UFO報表在財務管理中的應用

王青

UFO報表在財務管理中的應用

王青

資產負債表，損益表及現金流量表這三大報表已遠遠不能滿足管理層的信息要求，各種分析報表因不同的使用目的而產生，作為財務管理人員，如何快速準確地提供管理分析報表？由用友軟件股份有限公司開發的UFO報表可基本滿足這些要求。下面講講UFO報表的具體運用。

UFO報表；總帳函數；業務函數；方式字

一、分部門的費用明細

如，管理層需要了解各部門的2月份的管理費用明細。其中總經理室的編碼為0100;財務部為0101;人事部為0102;管理費用中的工資的編碼為660201;福利費為660202;社會統籌為660203;辦公費為660204;通訊費為660205;差旅費為660206;車輛費為660207;交際費為660208。

如果用手工或Excel取數,則浪費時間并且準確度也不高,但是如果用UFO報表則可迎刃而解。首先,打開UFO報表,新建一個UFO報表,點擊”編輯”,插入所需的行與列,點擊”數據”,設置”關鍵字”“月”,然后將上列的表格復制入UFO報表中,在第一列相應的單元格中輸入用友財務函數,擴展發生FSEX(“660201”,月,“借”,,,“0100”,,,)其中“660201”代表的是科目名稱,“月”即是關鍵字取數的期間,“借”即代表取的數為借方發生額,“0100”代表的是部門編碼,同一列往下的公式變動的只是科目編碼的變動,當第一列設定完后,選取第一列,按鼠標的右鍵,選取“替換”,在“查找”處填上已設好的部門編碼,替換成新的部門,如將總經理室的編碼“0100”變為財務部編碼“0101”,將“包含公式單元”和“選中部分單元格”勾上,并選擇“全部替換”,取可快速完成第二列公式的設定,依此類推,只要批量變動部門,即可快速完成整張表格公式的設定,設定公式后,點擊UFO報表左下格的“格式”變為“數據”,設定計算期間為2月,即可在幾秒內完成上述表格的計算。

××××年××月

以上的UFO報表是運用了用友軟件的總帳函數的發生額函數。

二、按客戶,分品種的銷售收入及銷售數量報表。按供應商,分品種的存貨出入庫金額及數量的報表。這類業務函數一般涉及到方式字,先講講方式字的概念及相關的規則等

在分銷業務函數中經常使用的方式字，是用戶用來指定其后面編碼的意義的，〈方式字〉由基本查詢方式名組成，方式名的簡寫規則[1]：

*在不引起沖突的情況下首先采用拼音首字母，其次采用英文首字母。

*“分類”加%。

*字母后面可跟1至2位數字方式字的拼寫規則[2]：

*若有一方式名采用漢字，則整個方式字必須全部采用漢字；若有一方式名采用英文，則整個方式字必須全部采用英文。

*采用漢字時，在每兩個相鄰的方式之間用逗號分開；采用英文時，中間不必分開。

*分隔逗號必須支持全角“，”，或半角“，”。

*方式名之間大小寫無關，順序無關，但方式名與其之后的編碼必須一一對應。

以下是方式名及其縮寫形式[3]：

只要掌握了這些方式字的規則及相對應的縮寫形式，我們就可以按我們的需求編寫業務函數來滿足我們的取數要求。

如管理層要按產品品種,按客戶分類的本年累計銷售收入數據:其中客戶A的編碼為01004;客戶B為01005,客戶C為01006,客戶D為01007,客戶E為01008,330ML產品的編碼為04010047,500ML產品為04010037;1500ML產品為04010027。

利用UFO報表里的銷售函數公式,即可很快完成上述表格的取數工作.<銷售函數>=<銷售函數名>(<期間>,<銷售類型編碼>,[<幣種>],[<帳套號>],[<會計年度>],[<方式字>],[<編碼>,]*)銷售收入函數名稱為”XSSR”,這里對應的方式字為兩個,一個為客戶,一個為產品,其它與銷售函數對應的內容如果是沒有的,可直接在半角狀態下用逗號分開,根據UFO報表中的銷售函數中的方式字的規定,客戶為K,產品/存貨分類為c,30表示全年，按如上規則可設定如下公式:

然后按左下角的按鈕將格式狀態改為數字狀態，取關鍵數字為所需的期間，即可得出結果。

又如存貨函數:〈存貨期初函數〉::=〈存貨期初函數名〉（〈期間>,[<帳套號>],[<會計年度>],[<方式字>],[<編碼>]*）

<存貨期初函數名>::=存貨期初數量|CHQCSL|存貨期初金額|CHQCJE|存貨期初差異|CHQCCY|

例如:下表為宇宙公司1998年001套帳的一些數據:倉庫編碼為101;存貨編碼為001;收發類別編碼為01;供應商編碼為10;部門編碼為2。

則存貨入庫數量 (1,“001”,1998,“wclgb”,“101”,“001”,“01”.“10”,“2”)=16

函數的意思是:返回001帳套1998年1月份倉庫編碼為101,存貨編碼為001,收發類別為01,供應商編碼為10,部門編碼為2的存貨入庫存數量為16。

CHRKJE (“01/05/1998”,01/10/1998,,,“wcl”,“101”,“001”,“01”)=100

函數的意思是:返回當前帳套1998年1月5日至1998年1月10日,倉庫編碼為101,存貨編碼為001,收發類別編碼為01的存貨入庫金額為100。

CHCKSL(42,“001”,,“wclgb”,“101”,“001”,“01”,“10”,“2”)=5

函數的意思是：返回001帳套1998年第二周，倉庫編碼為101，存貨編碼為001，收發類別編碼為01，供應商編碼為10，部門編碼為2的存貨出庫數量5。

存貨出庫金額（101,,1998,“wcl”,“101”,“001”,“01”）=50

函數的意思是:返回當前帳套1998年第1旬,倉庫編碼為101,存貨編碼為001,收發類別為01的存貨出庫金額為50。

當然,以上的舉例只是UFO報表運用中的冰山一角,UFO報表在財務管理中的運用遠遠不止上面所描述的,它可以完成制作表格,數據運算,圖形制作,打印等電子表的所有功能,我們在日常工作中,可根據我們的實際需求,按照UFO報表的規則,基本上都可以滿足我們的要求。

[1]、[2]、[3]用友軟件股份有限公司2011年10月出版的<>中的附3.2.9關于方式字[M].

（作者單位：大冢慎昌（廣東）飲料有限公司）