網絡環境下高校教學檔案信息化管理的實現

摘 要：教學檔案是高等學校發展記憶的基石，是高等學校辦學歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。現在社會發展的迅速，網絡也是日趨發達。因此，教學檔案就要和網絡相結合，從而更有利于高校檔案教學的管理。

關鍵詞：高校教學；信息化管理；問題；措施

1 教育教學研究檔案網絡信息化管理的必要性

實行網絡信息化管理，是實現教育教學研究檔案管理現代化的必由之路，也是順應學校建設數字化檔案室的時代要求。檔案的數量總是與經濟和社會的發展同步增長的。當前，檔案產生的領域越來越廣，檔案的分類越來越細，檔案所包涵的信息量越來越大，社會對檔案信息的需求也越來越高。作為一所學校，教育教學研究檔案管理是日常管理工作的一個重要組成部分，具有工作量大，時間周期長，技術性強的特征。面對日積月累的教育教學研究檔案，用傳統手工目錄去查詢資料，顯然難以適應快節奏，高效率的新形勢，縱使具備了完整的索引檢閱工具，查全年和查準率也是比較低下的，而且耗時費勁。

2 網絡環境下高校教學檔案信息化管理的問題

2.1 檔案管理人員專業素質不高

目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的.但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。

2.2 檔案信息化工作的重視程度不夠

在數字化校園的建設中，校園網的建設是基礎，教務管理系統、學生管理系統、數字化圖書館系統等的建設往往被優先考慮，并很受重視。而檔案管理信息系統的開發建設由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足。因而在人員配備、硬件建設、軟件開發上投入相對來說不足。

2.3 檔案信息資源的網絡化開發利用不足

檔案信息化建設的根本目的是方便、快捷地為用戶提供及時、準確、有效的信息。縱觀國外的檔案數字化建設，其網絡檢索、網絡資源服務是信息化建設的重要內容，也是信息資源的價值體現。而我國高校的檔案網站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務大眾功能較弱，資源利用不足。

3 網絡環境下高校教學檔案信息化管理的措施

3.1 提高教學檔案管理人員的素質

（1）教學檔案管理人員要具備良好的思想政治素質和修養。高等學校的人才培養不單是教師的授課工作，也包含教學管理、教輔人員的工作，教學檔案管理人員是教學管理人員的重要組成部分，雖然不直接進行教學管理，但由于處在教學管理一線，工作中會與學生發生聯系，其工作態度、言行舉止對學生同樣產生重要影響。因此，教學檔案管理人員必須具備良好的思想政治素質，要樹立科學正確的世界觀和人生觀，用良好的言行舉止來影響和培育學生，為人師表，管理育人。

（2）教學檔案管理人員要愛崗敬業。教學檔案管理工作人員的工作非常具體，檔案轉遞的特點一是環節多、人員多，容易造成檔案遺失；二是經常有借不還、造成檔案二次遺失；三是涂抹、篡改等現象，造成檔案失實、失真。因此，教學檔案管理人員必須具備嚴謹的工作態度，實事求是的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的良好品德。教學檔案管理工作是一項基礎性的教學管理工作，同時又是一項服務性的工作；教學檔案工作既是一項意義重大的工作，又是一項艱苦清貧的工作。教學檔案管理人員要淡薄名利，認識到檔案管理工作是一項功在當代，利在千秋的偉大事業。

3.2 建立和完善檔案信息化建設的制度

高校領導要提高制度建設對檔案信息化建設工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領導要組織相關人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規章制度的執行力度，確保檔案管理體系的有效運行。

3.3 實現高校檔案管理信息體系的標準化

提高高校檔案管理信息化建設水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結合國家制定的《電子文件歸檔與管理規范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規范性的文件，并結合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現高校檔案管理的標準化與規范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

3.4 教學檔案功能的開發和利用

（1）為學校中心工作服務，加強檔案資源建設。目前國內很多高校都保存著一些知名專家學者、國家領導人和很多重要歷史人物的學籍檔案，如揚州中學保留有江澤民中學的學籍檔案，北京大學保留著連戰母親的學籍檔案，在他訪問大陸時，北京大學將復制品做為特別的禮物送給他，連戰先生認為這是他收到的最有價值的禮物。這是基礎檔案發揮利用的一個典型案例。這個案例啟示我們，在加強檔案資源管理的同時，要做好基礎性檔案資源建設，要有前瞻性，檔案資料收集整理的范圍要廣泛。

（2）重大項目要超前服務，跟蹤歸檔。高校教學檔案在制訂歸檔范圍和期限時，應特別重視學校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點教學研究項目、重大教改工程、學術交流、重要工作內容的檔案材料的范圍和期限，以便為學校保存有價值的資料。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務，全程跟蹤，同步發展。

（3）發掘高校教學檔案的文化資源、推進檔案服務創新。大學是人才培養、科學研究和社會服務的重要基地，承擔著傳承文明、科技創新、引領社會發展的責任。哈爾濱工程大學的前身是新中國的第一所高等軍事院校，多年來培養的人才為國家國防現代化建設作出了重要貢獻，有許多珍貴的歷史檔案，加以利用，可以建設成為愛國主義教育的基地，同時，也是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂，可作為推介學校的窗口，融資助學的媒介。要積極發掘學校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設，檔案與校史要相互銜接、相互補充。

4 結語

總之，信息時代和高等教育的迅速發展，對高校檔案信息化建設也提出了新要求。高校只有不斷加強檔案信息化建設，才能很好地適應高等教育發展新形勢對檔案工作的新要求，才能更加有效地開發和利用高校檔案功能，從而，為高校加快發展提供基礎性的服務保障。

參考文獻

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作者簡介

張慧玉（1976-），女，碩士研究生，沈陽理工大學檔案館。endprint