運用PDCA循環完善衛生專業技術人員個人技術考評檔案管理機制

劉 霞，黃光耀，袁美容，楊 井（重慶市腫瘤醫院：.檔案室；.人力資源部，重慶 400038）

衛生專業技術人員個人技術考評檔案是醫務人員在長期醫療實踐和科研活動中形成的有關專業學習、工作經歷、業務技能、學術水平、科研成果、醫德醫風、培訓考核等信息，記錄醫務人員的業務水平發展過程。一方面能為醫院的診療服務、科研項目建設提供參考，另一方面也可以有效地促進衛生專業技術人員個人職業生涯的發展。因此，越來越多的醫院開始予以重視。如何建立、完善衛生專業技術人員個人技術考評檔案體系成為各大醫院亟待解決的問題。

1 管理現狀

重慶市腫瘤醫院（下稱本院）創建于1943年，是一所集醫療、教學、科研、預防為一體的國家三級甲等腫瘤醫院。醫院設了專門的檔案室，占地150平方米。醫院領導十分重視衛生專業技術人員個人技術考評檔案的建設。從2013年上半年開始，由人力資源部和檔案室牽頭，各業務部門和臨床科室參與協作，為全院1 300 余名衛生專業技術人員建立專門的個人技術考評檔案，收集學歷、執業、職稱、高風險技術授權、醫德醫風、進修培訓、年度考核等信息。本院實行院、科兩級管理。院級檔案由檔案室負責，留存《重慶市腫瘤醫院衛生專業技術人員個人技術考評檔案》（主要包含學歷、執業、職稱、高風險技術授權、醫德醫風、進修培訓、年度考核等信息）和相關資質復印件。科級檔案由所在科室負責，留存《重慶市腫瘤醫院衛生專業技術人員資質審核評估表》（主要是記錄科室每年6、12月對衛生專業技術人員進行考核的情況）和相關資質復印件。檔案室負責科級檔案的指導和監督。

2 存在問題

為完善衛生專業技術人員個人技術考評檔案體系建設，醫院于2013年下半年開展了細致的調研和抽查，發現實際管理中存在以下問題：

2.1 檔案管理方式缺乏規范 檔案管理是一項長期工作，要責任到人并且各級嚴格把關，還須建立相應的考核管理制度［1］。沒有制度的指引，檔案管理的規范性和效率都缺乏保障。在檢查過程中，筆者發現不少科室對于個人技術考評檔案的內容、作用、體系沒有系統認識，對于管理的方式、流程、職責等沒有完整概念，從而降低了管理的質量。例如有的科室未做到一人一檔；有的科室沒有序號、目錄和相應標注，不便于查找；有的科室沒有指定專人負責；有的科室采取的是醫、護分開的管理方式，但是沒有充分溝通、協調，導致資料有缺漏。

2.2 資質材料信息未盡一致 衛生專業技術人員個人技術考評檔案涉及的人員眾多，資料繁雜。如果沒有加以細致的核對和整理，很容易導致搜集的信息不全或者錯誤的情況：例如學歷是本科的，只提交大專學歷證書復印件；職稱是主治醫師的，只提供醫師職稱證書復印件。如果工作人員將錯誤信息較多的資料作為基礎信息，將會導致檔案的應用達不到預期的效果，甚至背道而馳。

2.3 管理人員素質水平不高 檔案管理人員是衛生專業技術人員個人技術考評檔案的直接操作者，他們的能力和素質關系著檔案的質量。雖然醫院和科室領導對衛生專業技術人員個人技術考評檔案的重要性和意義做了多次強調，然而由于自身綜合素質和責任意識不盡相同，依然存在著個別人員對檔案的重要性認識不足的現象。例如某外科工作人員不注重原始材料的收集，在檢查過程中采取敷衍的態度。

2.4 檔案信息應用有待加強 檔案管理的最終目的是應用。如果只重視檔案的收集和保管，而忽視了材料的開發利用。那么檔案存放得再整齊、有序，也無法充分挖掘出其真實價值。例如有法定執業資格準入要求的崗位，如醫療、護理人員，須持執業證書上崗。對于未注冊在我院者，按要求不能獨立上崗，或不具備處方權。本文搜集了執業注冊方面的信息，但是沒有據此實施監管，從而導致管理方面存在空白。

3 改進措施

3.1 建章立制，明確檔案管理的實施規范 人力資源部和檔案室于2013年10月下旬共同制定《重慶市腫瘤醫院衛生專業人員個人技術考評檔案管理辦法》，明確適用人員、協助部門、歸檔范圍、管理方式、管理程序、注意事項等，要求科室指派專人管理，并且詳細規定將個人技術考評檔案作為年終考核、續聘解聘、崗位調整、獎懲晉升、職稱評聘、職務聘任等的重要依據和考查內容。同時，要求各相關職能部門于每年2月和8月將相關材料提供給人力資源部匯總、記錄、歸檔。

3.2 開展培訓，提升工作人員的專業素質 工作人員的素質直接影響檔案工作的質量［2］。人力資源部和檔案室于2014年2月組織培訓，系統地介紹衛生專業技術人員個人技術考評檔案的定義、作用、本院的管理現狀、存在問題和改進要求，同時強調了檔案的整理和存放方式，有助于提升檔案管理工作的執行力和規范性。

3.3 完善資質，確保檔案信息的準確完善 作為檔案材料，真實性是其重要屬性之一，因此必須重視對材料的審核，尤其是對基本信息的審核［3］。仔細核對存放的資質復印件與醫院花名冊信息，及時通知相關人員補交缺漏的資質材料。截止2014年5月28日，共更新學歷238份，更新職稱證書121份。此外，規定衛生專業技術人員取得更高層次的學歷、職稱證書，以及發表論文、完成課題、參加培訓、獲得榮譽后，需在1個月內將原件和復印件交至人力資源部和科室備案。

3.4 實施監管，促進檔案應用的科學高效 一是要求工作人員嚴格審核醫療和護理人員執業資格、注冊證書、學歷和職稱等信息，通過權威網站、電話、信函等途徑與發證機關進行核實。若發現弄虛作假的情況，則取消相應錄用和任職資格。二是深入臨床科室現場檢查未在本院注冊的醫療和護理人員的工作情況，護理人員嚴禁獨立值班，醫療人員不得開具處方。同時，要求其注冊到本院后，須在兩周內將執業注冊證書原件和復印件交至科室和人力資源部審核、備案，人力資源部憑證書發放相關福利待遇。

4 小 結

個人技術考評檔案是專業技術人員檔案的真實反映，檔案的健全和完善，反映了一個醫院管理水平的高低，對醫院可持續發展起著極其重要的作用［4］。通過持續改進，本院建立、完善了個人技術考評檔案體系，有效地追蹤和評價衛生專業技術人員的履職情況，為崗位聘用、年度考核以及職稱聘任提供依據。

醫院衛生專業技術檔案有著較強地系統性和完整性，它是把分散、零碎的信息，通過科學的思路、程序、規則和模式進行整理［5］。為提升檔案管理的科學性和實效性，本院將進一步優化流程，并著手引進醫院個人技術檔案管理信息系統，使衛生專業技術人員履職情況的監督管理邁上新的臺階。

［1］呂同琴.醫院檔案管理工作的現狀及創新探討［J］.現代養生，2013，15（6）：79－80.

［2］李春生.新形勢下檔案管理工作的發展趨勢與改革創新對策［J］.山東檔案，2013，8（3）：34－35.

［3］戴肖黎，呂汪斌，陳梅蘭.基于JCI標準的醫院專業技術檔案管理［J］.浙江檔案，2012，9（4）：56－57.

［4］覃巧裕.淺談衛生專業技術人員檔案管理工作存在的問題與對策［J］.右江民族醫學院學報，2013，11（4）：584－585.

［5］李艷.醫院衛生專業技術檔案管理與利用芻議［J］.中國醫學創新，2012，9（25）：146－147.