怎樣做好文書檔案管理

翟建勛

摘 要：文書檔案管理是單位檔案管理水平的一個重要衡量標準。文書檔案管理是單位檔案存在的基礎，也是單位檔案的資源發生地。因此文書檔案管理水平與檔案資料的質量及其完整性相輔相成。我國現在的文書檔案管理有不少瑕疵，本文只對文書檔案管理中運用傳統的技術有哪些問題進行了研究討論，及其針對這些問題的解決辦法。

關鍵詞：檔案；管理；應對辦法

很多企業部門的基本工作就是文書檔案的管理工作，想規范管理這些部門的工作，就必須從文書檔案管理開始，文書檔案管理的提升，有助于全面提高企業部門管理的本質，包括服務的水平和質量。

一、文書檔案存在的問題

1.內容繁瑣、分類細

根據傳統的整理資料的辦法，按需求的方式進行分類，就需要按級別分類，上級所有部門的文件信息、上級業務部門的相關文件、對下部門下發的信息、同級間的信息文件等等，種類多，還要進行編號、立目錄、設定保管期限等一系列繁雜的步驟，增加工作量，卻達不到想要的效果[1]。檔案工作人員常常加班也完不成工作，以至于有時候需要請兼職人員整理文件，但是他們整理的肯定不到位。根據有關部門的職責，內部機構等等匯總分類的方式進行檔案的立卷，但分類的方式有很多，在同一個工作部門，不同檔案整理人員分類的方法也不同，不同職業的工作人員對檔案進行分類的成果也差很多[2]。即使在分類的過程中，用統一的標準方法進行分類，那么也總會有些無法確定屬于哪類的文件。還有就是保管期限的設定和檔案立卷名稱的擬定，這些工作跟工作人員的文化水平、個人能力有直接的關系。

2.檔案的收集工作難

檔案的收集工作難點在于：上級下發的文件或者是平級部門送過來的信件，必需全部由文書翻閱記錄后才能送達各個部門，無一例外；蓋印章的時候，遇到企業內部的文件，或者是其他部門呈交上來的文件都要留下復印件，方便以后使用；在收記的過程中，把重要的文件進行復印，原件入檔，并把復印件轉交黨政辦主要負責人審批；各相關部門遺留下的打印件也要進行歸檔整理。文書檔案工作包含文書檔案的翻閱登記、傳閱、收發、復印、歸類等，它們不是一人所能完成的，人手多，也就無法按完全相同的標準分類整理[3]。各方面的原因造成的后果都展現了出來。

3.裝訂問題

文書檔案的裝訂也存在著很多問題。文書檔案整理后，不及時對檔案進行裝訂，會損害文書檔案，以后想查看翻閱、復印等都不方便，還會被認定保密工作欠缺。立卷過程中，為了美觀和方便裝訂，要把文件中原有的書釘等硬物清除干凈，重新打眼，這無形之中就毀壞了檔案文本[4]。同類文件歸類在一起，查閱者在翻閱自己想找的文件時，也會看到其他的文件，這與文檔的保密工作是相悖而行的。還有對查閱復印帶來了困難。

二、檔案管理工作的對策

1.簡化分類

可以用簡化分類的方式把整個檔案整理的步驟、分類進行簡化，方便以后的搜索查找。例如按企業部門、年度分類。合理的掌握保管年限，把批閱、請示后的正附件，原件和轉發的文件等等集中整理歸檔裝訂。

2.使用保管盒

由于文書檔案集中整理歸檔裝訂的時候容易破損，我們提倡使用保管盒作為包裝的工具，把單份文件以件為保管單位進行整理歸檔，每個文件有它的獨立性，方便存儲、查找、取用。兼職工作的人員統一時間、統一整理檔案、統一材料，分類的時候相互核實，書寫目錄的時候相互指導，工作經驗豐富的人員集中進行檔案裝訂。

3.信息化管理

當今是一個信息化的時代，無論什么都可以引進信息技術，包括檔案的歸集整理也可以使用現代網絡化的技術。我們能夠使用計算機對收發的文件進行篩選，還有移交、保管、立卷編寫目錄等等都可以利用電腦這一信息化時代的產物來完成。隨著各項領域都在運用現代科技化的信息技術，檔案整理人員也應該充分利用計算機展現檢索的效果，使用計算機工作，查閱搜索的速度更快，準確率也提升的很高[5]。充分的發揮計算機技術在文書檔案管理中的作用，使它為企業文書檔案工作提供方便快捷的服務。

三、結束語

企業單位工作及其工作人員的服務質量的關鍵就在于文書檔案的管理。現在來說，企業文書檔案管理中涉及整理檔案的方法和科學技術的進展，還有轉為文書檔案信息化之間不匹配，尤其表現在，文書檔案管理中不適合運用計算機技術的部分作了簡單的解析和討論進而還發表了解決辦法，其實所有企業的服務工作都需要企業文書檔案管理來完成。分析企業文本檔案存在的問題，針對問題提出解決方案。但最為重要的還是實踐，解決方案的實踐。充分的利用計算機信息技術，完成文書檔案的級別分類、頁碼編號、編制目錄、檢索、保管等一系列的工作。

參考文獻：

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