計生檔案管理存在問題及對策

馮向陽

1 計生檔案管理工作中存在的問題

1.1 計生檔案管理工作意識淡薄。在實際工作中，有許多工作人員包括一些領導干部沒有認識到計生檔案管理工作重要性，加上個別計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時現象經常發生。由于實行計劃生育“一票否決”，少數單位在計生檔案中將臨時工情況隱瞞不報，停薪留職和下崗人員生育節育情況沒有妥善管理，出現漏管漏檔、報喜不報憂現象。甚至有個別單位存在造假現象，嚴重損壞了計生檔案資料真實性。

1.2 檔案管理手段落后。當前計生檔案管理工作以手工管理為主，較少運用現代化管理手段，影響了檔案管理工作的正常開展。縣以下的基層人口計生檔案室普遍存在沒有制定嚴格的檔案管理規章制度；沒有添置必要的檔案保管設備，尤其是縣人口計生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質量低等現象，由此造成檔案資料的污損、丟失等不可挽回的損失。

1.3 人員配備不足，整體素質不高。目前人口計生部門檔案管理人員整體狀況普遍存在學歷水平、理論知識、專業素質較低等問題，信息化管理經驗不足。在人口計生部門人才培養中，重點在技術服務專業人員的素質和能力的提高和繼續教育，導致許多檔案管理人員管理水平仍停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

1.4 資金嚴重不足，技術指導缺乏。人口計生部門經費主要依靠財政撥款，經費來源中沒有檔案建設專項資金。調劑有限的辦公經費杯水車薪，不能滿足信息化工作需要。檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，缺少相關業務指導，已成為制約人口計生部門檔案信息化工作上水平主要瓶頸。

2 計生檔案工作的質量管理及對策

計劃生育檔案質量管理工作的重要性越來越受到人們的高度重視。在新時期，如何積極適應現代計劃生育檔案管理的需求，探索新型和規范化的檔案管理模式，已經擺在計劃生育管理者的面前。

2.1 檔案工作者首先要實現新的角色定位。在檔案的手工管理時代，檔案工作者主要充當著檔案保管員的角色，負責對檔案的保護、整理與提供訪問文件。但在當前的檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進行新的角色定位，努力提高自身素養，以適應新的工作環境。只有這樣，才能向社會提供高素質的檔案信息與知識服務的文件。

2.2 加強宣傳力度，提高檔案意識。要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規宣傳教育，不斷普及《檔案法》等法律法規，全面提高各級計生干部特別是鄉鎮領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性認識，不斷完善檔案工作者業務水平。依法把計生檔案管理工作列入社會主義新農村建設發展規劃，列入黨委政府重要議事日程，在人力、物力和財力等方面給予全面支持和保障。

2.3 建立檔案網絡化管理體系，實施計生檔案的分級管理。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項重要工作，具體落實責任，明確專人，加強管理，實現計生檔案工作管理系統網絡化，有效保證工作的正常運轉。要做到上下一心，共同努力。作為主導部門人口和計劃生育檔案管理領導小組，這是工作的主心骨；人口計生局各科室具體承擔著計劃生育工作各項任務，匯集著各方面資料，是關鍵；鄉鎮和行政村基層各業務部門、科室建立專兼職結合的工作小組，責任到人，形成一根根縱向線。這些縱向線要相互影響，相互作用，相互監督，相互制約，縱橫交錯，配合聯動，形成網絡。完整的領導機構、優秀的工作隊伍和強大的基層網絡，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎。

2.4 強化培訓，提高基層計生檔案工作者業務素質。培養高水平的檔案專業人才，全面提升檔案工作者素質，是檔案信息化建設的一個重要條件。各單位可以通過繼續教育形式普及信息化管理知識。采用在職培訓、在職進修、攻讀學位、脫產進修、學術研討或參觀考察等多種方式，使檔案管理人員的知識結構以及業務水平適應檔案信息化建設和發展的需要。

（作者單位：河南省人口和計劃生育科學技術研究院 來稿日期：2013-12-20）