武警機關公文格式常見錯誤淺析

王睿?張彥琳?牛蘊婷

摘 要：武警機關公文的格式是指公文的規(guī)格和樣式。公文格式涉及公文起草、審批、簽發(fā)、執(zhí)行、立卷、歸檔、管理等各個運行環(huán)節(jié)。格式的規(guī)范與否直接影響著公文的處理效率。本文針對武警機關公文格式中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，通過具體的示例分析，和大家一起探究如何正確標識武警機關公文格式要素。

關鍵詞：武警機關公文；格式；常見問題

重視規(guī)范機關公文格式，提高公文處理效率是各級領導的一貫要求，也是培養(yǎng)機關良好作風的有效途徑。從當前實踐情況來看，在對格式要素的把握和具體操作上，還存在著對法規(guī)精神把握不準確、不規(guī)范，標識不當、比較隨意等問題。筆者針對武警機關公文格式中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，通過具體的實例分析，按照眉首、主體、版記及頁碼的順序，和大家一起探究如何正確標識武警機關公文格式要素，以期對同志們有所借鑒或幫助。

1 眉首部分常見錯誤分析

1.1 發(fā)文機關名稱標識不美觀

有些公文中存在發(fā)文機關名稱字跡太大或太小的問題。國家軍用標準GJB5100—2005《軍隊機關公文格式》（以下簡稱《格式》）規(guī)定：字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但應當小于22mm×15mm（高×寬）。以武警石家莊士官學校下發(fā)的通知為例，可設置如下：首先將“中國人民武裝警察部隊”設為紅色、方正小標宋、小初，單擊 “雙行合一”，將“中國人”字符間距設為加寬、磅值5.8；然后將“石家莊士官學校”設為紅色、方正小標宋、一號；最后將“（通知）”設為方正小標宋、小一， 注意“通知”二字為黑色，括號為紅色。

1.2 年份括號錯誤

有些公文中，年份括號用了中括號“[ ]”，這是錯誤的，應使用六角括號“〔〕”。例如：中國人民武裝警察部隊“武司〔2014〕1號”文。《格式》規(guī)定：年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識，年份應當標全稱，用六角括號“〔 〕”括入，序號前不加“第”字，不編虛位（如1不編為001）。

2 正文部分常見錯誤分析

2.1 公文標題標識錯誤

1.標題排列太滿。有時由于標題太長，擬制者將標題排列得與版心同寬，使人感覺不出空天、居中、醒目的美感。標準的標題排列格式應當比頂格的正文兩端至少縮進三到四個字。

2.標題的字跡太大或太小。有些公文擬制者為了使標題醒目，常常超出規(guī)定的字體和字號把標題標注得很粗大；有的為了標注成單行標題，又小于規(guī)定的字體和字號進行標識。例如：某支隊《加強網(wǎng)絡空間安全管理的通知》，用小一號宋體加粗標引，明顯是錯誤的。《格式》規(guī)定：標題用二號小標宋體字標識，位于紅色反線下空一行，分一行或者多行居中排布。

2.2 主送機關位置錯誤

例如：某支隊《關于×××晉升警銜的命令》，主送機關位置設置在標題之下兩行，這顯然是錯誤的。《格式》規(guī)定：主送機關用三號楷體字，在標題下空一行左頂格標識，后標全角冒號。

2.3 小標題層次序號混亂

由一級標題“一、”直接進到三級標題“1.”。《格式》規(guī)定：正文最多可設四層小標題。其序號第一層用“一、”、“二、”、“三、”……，第二層用“（一）”、“（二）”、“（三）”……，第三層用“1.”、“2.”、“3.”……，第四層用“（1）”、“（2）”、“（3）”……，分別按順序編排；第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。

2.4 附件說明缺失

有些文件直接把附件附在正文后面，而沒有標注附件說明。《格式》規(guī)定：公文有附件的，在正文末尾空一行標識附件說明。用三號仿宋體字，左空二字標識“附件”字樣，后標全角冒號和名稱。

2.5 “此頁無正文”標識錯誤

“（此頁無正文）”是軍用公文的特有要素，是為了防止在空白頁私加文字。例如：某支隊《“條令學習月”活動情況報告》，前一頁已經(jīng)標識了署名及日期，下一頁出現(xiàn)“此頁無正文”五個字，這顯然是錯誤的。《格式》規(guī)定：正文排完后所剩空白處不足以排下署名和成文日期時，應當將署名及成文日期另起一頁標識 “（此頁無正文）”字樣。在本例中，前一頁已經(jīng)標識了署名和成文日期，另起一頁的就不需再標識“（此頁無正文）”字樣了。

2.6 成文日期錯誤

武警機關公文錯用阿拉伯數(shù)碼字的“0”標注日期。例如：某文件成文日期是“二0一四年三月二十六日”。這樣標注是錯誤的。《格式》規(guī)定：成文日期用三號仿宋體漢字標全年、月、日，“零”統(tǒng)一用“〇”。特別需要注意“零”的寫法，應是中文大寫的“〇”。不能錯誤的寫成阿拉伯數(shù)碼字的“0”，或者英文字母“o”。

2.7 印章位置錯誤

有些文件的印章位置錯誤，印章與正文之間的距離太遠或太近。

《格式》規(guī)定：印章上距正文一行之內(nèi)或者無正文說明二行之內(nèi)，下壓成文日期。

3 版記及頁碼部分常見錯誤分析

3.1 主題詞常見錯誤

1.主題詞詞目之間字符間距不當，有的只空了半個字。《格式》

規(guī)定：用三號黑體字，在公文主體的下方左頂格標識“題詞”字樣、全角冒號和主題詞詞目，詞目之間空一字，不加標點。

2.當公文標題中出現(xiàn)的文種即是公文本身的文種時，多標識了文種。例如：《關于下發(fā)<石家莊士官學校開展“學理論、學法律、學業(yè)務”活動實施方案>的通知》。標題中的“通知”，即是公文本身的文種，不需再進行標引。

3.自由詞錯加方括號。2006年12月頒發(fā)的《軍隊機關公文主題詞標引規(guī)則》明確規(guī)定：自由詞不再加注方括號。

3.2 抄送機關錯誤

最后一個抄送機關名稱后面的句號缺失。《格式》規(guī)定：抄送

名稱之間用逗號或者頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關名稱第一字對齊，最后一個名稱后標句號。

3.3 頁碼錯誤

頁碼出現(xiàn)的問題比較多，具體有以下幾個方面：兩頁以上文件，未標注頁碼；首頁未標注頁碼；未加四號一字線；單面印刷時，頁碼未居右空出一字的距離；版心下邊緣與頁碼之間的距離少于或多于7mm。《格式》規(guī)定：頁碼用四號半角白體阿拉伯數(shù)字標識，A4型紙置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各印一條四號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁碼自公文首頁開始標識；雙面印刷時，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字；單面印刷時，頁碼居右空一字。只有一頁的公文不標識頁碼。

擬制公文是機關參謀業(yè)務要求“六會”技能之一。作為機關工作人員，很有必要掌握武警公文格式，只有認真學習領會《格式》精神、分析研究公文格式中存在的問題，堅持在軍隊機關公文實踐中運用，才能不斷提高公文處理質量，實現(xiàn)武警機關公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化。

參考文獻

[1]孔慶程，《軍隊機關工作二十講》，海潮出版社，2011年12月第1版

[2]王東，《軍用公文規(guī)范手冊》，藍天出版社，2006年9月第1版