檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略分析

段芳

摘 要：為了適應(yīng)信息化社會的發(fā)展，提升檔案信息的使用效率，本文對檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略這一問題進(jìn)行了分析。首先，對檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略進(jìn)行了理論概述；其次，介紹了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)；最后，分析論述了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的具體內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息化；創(chuàng)新

1 引言

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展將我們引入了信息化社會，對于檔案管理而言，也必須在檔案信息化背景下創(chuàng)新自身管理策略。由于在檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略，合肥市檔案館的檔案查全率由之前的36.7%提高到了現(xiàn)在的100%，檔案查準(zhǔn)率也由之前的13.7%提高到現(xiàn)在的100%，檔案查找的平均時長也有原來的5分鐘降低為了現(xiàn)在的不足1秒鐘，可以說，在檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略，能夠有效的提高檔案信息的使用效率，降低檔案信息的使用成本，進(jìn)而催生出巨大的經(jīng)濟(jì)和社會效益。因此，有必要對檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略這一問題進(jìn)行具體的分析。

2 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的理論概述

隨著信息化技術(shù)在全世界的日益推廣，全球目前已經(jīng)步入了一個信息化社會的發(fā)展階段，在檔案管理中也是如此，檔案管理也已經(jīng)進(jìn)入了信息化階段。所謂的檔案信息化就是將現(xiàn)代化的信息科技應(yīng)用于在原本采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行的檔案管理活動中去，以實現(xiàn)從管理模式上對于檔案管理過程進(jìn)行優(yōu)化，將檔案管理的重心從檔案實體轉(zhuǎn)移到檔案信息上去，以實現(xiàn)在信息化社會中，更高效率更持久的對檔案資源進(jìn)行管理，更好的為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。簡單概括，就是指在信息化社會的背景條件下，采用信息化的方式對檔案管理進(jìn)行搜集整理和開發(fā)利用，并最終也依靠信息化的方式來服務(wù)用戶的檔案管理全過程。因此，必須要在檔案信息化背景下，必須要創(chuàng)新檔案的管理策略，以便于檔案信息化進(jìn)程能夠順利推進(jìn)，檔案的價值和作用能更加充分的得到利用，更好的促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展。

3 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)

3.1 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的信息技術(shù)基礎(chǔ)

第三次科技革命帶來了電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化的發(fā)展也必須以計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)手段為基礎(chǔ)才能夠發(fā)展起來。隨著我國經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，對于信息技術(shù)的重視程度也日益提升，不僅計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)、檢索技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等都為檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)，便于社會對檔案資料的查閱與使用。

3.2 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的社會環(huán)境基礎(chǔ)

信息化已經(jīng)充斥在我們的生活之中，網(wǎng)上訂餐、網(wǎng)上訂票、網(wǎng)上購物、網(wǎng)上娛樂，可以說，我們生活中的衣食住行已經(jīng)處處離不開信息化。因此，檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略，目前已經(jīng)具備相當(dāng)廣泛的社會環(huán)境基礎(chǔ)，人們已經(jīng)日益意識到信息化所帶給我們的好處。因此，在良好的社會環(huán)境基礎(chǔ)下，檔案信息化能夠真正提高檔案資源的共享范圍，實現(xiàn)全社會范圍內(nèi)的信息高效溝通機(jī)制。

3.3 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的人才培育基礎(chǔ)

在信息化的時代背景下，我國的檔案管理人才培育體系也逐漸變革，在高等學(xué)校的學(xué)科體系中，檔案學(xué)學(xué)科已經(jīng)逐漸并入信息資源學(xué)院里，并且學(xué)界也普遍認(rèn)可檔案學(xué)是信息資源學(xué)的一個重要的組成部分，在對檔案管理人才的培育中也逐漸重視對于計算機(jī)技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案學(xué)知識的綜合培養(yǎng)。可以說，我國目前已經(jīng)培育出了一大批具備專業(yè)知識和信息化素質(zhì)的檔案管理綜合性人才，為檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略，提供了堅實的人才培育基礎(chǔ)。

3.4 檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略的相關(guān)政策基礎(chǔ)

政府和有關(guān)部門近些年來出臺了諸如《信息化社會建設(shè)條例》等一系列的普及和推廣信息化技術(shù)手段的政策；特別在檔案管理方面，也相繼出臺了一些法規(guī)條例，促進(jìn)在檔案管理中不斷的創(chuàng)新和變革，將信息化技術(shù)應(yīng)用于其中，實現(xiàn)檔案信息化。國家直屬的一些檔案部門也率先以身作則，積極推廣檔案信息化，不斷開發(fā)和創(chuàng)新管理策略，取得了明顯的信息查閱效率和管理效率提高，為檔案信息化背景下創(chuàng)新管理策略奠定了充分的政策基礎(chǔ)。

4 檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的具體內(nèi)容

4.1 檔案信息化背景下的管理理念創(chuàng)新

想要在信息化時代真正做好檔案管理工作，就必須首先要創(chuàng)新管理理念。要調(diào)整自身的管理理念，適應(yīng)檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理。要始終以提高檔案的信息利用效率為首要目標(biāo)，時刻都要保證檔案的規(guī)范化和開放化。特別是，要注意隨著信息時代流動性和開放性的增強(qiáng)，必須要時刻保證重要檔案信息的安全性。創(chuàng)新信息化背景下檔案管理的管理理念，注重開放性、規(guī)范性以及安全性理念意識的提升。

4.2 檔案信息化背景下的管理技術(shù)創(chuàng)新

檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略就離不開檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。一方面，專門的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息化背景下的工作的實際狀況，不斷的學(xué)習(xí)新的便捷的信息管理技術(shù)，并將其有針對性的運用與檔案管理工作中去；另一方面，檔案信息化背景下的管理技術(shù)創(chuàng)新必須也有大量的管理技術(shù)理論知識作為基礎(chǔ)，才能夠更好的對檔案更好的進(jìn)行信息化的創(chuàng)新管理，為檔案的管理技術(shù)管理創(chuàng)新做好充分的鋪墊。

4.3 檔案信息化背景下的管理手段創(chuàng)新

首先，就要充分利用信息化時代的特色優(yōu)勢，為檔案檔案館建立專門的網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)來更加便捷的提供檔案信息查閱與使用的服務(wù)；其次，通過網(wǎng)絡(luò)來建立文件自動上傳的工作窗口，力求做到收集檔案資料的及時性規(guī)范性和便捷性，并以統(tǒng)一的格式在專門的檔案管理信息服務(wù)器上歸檔；最后，要結(jié)合檔案信息化的發(fā)展形勢，建立專門的檔案信息化數(shù)據(jù)庫，信息化的檔案數(shù)據(jù)管理中心統(tǒng)一管理各項檔案信息，既能夠保證檔案服務(wù)的覆蓋范圍，又能夠充實檔案管理的內(nèi)容以及提高檔案利用服務(wù)的效率。

5 結(jié)論

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理事業(yè)也面臨著新的發(fā)展機(jī)會與巨大挑戰(zhàn)。據(jù)此，本文主要對檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略這一問題進(jìn)行了分析。首先，對檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略進(jìn)行了理論概述；其次，從信息技術(shù)基礎(chǔ)、社會環(huán)境基礎(chǔ)、人才培育基礎(chǔ)以及相關(guān)政策基礎(chǔ)四個方面來具體的介紹了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的基礎(chǔ)；最后，從管理理念創(chuàng)新、管理技術(shù)創(chuàng)新以及管理手段創(chuàng)新三個方面具體介紹了檔案信息化背景下的創(chuàng)新管理策略的具體內(nèi)容。受時間、本人的知識儲備以及研究能力等客觀因素的限制，本文仍然存在一些分析的不夠透徹的地方。在今后的學(xué)習(xí)與工作中，我必將在繼續(xù)完善充實自己知識體系的同時，更加注重同客觀實際的相結(jié)合。

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