辦公自動化“電子文件 檔案”的發展趨勢

魏金英

摘 要：辦公管理是公司十分重要的日常工作，企業信息網和辦公自動化系統是實現部門內部、部門之間信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的信息基礎設施。辦公自動化管理可以提高人員工作效率，規范工作流程，有利于對各類資料建立檔案；有利于對文件進行系統管理，提高政策的完整性和連貫性。現在以計算機和通訊技術為主要手段，利用我廠完善的網絡應用環境和辦公應用系統，為公司提供信息服務、檔案管理服務，為領導決策和部門辦公提供服務，節約辦公費用。

關鍵詞：辦公；自動化；文件；檔案；發展；趨勢

1 電子文件的含義

我們的社會正處在日新月異的電子時代。電子計算機技術、光盤存儲技術、網絡通訊技術在辦公室領域和文件形成與交換領域的應用日益廣泛，使得以傳統方式形成和傳遞的紙質文件材料，都可以使用電子計算機來進行處理，從而產生了大量的電子文件。電子文件依其產生的工作領域可分為辦公及信息交流的事務性電子文件和記錄生產或科研活動的技術性電子文件；依據信息結構、媒體類型和用途可分為：文本文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、命令文件和數據文件等等。

2 電子文件的形成及特點

電子文件最早出現在美國和日本。它的產生是人類社會政治、經濟和文化發展的必然結果。科技的進步、辦公效率的提高以及政治、經濟、文化的發展，對辦公信息的處理提出了高效率、高速度和低費用的要求，這就使辦公自動化應運而生。此后，以計算機技術為代表的現代辦公設備，自動處理和管理各類信息，從而形成了大量的電子文件和電子檔案。總之，實現辦公自動化電子文件、電子檔案是現代發展的趨勢。

3 辦公自動化的應用

計算機技術和通信技術被廣泛地應用到辦公室的日常工作中，這從根本上改變了傳統的辦公方法，同時，對機構內部的文件管理產生了巨大的沖擊。隨著現代化、信息化建設步伐的加快，新型的網絡化辦公方式向傳統的“公文往返式”辦公提出挑戰，方便、快捷的電子政務得以推廣。

在我廠也采用了先進的開發工具，使得開發出來的系統界面友好，使用方便。系統從功能上基本覆蓋了我廠的各個單位、各個部門，企業內部實現了網絡互連，并從技術上達到了“無紙”辦公的要求。

3.1 公文管理

公文管理是一項重要日常工作，其中包括對收文、發文、會簽文、雜件等的管理，涉及到單位之間及單位內各部門。

本系統通過計算機實現對文件的起草，審批、簽發、發送、傳閱、查詢、登記、催辦和歸檔等主要過程。不僅可以取代收發文登記等手工操作，而且還能夠自動生成發文，實現公文管理自動化。

該程序具備一些功能：

（1）收文管理。收文管理里面具備收文登錄、擬辦、辦理、催辦、借閱和歸還、查詢、打印、數據備份等功能。

（2）發文管理。發文管理具備發文的登錄、會簽、查詢、打印、數據備份等功能。

（3）公文運轉。公文運轉應包括收文中的公文運轉、發文中的公文運轉、公文自動立卷。

3.2 檔案管理

檔案管理是又一項重要日常工作，是對單位各種重要文件存檔、調閱等業務進行管理的系統。本系統通過計算機實現對文件種類、標識等要素予以歸類管理和借閱管理；建立查詢記錄，統計分析等功能。實現檔案管理自動化與公文管理相結合，可實現文檔管理一體化。

3.3 初步實現辦公自動化

以辦公自動化為例，它區別于傳統的“手工辦公環境”，計算機和電子通訊設備取代了紙、筆，實現了機構內部人事部門、財會部門、辦公室等部門之間，以及這些部門和外部機構之間的信息及文件的傳遞。各部門的電子文件生成之后，通過電子數據通訊網絡傳遞，實現無紙的數據交換和自動處理。

以前業務活動中產生的大量繁瑣的文件、單據、表格都以電子的形式在計算機及其網絡上制作、寄送和處理，它加快了業務處理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企業都對辦公自動化情有獨鐘。

辦公自動化能提高效率、信息共享、協同辦公是大多數機關、部門實行無紙化辦公的最主要的出發點。電子政務的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜的工作都在手指的點擊下輕松完成。

4 電子文件控制原則

電子文件的生成、處理，必須依賴于計算機才能夠實現，離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成，傳遞和識別，亦無法對電子文件進行任何管理行為。

電子文件可以在不同的計算機之間通過網絡進行相互傳遞，也能夠在不同的載體之間相互復制，而信息本身不發生任何變化，這樣就要保證文件的真實性、完整性、有效性原則。

4.1 真實性保障原則

電子文件的真實性是指文件的內容、結構、背景信息經過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。隨技術環境遷移，法律憑證作用維護其真實性很困難。主要原因：一是電子文件的易變性。其增刪改不留痕，造成真實性的難維護；二是系統的依賴性。文件遷移過程中容易引起文件信息的丟失、改變。

4.2 完整性保障原則

電子文件的完整性。它是指電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。它包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形成的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護文件的完整性是文件檔案工作人員的重要職責。

4.3 有效性保障原則

電子文件的有效性是指文件經過存儲、傳輸、遷移、加密、壓縮、媒體轉換等處理后，仍能夠以人們可理解、可被利用的方式輸出，并保持其內容的真實性。包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。歸檔時應根據電子文件的類型和特點注明文件存儲格式、軟硬件環境、相關的數據信息參數等。對電子文件的鑒定要從內容和技術狀態兩個方面進行分析，有效性檢測是技術分析的內容之一。在實際工作中應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施

5 電子文件管理需解決的一些問題

1、有關部門加快有關法律法規和技術標準的制定和實施，使電子文件的管理工作有法可依，有據可查。

2、對應用軟件的文件管理模塊提出相應的技術規范和標準要求，并要求應用軟件“具備”讀取和轉換“標準”文件的功能。

3、加強在管理技術、加密技術、身份驗證技術、防火技術、防寫措施方面的研究力度，為保證電子文件的真實、可靠提供有效的技術保障。

4、制定科學、合理、嚴密的電子文件管理制度，從形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用各個環節控制和管理好電子文件。

5、配備質量過關的計算機，能到班組最好。

6、要達到企業內互連網的要求

6 “無紙化辦公”好處多

6.1 鼠標一摁，工作效率提高

無紙化辦公，主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公，采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率，這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。過去，非涉密的發文、會議通知、信息等，都需要打印、復印，然后由文書、通訊員遞送各個部門，效率很低，在印發上浪費了大量的時間、人力和物力。各部門的信息不能得到及時地溝通，造成諸多不便。使用網絡互聯后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高，原來需要到處傳送、寄送的文件，現在只要手指一按，幾十份通知瞬間就發出去了。

6.2 鍵盤一敲，費用減少

除了“省力”外，“省錢”也是各大企業和機關采用網絡互聯辦公系統的另一個重要原因。網絡互聯就像一臺無形的截流閥，在不知不覺為企業節約了大量資源，削減巨額辦公經費。既然是網絡電子文件，那么節約資源自然首先從節省紙張開始。實行網絡化辦公使得紙質文件大量減少，隨之而來的印刷、用紙等辦公費用也相應縮減。而電子文件的使用及網絡互聯的開通，則節約了發送紙質文件所需的辦公費、通訊費和人力，不僅有效提高了辦公效率，而且能節省大量相關辦公開支。（如：墨粉、油墨、板紙、復印紙等）此外，隨著電子文件的增多，紙質文件的減少，也將使各級政府部門在解決大量“文山”問題上節約大量人力和空間。另外，電子政務的實現，也能使現有固定資產充分發揮效用，各盡其能。之前，盡管許多政府機關、企業都配備了電腦，但由于沒有實現網絡互聯，許多電腦都淪為打字機或游戲機，電腦的功能發揮得極少。而實現網絡互聯、有協同辦公系統以后，無紙化辦公，電腦的方便、快捷的作用才得以真正發揮。希望公司真正利用我廠的協同辦公系統，實現真正的辦公自動化。

辦公自動化管理可以提高人員工作效率，規范工作流程，有利于對各類資料建立檔案；有利于對文件進行系統管理，提高政策的完整性和連貫性，避免人為因素帶來的決策失誤；可以快速，準確傳遞信息，為領導決策及時提供依據。