），同樣選中 7：L7區(qū)域，右擊插入單元格，這樣才會將K列和B列匹配完全，然后將M3單元格中的公式向下拉就會將除M4和M7以外的單元格全部匹配顯示OK（如圖二）。這之后就可以將 、K、M三列刪除，最終得到其他津貼合并后的數(shù)據(jù)，當然小計欄公式需要適當更改（如圖三）。

[ P3]需要注意的是對比的兩邊數(shù)據(jù)可能一邊含有空格使之不匹配得到FALSE，這就必須在對比之前將空格替換為無。具體是在查找和替換窗口的查找內容中輸入空格，在替換為里面不填寫內容，然后選擇全部替換。[ P]

財務工作中經常會遇到小數(shù)，特別是年底許多報表都需要以萬元為單位，這就存在小數(shù)的四舍五入問題，一般而言，我們會根據(jù)需要選擇單元格格式時里的數(shù)值來調整小數(shù)位數(shù)。這樣處理的數(shù)據(jù)看起來已經四舍五入了，但實際數(shù)據(jù)未發(fā)生變化（數(shù)值只是顯示了兩位小數(shù)，實際數(shù)值還有一串未顯示的小數(shù)，可以在編輯欄里看到），當進行數(shù)據(jù)運算時就會發(fā)生數(shù)據(jù)不一致性。但是如果使用函數(shù)處理四舍五入問題，此類情況就不會發(fā)生了，簡單操作如下：例如需要四舍五入的數(shù)據(jù)在B列，選擇B1數(shù)據(jù)右邊的空白單元格C1，選擇“插入函數(shù)”中的“ROUND”函數(shù)，在“函數(shù)參數(shù)”界面中number中輸入“B1”，num_digits中輸入四舍五入的位數(shù)，點擊確定，C1中會出現(xiàn)B1四舍五入后的數(shù)據(jù)。也可以直接在B1單元格中輸入“=ROUND（B1，1 ”，C1中會出現(xiàn)B1保留一位小數(shù)后的數(shù)據(jù)。將鼠標移到C1單元格的右下角的小黑方塊上，這時鼠標就會變成一個黑色十字形，按住鼠標左鍵向下拖動，拖到B列數(shù)據(jù)結束，C列數(shù)據(jù)就為B列四舍五入后的數(shù)據(jù)，剪切C列數(shù)據(jù)，選中B列數(shù)據(jù)，點擊右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”，點擊“確定”，B列中的數(shù)據(jù)就會替換成實實在在四舍五入后的數(shù)據(jù)，這樣后面的數(shù)據(jù)運算就不會出錯。

[HTH]三、多種函數(shù)聯(lián)合運用，解決實際問題

工資表里有時需要將工資尾數(shù)進行取舍，例如工資尾數(shù)只顯示5或0（5分的保留其他尾數(shù)判斷后取舍）。那么只用round函數(shù)4舍5入就不夠用了，這樣的結果就是工資尾數(shù)是5的直接就進位了，而實例中想保留5，只要求（1，2，3，4）舍去，（6，7，8，9）進位。這里我們使用了IF函數(shù)和ROUND函數(shù)結合使用的方法，假設A1單元格中為實際數(shù)值，B1單元格中為取舍后的數(shù)值。這里引入RIGHT函數(shù)，這個函數(shù)起到了斷章取義的目的，用來文本的提取的。RIGHT是從右向左取。RIGHT（text，num_chars），第一個參數(shù)text，是文本，是你想要在那提取東西的文本，可以是一個字符串，或是一個單元格。第二個參數(shù)chars是想要提取的個數(shù)。那么RIGHT（A1，1），也就是從A1單元格的文本里，從右邊第一位開始，向左提取一位。如果這一位大于5，那么就進一位，也就是ROUND（A1，1 的值，如果A1單元格中實際數(shù)值尾數(shù)如果剛好是5，就可以直接取A1值，如果A1單元格中實際數(shù)值尾數(shù)如果小于5，那么就舍掉，舍掉后的值實際上也可以用ROUND（A1，1 的值來表示。最后用IF語句來表示則B1單元格里=IF（RIGHT（A1，1 =“5”，A1，ROUND（A1，1 ，這就是將多個函數(shù)結合使用的結果。

單個函數(shù)就象中醫(yī)里的一計藥，要多種藥材組合在一起才能稱為一付。開方的才稱為中醫(yī)，只會開單方的不叫中醫(yī)，同樣的道理，能把函數(shù)組合起來運用的才算入“函”門。至此，我們對Excel在日常工作中的應用有了大致的了解，掌握了一定的使用技巧，但這只是Excel強大的功能的冰山一角，我們只有不斷的研究和實踐，才能使它在不同的工作中被廣泛的應用。