英文電子郵件的寫作流程及特點

屈宇清

摘 要： 電子郵件是現代辦公、商務和日常生活的重要交際媒介，英語電子郵件的寫作是大學生應該具備的基本技能。本文分析了英文電子郵件的特點，具體闡述了英文電子郵件的寫作流程和要點。

關鍵詞： 英文電子郵件 5C原則 禮貌原則 寫作流程

據麥肯錫全球研究中心2012年的一則報道：在美國，每個辦公室工作人員每年平均花費650個小時的時間，即辦公時間的28%閱讀和書寫電子郵件。實際上，在網絡日益普及的今天，電子郵件被廣泛應用于辦公系統、網絡貿易及學習和日常生活中。因此，書寫英文電子郵件不僅是學習了多年英語的中國大學生應該具備的基本學習和工作技能，更是個人在經濟全球化發展背景下加強人際交往，聯系外部世界的日常需要。

一、英文電子郵件區別于傳統書信的特點

要書寫完整、得體的英文電子郵件，首先有必要對比它與傳統英文書信的不同。首先，從功能上來說，傳統書信更具有情感交流的效果，而電子郵件則能夠更及時、快捷地傳遞各種信息。基于信息傳輸的及時性、實用性和高效性的特點，從形式上看，電子郵件相對篇幅短小，但信息量更集中，書信的格式顯得更簡單明了。電子郵件完全去掉了信頭和信內地址兩部分，通常只保留稱呼、正文、結尾語和署名部分。從語言表達來看，傳統書信為手寫，內容與作者情感的傾向和語言風格關系密切，而電子郵件，尤其是商務郵件，鑒于其時效性和處理便捷的特點，通常直入正題，言簡意賅，文面上修辭少見，語言清晰、簡潔，直指雙方要探討的問題。

二、英文電子郵件的書寫流程和要點

有人總結了英文商務電子郵件寫作的5C原則，即correctness（準確），conciseness（簡潔），complete（完整），clarity（清晰）和courtesy（禮貌）。即無論是商務電子郵件還是私人電子郵件，都要體現出信息內容的準確性，文體風格的簡潔性，格式的完整性，措辭和語意的清晰性，以及語意所傳遞出的禮貌性和合作性。以下從電子郵件的寫作流程中具體分析5c原則的應用。

完整的電子郵件包括主題、稱呼、正文、致謝、署名五個部分，有時候還有附件。主題欄的設置是電子郵件區別與傳統書信的一個細節特點，讀者能從主題欄直觀得知信件的要點，即刻對電子郵件的處理方式做出判斷。因此，在高效率工作理念的信息社會，發件者準確、清晰地書寫英文電子郵件的主題十分必要。在對準確性和簡潔性的原則需要下，英文電子郵件的主題欄中通常以名詞或者動名詞直指主題，而不用“Important”，“Hello”，“Message from x”，“Good news”等含混的表達。

禮貌原則與合作原則是寫作英文電子郵件，尤其是商務電子郵件要遵循的重要原則。依據讀信者與寫信者的個人關系和郵件內容的嚴肅程度禮貌地稱呼收信者能有效奠定全文的感情基調。在正式的電子郵件或者頭幾次給對方寫電子郵件的時候，通常要使用“Dear Mr/Mrs/Ms/Professor/Dr”等稱謂加上對方的名字，表達尊敬與合作的誠意；如果是比較熟悉的人，就可以直呼“Hello”后面再加上對方的名字。

電子郵件的正文部分通常開門見山，直入主題，例如“I am writing to enquire about ...”。為了在有限的時間和文本內明確各項信息內容，正文中的措辭要明晰、準確，盡量不使用“this thing”，“that person”之類含混不清的說法。而且，詞匯拼寫要完整、規范，不貿然使用諸如WUWT（whats up with that）之類的不常見的縮略詞和縮略句，也不要通篇使用大寫字母拼寫或者不區分大小寫，因為這樣既破壞英文寫作的基本規范，又影響讀信者對信件內容的理解。

寫信者還要設身處地考慮收件人的感情、希望和要求，即要換位思考，既表現出禮貌與誠意，又極大地提高郵件交流的有效性。在電子郵件中開門見山地感謝對方及時來信，或者贊賞對方對自己觀點的理解是很有必要和很常見的。英文電子郵件的正文部分要層次清晰，措辭準確。為此，回復郵件時要逐一回答問題，而且有必要用一個自然段集中回答一個問題，并將次級問題在段內用數字或者符號標注。同樣的，提出問題要主次分明，表達準確。如果期待對方及時回信，就要在正文結尾部分不吝言辭，表達出該想法。雖然如此，出于高效性和簡潔性的原則要求，英文電子郵件的正文部分一般不要超過三個自然段。如果內容過于龐雜，就可以使用附件。

從行文風格來說，雖然電子郵件通常會少了些細膩的情感表達，但為了從整體上傳達出語氣溫和、待人誠懇禮貌的特點，書寫英文電子郵件時要不吝使用“Please”“thank you”之類的禮貌用語。除了致謝之外，在結尾部分直接表達歉意，或者委婉表明希望對方諒解，或者對對方的諒解表示感謝都是電子郵件中十分常見的內容。電子郵件的署名部分既可以使用傳統英文信件中常用的“Yours sincere/faithfully”，“Sincerely”引入，又常以“Best regards”，“Warm regards”，“Thanks again”等傳遞給對方問候、祝愿、感激等。

在署名時，寫信者可以根據個人關系親疏和信件的正式程度簽署全名，也可以只簽名字。如果需要表明性別就要在姓名后面注明（Mr./Ms.）。如果寫信人代表的是一個組織或部門，就應在名字下一行寫上自己的職位和所屬部門。

書寫電子郵件是現代生活的基本內容，但是，電子郵件書寫能力和一個人的思維邏輯、語言水平、生活閱歷甚至性格態度都緊密相關。書寫高質量的電子郵件不僅要有較高的英語語言水平，更要凸顯電子郵件短小精悍、實用性和高效性的特點。學習書寫電子郵件需要充分的生活積累和實踐練習，這是當今大學生英語寫作練習和生活實踐的重要內容。