建筑學院基礎教學資料管理運行機制研究與實踐

劉志剛　常瑾

【摘要】建筑學院現行四級基礎教學資料的管理運行機制自2007年至今已經運行了6年，在此期間經歷了建筑學（本、碩）專業評估復評、城鄉規劃學（本、碩）專業評估初評、工業設計校內評估以及歷史遺產保護專業博士點的申報以及歷史遺產保護專業、景觀園林兩個本科新辦專業的教學運行。有必要再次審視基礎教學資料的管理運行機制的各項環節與步驟，在維持現有管理人員編制規模的基礎上，本著提高辦學效率兼運用多種輔助方法、補充完善已有條例、制定新形勢下的規章制度。從而使建筑學院教學基礎資料管理運行機制達到一個新的高度。

【關鍵詞】教學基礎資料 管理機制

【基金項目】北京建筑大學教研項目《建筑學院基礎教學資料管理運行機制研究與實踐》，項目編號：Y10-01。

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）09-0242-03

教學基礎資料包括《培養計劃》中理論教學和實踐教學各科目的教學成果原始資料，分為理論教學和實踐教學兩大部分。是反映和評估教學質量及教學管理水平的重要依據之一。作為有建筑類專業教學30多年的專業院校，建筑學院尤其注重培養學生在理論與實踐環節的學習能力。教學基礎資料的規范化管理主要是指教學中的 “教學成果原始資料”的收集、審閱、整理、保存和利用。同時也是建筑學、規劃學專業評估專家檢驗學院教學水平的評估環節之一。

一、教學基礎資料管理運行機制產生的背景

建筑學院2005年以前針對本科教學的教學基礎資料存檔管理雖然有基本要求，但是各專業在試卷、課程設計成果、畢業設計成果等存檔是沒有一個統一的驗收標準，相關專業教師在提交存檔資料時間上有很大的隨意性，教學檔案不齊全，難以體現教學水平，難以通過教學檔案管理來監督教學管理。資料室也無法對試卷，實習報告存檔進行驗收。例如在同一班級的一個實驗報告中，課程名稱會出現2-3個，有的學生寫全稱，有的寫簡稱。在同一課程流水閱卷中試卷中，教師有的按減分計算，有時按加分計算；有時也出現教師在算分當中統計錯誤，造成卷面分數有誤。各系部主任在檢查本部門試卷、實習報告等基礎教學材料有很大的隨意性，有些系、部教師不經過本部主任檢查，有的系主任不掌握本部門教師上交存檔材料結果。

隨著2005年教育部到我校進行了教育評估，建筑學院計劃2009年向住建部申報規劃專業本科初評；建筑學2011年專業評估復評達到優秀；2012年向住建部申報規劃專業研究生初評。

為了完成上述目標，促使建筑學院認識到有必要提前做好各方面的教學建設，規范教學基礎資料的存檔要求，進而加強系、部主任對本部門教師教學工作的管理與教學質量的掌控，同時健全資料室管理條例。

2006年底開始，經過幾次組織全院教師進行研討，參考兄弟院校的管理經驗，結合住建部對建筑學、城鄉規劃學等專業評估的評估體系要求，制定了各類教學資料的評判標準。學院在2007年起草了針對本科教學的“教學基礎資料管理規定（試行）”按照理論教學（含考試課、考查課、講授類課程）與實踐教學（畢業設計、課程實習、實驗教學）兩大類， 統一全院各專業的試卷評判標準，將課程設計、畢業設計、實驗日志、實習記錄等實踐教學類成果納入學院集中管理范疇。初步建立了任課教師評判、教研室主任復查、學院資料室資料員在（試卷、圖紙）形式驗收（不負責教學內容評判）、學院辦公室主任隨機抽查的四級管理體制。2008年學院發布了“建筑學院研究生作業存檔的技術管理規定（試行）”。

二、教學基礎資料的組成與存檔要求

教學基礎資料包括理論教學和實踐教學兩大類別。理論教學包含考試課、考查課。實踐教學包含畢業設計、課程實習、實驗課。 （一）考試課

考試課的平時成績占40%，期末考試成績占60%。開課時教師應將考核形式、成績評定辦法等寫入教學任務書和教學日歷，在開課時告知學生。出題教師使用學校統一的試卷模板編制試卷。閱卷人在試卷首頁上簽字（章），批閱卷試時須使用紅筆。

考試課程存檔資料包括：

（1）A卷、B卷、C卷（重考卷）；（2）標準答案及評分標準；（3）教學任務書；（4）成績單（含平時成績）；（5）試卷分析；（6）考場記錄；（7）課程總結（課程負責人寫），試卷按班級、學號順序裝訂，將全部存檔資料裝入考試袋中。

（二）考查課

考查課的平時成績占40%，期末考查成績占60%。開課時教師應將考核方式、成績評定辦法等寫入教學任務書和教學日歷，在開課時告知學生。資料（如試卷、文本、圖紙等）上要有任課教師簽字（章），批閱時須使用紅筆。

（三）畢業設計

畢業設計考核按照《畢業設計過程成績評定表》分配各項成績。教師應將考核方式、成績評定辦法等寫入教學任務書和教學日歷，在輔導時告知學生。答辯圖紙、答辯文本、實習日志上等須有指導教師簽字（章），指導教師使用紅筆進行批閱。

畢業設計存檔資料包括：

（1）答辯圖紙（A1規格，不裱板）；（2）“優”成績的答辯模型（依課題要求）；（3）答辯文本（A4規格，按以下順序合訂，包括：封面、目錄、教學任務與指導書、文獻翻譯、文獻綜述、調研報告、設計說明、A4規格答辯圖紙等。）；（4）畢業論計成果清單；（5）畢業設計評定書（指導教師用）；（6）畢業設計評定書（評閱人用）；（7）畢業設計答辯委員會評語；（8）畢業設計過程成績評定表（附表決票）；（9）畢業設計中期檢查評定表（附表決票），如出現復評，應提交畢業設計中期檢查（復評）評定表（附表決票）；（10）電子文件光盤（存有答辯用圖紙、文本、模型實驗照片、答辯演示文檔等的電子文件，按“學號-姓名”制作文件夾存儲。）；（11）實習日志；（12）畢業設計總結（指導教師寫），將4～9項存檔資料按順序裝訂，3～11項存檔資料裝入學生個人資料袋中。將畢業設計總評成績單、畢業展覽成績單（含成績匯總單和評委的成績評定單）放入每個班1號學生袋中。

（四）課程實習

課程實習的平時成績占40%，實習考查成績占60%。開課時教師應將考核方式、成績評定辦法等寫入教學任務書和教學日歷，在課上告知學生。課程實習資料上應有任課教師的簽字（章），批閱時須使用紅筆。課程實習存檔資料包括：（1）圖紙（依實習要求，規格A2或A1）；（2）“優”成績的模型或實物（依實習要求）；（3）電子文件光盤（出圖使用CAD的提交，按班級、“學號-姓名”順序制作文件夾存儲。）；（4）實習日志；（5）實習報告；（6）實習總結（任課教師寫）；（7）評分標準；（8）教學任務書；（9）成績單（含平時成績）；（10）課程總結（課程負責人寫），設計院（規劃院）實習存檔資料還應有每月1次的檢查記錄，由課程負責人填寫并簽字（章）。將3～9項存檔資料按班級、學號的順序裝入資料袋內。

（五）實驗課

實驗課程的平時成績占40%，實驗考查成績占60%。開課時教師應將考核方式、成績評定辦法等寫入教學任務書和教學日歷，在課上告知學生。實驗課資料上應有教師簽字（章），批閱時須使用紅筆。實驗課存檔資料包括：（1）“優”成績的模型或實物。含模型工藝課、各專業的“設計/規劃”類課程（依課題要求）、建筑結構實習、建筑構造實習、金工實習、木工實習中的實驗等。（2）電子文件光盤，按班級、“學號-姓名”順序制作文件夾存儲。包括：（A）模型與實物制作類實驗。含模型與實物制作過程與成品數碼照片；（B）數字化設計類實驗。含計算機輔助設計相應的電子文檔、影像實驗（含模型攝影、建筑攝影、產品攝影等）的過程與成品數碼照片；（C）建筑物理環境實驗。含實驗過程照片；（D）環境與設施體驗類實驗。含人機工程實習中的實驗、環境心理實驗等的實驗過程照片及成果的電子文檔。（3）實驗報告。對每班優（90分以上）成績的可全留，另在良（80～89分）、中（70～79分）、及格（60～69分）、不及格（59分以下）的各分數段內（按實際評定結果）各存2套實驗報告。（4）實驗教學任務書。（5）評分標準與課程總結表（課程負責人寫）。（6）成績單（含平時成績），將2～6項存檔資料按班級、學號順序裝入資料袋中。

三、規范教學基礎資料存檔制度

1.考試課在課程結束（依課程表）后一周內，經課程負責人自檢和所在系（部）主任審檢后提交資料室驗收、存檔。課程總結于期末放假前提交學院辦公室存檔。

2.考查課在課程結束（依課程表）后一周內，經課程負責人自檢和所在系（部）主任審檢后提交資料室驗收、存檔。課程總結于期末放假前提交學院辦公室存檔。

3.畢業設計結束（依課程表）后一周內，經指導教師自檢和所在系（部）主任審檢后提交資料室驗收、存檔。畢業設計指導教師手冊、畢業設計總結于期末放假前提交學院辦公室存檔。“優”成績的答辯模型提交實驗中心存檔。

4.課程實習結束（依課程表）后一周內（安排在第20周的實習，可在下一學期開學第1周內），經課程負責人自檢和所在系（部）主任審檢后提交資料室驗收、存檔。課程總結于期末放假前提交學院辦公室存檔。“優”成績的模型（實物）提交實驗中心存檔。

5.實驗課結束（依課程表）后一周內（安排在第20周的實驗，可在下一學期開學第1周內），經課程負責人自檢和所在系（部）主任審檢后提交資料室驗收、存檔。“優”成績的模型（實物）提交實驗中心存檔。

四、明確資料室管理教學基礎資料歸檔制度

1.學院辦公室每學期開學第1周向資料室提供本學期全院課程表和任課教師、課程負責人名單，具體安排本學期教學資料檔案管理工作。

2.資料員負責按本《規定》中的各項教學基礎資料的內容和提交時間，提示任課教師按時提交存檔資料，并及時向辦公室報告存檔資料的提交情況。

3.資料員在驗收任課教師提交的存檔資料時，須按本《規定》要求認真清點存檔資料的內容和數量，并協助教師填寫相應的資料驗收單。對符合要求的存檔資料，由資料室人員簽收；對不符合者，資料員按本《規定》提出整改建議，由任課教師負責落實整改。

4.資料員在收到符合要求的存檔資料后的4個工作周內，要完成資料的編目和存檔工作。

5.資料室檔案按理論教學、實踐教學兩大類建檔。理論教學類再分為考試課、考查課。考試課保存試卷袋，考查課保存相應的資料袋、圖紙等。實踐教學類再分為課程實習、實驗課，保存相應的資料袋、圖紙等。

6.資料室檔案按照“教學單位（代碼）＼指導教師＼課程名稱（科目代碼）＼課題名稱＼專業＼班級＼學生姓名＼學號＼總張數＼序號＼完成時間＼存檔編碼”的索引順序進行編目。教學單位（指學院各系、部、中心）代碼與課程名稱（科目代碼）須與現行最新版《培養計劃》相一致。

7.使用計算機對資料室檔案的進行信息化管理，便于多方式的檢索、調閱，以及動態統計與管理，支持教學成果的出版和學院網頁的信息更新等工作，不斷提高檔案資料的管理水平。

8.存檔后教學基礎資料原則上不外借，可在閱覽室內閱覽。遇學校（院）有重大教學活動需調用相關資料時，須經學院主管領導審批后辦理借用手續，并于活動結束后及時歸檔。教學資料公開展示期間，由辦公室負責落實模型與實物檔案的完整和安全工作。

9.資料室每學期末進行一次檔案情況自查，并將自查報告于期末放假前提交學院辦公室存檔。

五、建立教學基礎資料檢查制度

1.課程教學存檔資料實行課程負責人首檢負責制。課程負責人負責組織任課教師依據《課程教學大綱》和本《規定》的要求對存檔資料進行自檢。教學管理文件存檔情況由學院辦公室、各系（部、中心）主任分別負責自檢。

2.各系（部、中心）主任負責依據《課程教學大綱》對課程負責人提交的存檔資料進行審檢，并對不足之處提出整改意見，由課程負責人組織整改。

3.學院辦公室主任作為教學基礎存檔資料的驗收責任人，負責對各項教學基礎資料存檔情況進行日常檢查。

4.配合教學期中檢查，每學期第10～12周期間由學院主管領導、辦公室、各系（部、中心）人員組成教學基礎資料管理檢查小組，對教學基礎資料的管理情況進行抽檢。抽檢人員可針對不同科目類別采取不同的抽查方式，并填寫巡查情況表。

5.辦公室負責對教學基礎資料管理情況的抽檢結果進行匯總，抽檢結論提交院務會審議，由辦公室存檔。

六、運行五年來所產生的問題和應對方法

（一）資料室空間狹小，教師編制沒有增加

建筑學院2007年本科教學有16個班，資料室管理教師1名，資料室面積_平方米。自2013年9月有建筑學，城鄉規劃學、風景園林學、環境設計、歷史遺產保護工程27個本科班的教學任務，從2008年開始，建筑學院研究生教學資料管理規定也參照本科教學資料管理規定出臺，進而擴張了三百多名研究生的教學資料。資料室教師編制與資料室的面積沒有變化。

具體應對方法如下：

（1）學院采取在新入職的年輕教師中，挑選沒有工作經歷的青年教師在完成本身教學任務同時到學院資料室坐班工作一年。既幫助資料員審閱整理教學資料， 同時也能熟悉學院各專業的教學任務與教學運行，能夠在一定程度上緩解人員編制緊張的壓力。

（2）對于基礎教學資料的保存期進行具體約定，以學院建筑學專業、規劃學專業為例，在一個評估周期中（建筑學是每七年一個評估輪回， 規劃學是每四年一個評估輪回）。完全保存上述專業的理論教學（含考試課、考查課、講授類課程）。實踐教學（畢業設計、課程實習、實驗教學）應采取不同存儲手段。例如畢業設計全部保留電子版本，同時按照優、良、及格三個級別每班各保留3份紙質材料。課程實習全部保留電子版本，實驗教學資料在各系部保管（或由任課教師保管，以備評估抽查）。

（二）教學基礎資料管理經費缺乏

學院資料室沒有實現電子化檢索與儲存。雖然讓每個學生在提交課程設計與畢業設計同時提交光盤，但是資料室管理沒有最大限度利用計算機及其網絡化。對于已有畢業設計與課程設計利用率低，只是維持倉儲式保管，大量收集的學生畢業設計光盤沒有在大型服務器上存儲與編目，更不能實現快速檢索與應用，并且隨著光盤存放時間的延長，光盤磨損程度難以逐一檢驗；紙質設計成果數量龐大，文件柜格局也不利于圖紙長時間存放，學院苦于申請不到專項經費，無法將所有在存畢業設計圖紙掃描。就像木桶中最短的那塊木板限制了長木板功能的發揮。

“高校管理信息化建設是一個日新月異的工程，技術更新很快， 各因素在整體中都發揮著不可或缺的作用。因此， 建設經費預算應當著眼于高校管理信息化的發展規律， 同時要兼顧各個因素因功能需要而在經費上必要的平衡。” [1]學院資料室管理信息化建設應在學校整體規劃框架下，依托學校圖書館的信息化進程，其中納入整體規劃的機構和人員、技術參數和技術標準、信息資源規劃、基本工作流程和守則、建設進程規劃等。在經費的投入方向上， 也存在著重硬件輕軟件、重主件輕輔件的現象。

具體應對方法如下：

與學校圖書館建立系統集成，利用學校圖書館新館建成使用的契機，與學校圖書館建立二級查閱系統開展基礎材料的電子化存儲、檢索，對資料員進行計算機管理培訓，規范資料室教學資料的編目工作制度。從長遠發展來看，學院資料室應該劃歸學校圖書館，借助校級的更高的平臺，發揮專業檢索與網絡優勢 。在對教師與學生分權限查詢的基礎上，（對學生提供能查閱不能下載）擴大教學資料的使用率。建立與教務系統關聯的網絡體系，將教師提交課程成績與教學資料系統關聯，提高管理效率。

（三）四級管理機制的修訂

教學基礎資料四級管理模式的初衷是改變學院教學資料分散、隨機的現狀，建立嚴謹、規范的教學管理模式，讓教師在此規則下達到高效統一的教學習慣。經過系主任、資料員、院辦主任的三層防護降低由于任課教師的疏忽所造成的負面影響。

但是教學基礎資料管理規定文件沒有對教師的差錯進行詳盡分類，并有效制定出對應的懲戒條例。同時在后面三級管理人員即系主任、資料員、院辦主任都疏漏沒有查明教師差錯的情況下，各自要承擔的相應責任。例如教師在理論教學試卷分數評判中如果產生誤判，有可能影響到學生的畢業、學位授予、獎學金申請，對于這種類型的重大問題，教學資料4級管理這種鏈式管理運行模式顯得行程較長、責權不清。同時系主任審閱本部門教師資料的工作量大，與教師在時間對接上不好掌握，尤其在教學與科研任務繁重的教學周期，矛盾比較突出。心理學家馬斯洛的需要層次理論表明， 人的需要分為生理、安全、感情、受人尊重、自我實現等五個層次， 人們按照重要性的順序，分別輕重緩急， 待低一級的需要基本滿足之后， 才設法去滿足高一層次的需要。“高校管理也應該研究人的需要， 正確運用各種激勵機制和激勵手段， 通過滿足人的各種合理需要來調動人的積極性， 從而有利于管理目標的實現。”[2]

具體應對方法如下：

（1）積極穩妥推進制度建設。教學基礎資料是學校的寶貴財富和重要憑證，不能有任何閃失，必須保證工作不受影響。推行四級管理機制改革既要積極，又要穩妥，要有計劃、有步驟的推進。首先，在建立教學檔案分級管理制度上，“保證教學檔案分級管理工作的順利開展。實行分級管理的教學單位，要在人員、場地、設備設施和制度都得到保證的前提下，將教學檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔工作納入學院教學管理工作的全過程。” [3]其次，要明確劃分出各級教學基礎資料管理部門的管理權限，指出哪些檔案由學院資料室管理，哪些由各系部教學單位管理，明確歸檔要求，細化歸檔范圍和歸檔時間，確保歸檔材料齊全完整。第三，建立教學基礎資料評估制度。為了有效的保證各級教學基礎資料工作順利開展，制定出行之有效的教學檔案檢查制度是非常必要的，根據學院教學實際，擬定評估指標和評分標準，每年開展一次檢查，促使學院各級教學單位重視和支持教學基礎資料管理，以確保各級教學基礎資料管理工作朝著規范化、科學化的方向發展。

（2）學院在制度保障上應優化，明確任課教師是對自己教學資料評判與保管過程中的第一責任人。明確教師在教學資料中嚴重差錯的范圍與懲戒條款，在學院聘期考核的條例中增強對應的懲戒條款，以增強制度的嚴肅性，提升教師的責任感。任課教師在規定時間內或將試卷（包括畢業設計與課程設計的電子版和部分紙質設計圖）送交資料室；或將實習教學資料自行保管；系主任對本部教師教學資料每學期進行抽查；資料員負責在規定期限內，完整收集應該收集的試卷（畢業設計與課程設計班子版）并對其內容進行形式審閱；對資料員需要與當事教師協調的事件，院辦主任要配合教學院長進行具體協商。以此完善教學資料規范管理的質量監督制度

（3）當教師的試卷出現分數計算錯誤并以在系統上上報提交，從而影響到學生課程及格，畢業等后果影響嚴重的情況后，學院將及時修訂由此產生的錯誤，當事教師、所在的系主任、教學院長一同更改誤判分數的試卷，同時將此情況上報學校教務處，并進行責任追查，對涉事教師按教學事故處理。

結論：建立一個高效，流暢的教學基礎資料管理機制涉及教師、系部、學院多方面多層次的管理因素。如何合理的維護學生、教師的利益，維護學院正常的教學秩序，提高教學質量與管理水平，是當今高校探索與思考的問題，也是建筑學院向兄弟院校學習與借鑒，進而不斷提高自身水平的過程。

參考文獻：

[1]張國華.高校管理信息化問題和對策[J].經濟與社會發展， 2005（3）.

[2]曾春水.高校管理如何體現人本觀念[J].江西教育科研， 2006（11）.

[3]馬衛軍.高校教學檔案分級管理的若干思考[J].機電兵船檔案，2009（5）.