淺析實現檔案管理現代化的路徑

摘 要： 近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案管理工作有了很大的進步，取得了喜人的業績。但是，在實現檔案管理的現代化進程中，存在著不容忽視的問題。本文試圖解決檔案管理系統存在的問題，實現檔案管理事業的現代化。

關鍵詞： 檔案管理；現代化

檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。隨著計算機應用程度不斷提高，在檔案管理現代化方面，我國的計算機檔案管理系統已經有了很大程度的發展。在實現檔案管理現代化過程中，我們已經取得喜人的成績。但是不能忽視檔案管理系統存在的不足，主要表現在：對檔案管理現代化的認識不夠，缺乏緊迫感，對檔案管理現代化缺乏統籌規劃和強有力的指導，技術設備沒有充分發揮，檔案信息資源的利用率低，檔案工作人員業務素質亟待提高。我們應該正視檔案管理系統存在的問題，找到解決問題的辦法，從而實現檔案管理的現代化。

一、解放思想，提高檔案管理現代化的認識

首先是要解放思想，提高人們對檔案管理現代化的認識，尤其是領導干部，各級領導是檔案管理現代化建設的決策者，決定著該地區、該單位檔案工作現代化管理的命運與前途。其次，要克服對檔案管理現代化的片面認識，如“不具備物質基礎”、“檔案管理現代化就是購置機器設備”、“檔案管理現代化就是用微機檢索代替手工檢索”等一些片面觀點。檔案管理現代化的實現是從檔案的收集、整理開始的，文件材料要符合質量要求，收集要齊全完整，檔案整理要符合國家的有關標準要求，著錄項目要全方位、多角度，為檔案管理現代化奠定良好的基礎。第三，樹立正確的指導思想。關鍵一點是從實際出發，既要有超前意識，著眼未來，更要立足當前，以檔案保護和利用為重點，有計劃、有步驟積極而穩妥地開展檔案現代化建設。

二、加強組織領導

檔案管理現代化建設是一項系統工程，絕不能各自為政，必須加強組織領導，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統籌規劃，加強協調，把檔案管理現代化建設列入國民經濟和社會發展計劃，保證檔案管理現代化建設的資金投入，制定統一的現代化管理標準，在設備購置、數據庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統一布置；規劃好檔案館、機關檔案室、科技事業單位檔案和企業檔案館（室）的現代化管理工作，針對不同情況有的放矢，不能搞一刀切，同時注意不同性質單位間現代化管理的互相結合和配套，從而使檔案管理現代化有條不紊地健康發展。

三、引入現代信息技術，充分發揮現有技術設備，提升現代檔案管理水平

社會信息化帶動了檔案管理信息化。檔案信息化，是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供咨詢服務。檔案信息化要求檔案工作者重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立信息和網絡環境中檔案管理與服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理部門要抓住檔案信息化建設的機遇，把檔案信息化納入其中，積極引入現代信息技術，充分發揮現有技術設備，提升現代檔案管理水平，使檔案信息化與社會信息化同步發展。一方面，檔案部門要根據檔案管理的要求，對檔案信息化規劃和建設提出檔案管理需求；另一方面要充分運用社會信息化的技術手段和網絡平臺，開展紙質檔案的數字化工作以及檔案管理和利用。把計算機技術應用到檔案管理中來，是實現檔案信息網絡化的基礎。開發檔案信息管理系統，在系統功能上實現檔案管理與信息網絡的有效連接和運行，實現檔案信息共享，檔案信息管理系統的開發使用將推進檔案信息化建設進程。因此，檔案信息化，是檔案工作創新的客觀需要。社會主義市場經濟體制的建立使檔案工作面臨著新的挑戰和發展的機遇。檔案工作要保持與時代同步發展，就必須與時俱進，要以開拓創新、管理創新、知識創新為手段，引入現代信息技術，充分發揮現有技術設備，提升現代檔案管理水平。

四、建立檔案服務機制，最大限度提高檔案信息資源的利用率

檔案管理工作的目的就是服務于社會發展，因此，必須建立一套完整的服務機制，強化服務功能，注重增強實效，把處于靜態的檔案信息資源深層次開發出來，使檔案的提供利用工作程序化，標準化。在服務方式上，由封閉、半封閉型向開放型轉變；在服務方法上，從以被動服務為主轉變為主動服務，主動了解掌握社會對檔案信息的需求動態，有針對性地做好服務工作。

五、大力加強檔案基礎工作，建設德才兼備的專業隊伍

人才是事業成功之本，檔案工作現代化關鍵是人員素質現代化，即人的思想、行為跟上現代化的步伐。首先要提高檔案工作人員的基礎素質，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎業務工作的質量，而檔案基礎業務工作的質量又決定著檔案管理現代化水平的高低和進展速度。針對檔案部門計算機技術人員缺乏和檔案、計算機人員相互缺少對方專業知識的狀況，分層次組織計算機、檔案人員進行培訓，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，使現有人員迅速成為既熟悉檔案業務，又精通計算機技術的專業人才，以適應檔案現代化的需要。同時，要下大力氣解決案卷質量差的問題，對過去形成的檔案，要通過檔案的著錄標引來彌補案卷質量差的缺陷，對今天形成的檔案要嚴格要求，一律以國家檔案局制定的各項業務建設規范為準，不符合要求的，返工重來，只有這樣，才能為檔案管理現代化建設打下良好的基礎。

參考文獻

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