試論教務管理信息系統運行現狀的調查與改進

摘要：運用問卷調查法，從教務管理人員、教師、學生三個層面對塔里木大學教務管理信息系統的運行效果進行調查，目的是發現教務管理信息系統運行中存在的問題，提出改進措施，以便提高教務管理工作質量和效率。

關鍵詞：教務管理信息系統；調查問卷；模塊功能

作者簡介：楊可晗（1970-），女，甘肅白銀人，塔里木大學教務處，助理研究員；馬瓊（1968-），男，甘肅定西人，塔里木大學經濟管理學院，教授。（新疆 阿拉爾 843300）

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）05-0040-02

目前，我國很多高校已經完成了教務管理信息系統的建設工作。2006年塔里木大學引進了杭州正方公司的教務管理信息系統，基本實現教學資源的集中管理、分散操作、信息共享，促進教務管理朝著數字化、綜合化方向的發展。教務管理信息系統的運行使得教務管理工作的規范化、科學化以及現代化得到加強，大大提高了工作效率，為提高學校教務管理效率和質量、進一步促進教學管理改革發揮了積極作用。但是，經過近幾年的試用，發現該系統模塊的有些功能不適合學校的使用要求。因此，為進一步提高塔里木大學教務管理工作的科學化、規范化和自動化程度，通過采集、收集相關資料、問卷調查等方法，分析論證教務管理信息系統的運行效果，提出優化教務管理信息系統模塊的方案，對塔里木大學教務管理信息系統相關模塊的功能優化，提高學校教務管理的工作效率有重要的現實意義。

一、問卷的發放與回收

調查采用問卷調查的方法，目的是為了掌握教務管理信息系統中的系統維護、學籍管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課、成績管理、教學質量評價等模塊的運行和使用情況。根據各模塊的使用對象，我們分別設計了教師、學生、教務管理人員三種問卷，以提高樣本的代表性、增強調查的針對性、調查數據的準確性。

為了提高問卷回收率，調查由學校教務管理部門組織進行，對發放和回收問卷、問卷及數據信息的統計、數據分析等調查工作進行了細致的人員分工。本次調查按1.5%的抽樣比例進行抽樣，共發放問卷200份；其中調查問卷中學生為130份，占樣本總量65%；教師為45份，占樣本總量22.5%；教務管理人員為25份，占樣本總量12.5%?；厥諉柧?00份，問卷回收率100%；其中有效問卷192份，問卷有效率96%。調查工作保證了相當高的問卷回收率和有效率，調查數據可靠。

二、調查結果分析

問卷統計數據顯示，有93.75%的調查對象使用過教務管理信息系統中與自己工作和學習相關的模塊，僅有6.25%的調查對象沒有使用。18.23%的調查對象認為使用教務信息系統是方便的；61.98%的人認為比較方便；18.23%的人認為不太方便；1.56%的人認為很不方便。其中有88人認為系統模塊使用不存在不方便現象；其余104人認為存在部分模塊使用不方便的情況，并認為使用不方便的主要原因是系統模塊設計問題。

針對系統模塊使用中存在的主要問題的調查，36.45%的人認為模塊使用中不存在問題，有39%的人認為模塊使用過程中存在一些問題，主要是模塊功能不全，想做的工作無法完成。有85.41%的人認為教務管理信息系統使用后給學習、工作帶來更多便利，72.4%的人認為使用教務管理信息系統后提高了工作效率。調查結果表明，教務管理信息系統在促進塔里木大學教務管理規范化、自動化、高效化方面效果明顯，但在模塊使用的方便性和模塊功能的全面性上還存在一些問題。

1.學生使用系統模塊情況的調查

主要從6個方面對學生使用教務管理信息系統的情況進行調查。調查結果表明，有82%的學生認為教務管理信息系統使用后，選課、成績查詢、考試報名比以前簡化了辦事程序，節約了時間，76.8%的學生認為學籍信息比以前更透明了；有79.2%的學生認為課表查詢、教室查詢、考試查詢等模塊功能為學生的課堂學習、自習、考試提供了方便。但約有40%的學生認為學生評教模塊功能對老師改進教學工作幫助不大，說明學生評教的系統信息反饋存在問題。

在教務管理信息系統使用是否方便的學生調查中，有72.6%的人認為系統使用方便或比較方便；有27.4%的人認為系統使用不方便或很不方便，其中45.57%的人認為不方便的主要原因是網絡問題，15.78%的人認為是模塊設計問題，38.65%的人是由于沒有電腦或其他原因。

2.教師使用系統模塊情況的調查

教師的問卷調查主要是從教務管理信息系統的使用效果、模塊功能的使用和認知程度等方面進行。教務管理信息系統的使用效果方面，調查結果顯示有超過82%的教師認為系統使用后帶來了很多工作便利，比以前工作效率提高了。在系統模塊功能的使用方面，調查結果顯示，50%以上的教師使用過的系統模塊主要有學生成績登錄、教學信息查詢、課表下載、閱讀學生評教信息、教師評學等；其中，使用頻率最高的系統模塊是學生成績登錄、教學信息查詢，課表下載模塊使用頻率也較高；而對申請借用空教室模塊、教師評學模塊很少使用。在系統模塊的使用中，有37.21%的教師認為打印教學班花名冊模塊使用最不方便。在系統模塊功能的認知方面，認知程度高的是使用較多的模塊，而對教學計劃任務管理、畢業生管理等模塊知之甚少。

在對教師的問卷調查中，雖然有82.5%的人認為教務管理信息系統使用比較方便；但仍有17.5%的人認為其使用不太方便，主要原因是網絡問題和系統模塊設計問題。同時，也有部分教師認為模塊功能不全、系統管理員授權不充分、模塊太復雜等影響了教務管理信息系統的使用。

3.教務管理人員使用系統模塊情況的調查

教務管理人員的問卷調查主要從教務管理信息系統使用對工作效率的影響及其模塊使用情況兩方面進行。調查發現，教務管理人員普遍認為教務管理信息系統的使用提高了工作效率，尤其是系統的課表查詢、考試管理、學籍管理、成績查詢、教學計劃管理、成績登錄、智能排課等模塊在提高教務管理工作效率方面作用明顯。

在系統模塊使用上，被調查者認為使用頻率最高的模塊是課表查詢、學籍管理、成績查詢、成績登錄、考試管理和教學計劃管理等；其中，課表查詢、學籍管理、成績查詢、考試管理等模塊使用也最方便，這些模塊功能顯著提高教務管理效率。調查結果顯示，教學計劃管理、教師評學、教師信息及工作量統計等模塊使用最不方便，究其主要原因，有38%的人認為是由于操作程序復雜，有41.6%的人認為是由于模塊功能與學校教務管理實際情況不相符。被調查者也認為學籍管理、教學計劃管理、信息維護、學生選課等模塊的使用在一定程度上降低了工作效率，究其原因，有57.5%的人認為這些系統模塊的使用既要進行電腦操作，還要手工和書面文字工作進行建檔，因此增加了工作量，有29.2%的人認為是由于系統或網絡運行太慢造成的，另有13.3%的人認為是由于模塊操作故障，需要多次重復操作，因而降低了工作效率。

三、結論與建議

1.結論

根據上述調查結果的分析，塔里木大學教務管理信息系統使用后，在提高教務管理工作效率、提供師生學習和工作便利、促進學校教學管理規范化、科學化和自動化等方面效果顯著；但該系統的使用也存在一些問題有待進一步改進。一是系統的一些模塊功能尚未被有效利用，未發揮其作用；二是系統中個別模塊設計太復雜，操作不方便，影響其使用效率；三是局域網環境不穩定，教務管理信息系統的運行效果受較大影響；四是一些模塊功能與學校教務管理實際情況不相符。

2.建議

（1）改善局域網環境。建設一個獨立的高校教務管理信息系統需要的網絡工作信息平臺，該系統應充分體現開放式教學管理體系，在與校園網的安全機制相結合的過程中應設立綜合教務系統的防火墻，在網絡、操作系統、數據庫均應采取安全措施，保證系統的安全。系統設定客戶端使用者的權限范圍，采取完整備份和增量備份相結合的數據備份策略，當系統遭遇災難性破壞時能夠及時恢復或再現歷史數據的實時狀態。同時，學校應對網絡進行嚴密監控，由專門的維護人員進行技術保障，并提供病毒入侵預警等相應的預防措施給廣大師生用戶，達到學校整體防護的效果。

（2）改進系統模塊設計。由計算機技術人員和教務管理信息系統操作人員合作研究，探討系統模塊設計的原理，分析模塊運行操作的路徑，優化不適合學校使用的模塊功能，簡化模塊運行路徑，保證系統的完整性、安全性及有效性，實現教務信息的快速、有效的管理，提高學校教學管理的效率。

（3）組織使用系統的人員培訓。熟練掌握電腦基本操作技能，并能解決一些常見的故障和安全問題，加強計算機安全防范意識是保障教務管理信息系統良好運行的基本要求。學校應該對教務工作人員和教師進行有組織、有計劃的培訓；一是加強計算機知識及網絡安全知識培訓，提高使用計算機、排除故障的能力，加強網絡安全意識；二是加強教務管理信息系統各模塊功能認知和模塊操作培訓，提高對系統模塊功能的認知程度，增強系統模塊操作能力和功能開發。

（4）加強系統操作人員管理。嚴格各教學環節管理制度，各教學環節相關模塊功能及時授權。同時對教務管理系統主要操作人員要相對固定，頻繁地更換系統的操作人員對教務管理系統的管理及提高教學管理質量極為不利，要建設一支穩定的、業務熟練的教務管理系統操作人員隊伍。

（5）改革教務管理，簡化各教學環節教務管理程序。充分利用教務管理系統的信息化，簡化在教學管理中出現的一些程序化步驟，讓學院教師及管理人員形成在系統里操作的習慣，提高系統的使用效率，促進信息資源共享。

參考文獻：

[1]陳玲珍.淺談高校教務管理存在的問題及對應策略[J].時代教育，2009，（6）：60.

[2]劉廣靜，吳振銓.關于教務管理系統安全問題的探討[J].廣東工業大學學報（社會科學版），2009，（6）：52-53.

（責任編輯：王祝萍）