檔案工作規(guī)范化管理之管見

姜秋梅

摘 要：在檔案工作管理過程中，作者體會到只有做到領(lǐng)導(dǎo)、制度和人員三方面齊抓共管，努力發(fā)揮各自應(yīng)有的作用，才能切實做到規(guī)范化管理檔案。其中領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素，行政管理制度是檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo)，才能切實做到規(guī)范化管理檔案，人員管理是檔案管理工作規(guī)范化的保證。上下形成合力，整齊劃一，真正實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 檔案事業(yè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）03（a）-0190-01

在檔案工作管理過程中，作者體會到只有做到領(lǐng)導(dǎo)、制度和人員三方面齊抓共管，努力發(fā)揮各自應(yīng)有的作用，才能切實做到規(guī)范化管理檔案，有效推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素。管理者必須與領(lǐng)導(dǎo)及時溝通，使其認(rèn)識到檔案在單位發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要作用，使其參與到檔案工作之中，將檔案管理列入年度工作規(guī)劃并提出切合實際的工作目標(biāo)，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化工作的順利開展。單位一把手或主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做到：

一是通過積極參加檔案管理部門舉辦的各種形式的宣傳活動和會議，或通過檔案從業(yè)者與其交流或宣傳，使其進(jìn)一步了解檔案工作，進(jìn)一步提高檔案意識，加強(qiáng)投入，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理。

二是結(jié)合單位實際，參照相關(guān)法律法規(guī)，制定切合實際的檔案管理規(guī)章制度、年度工作目標(biāo)和中長期發(fā)展規(guī)劃，并督促高質(zhì)量完成，按實際完成情況給予獎懲。

三是督促相關(guān)科室按規(guī)定將相關(guān)檔案材料及時送交檔案室，檔案管理者與相關(guān)科室通力配合，保證順利完成檔案規(guī)范化管理。

2 建立健全規(guī)章制度

沒有規(guī)矩不成方圓。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度，才能保證檔案工作規(guī)范化管理的有效實施。相關(guān)部門要按照領(lǐng)導(dǎo)要求，遵照相關(guān)法律法規(guī)，制定和完善關(guān)于檔案的收集、整理、保管、利用以及崗位職責(zé)、保障等一系列規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，有法可依。

2.1 行政管理制度

行政管理制度是保證檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo)。首先，檔案管理工作要有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體制度體現(xiàn)。在單位目標(biāo)考核管理中要明確檔案管理內(nèi)容，提出具體目標(biāo)、考核內(nèi)容和獎罰標(biāo)準(zhǔn)，與評先選優(yōu)、職稱晉升等掛鉤，并予以貫徹實施。要根據(jù)單位實際，在設(shè)備齊全、經(jīng)費充足的條件下開展檔案管理，并形成中長期發(fā)展規(guī)劃。

2.2 業(yè)務(wù)管理制度

業(yè)務(wù)管理制度是保證檔案工作規(guī)范化的前提，目的在于按一定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)。如為使檔案分類組卷處于最佳水平，應(yīng)制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制度；為保證進(jìn)館（室）檔案資料質(zhì)量，應(yīng)制定接收檔案標(biāo)準(zhǔn)制度；為保證規(guī)范統(tǒng)一各項管理工作，應(yīng)制定檔案鑒定、整理、標(biāo)引、著錄、檢索和利用等標(biāo)準(zhǔn)制度；為保證科學(xué)化、現(xiàn)代化管理檔案，應(yīng)制定電子檔案管理制度。

為使規(guī)章制度得以貫徹落實，必須組織相關(guān)人員對檔案管理者和檔案提供者講解有關(guān)制度制定的依據(jù)和過程，使其切實領(lǐng)會制度內(nèi)涵，并進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，管理者在開展工作時，要及時發(fā)現(xiàn)制度的局限性和不合理性，及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通，提出合理化建議，依據(jù)相關(guān)國家法規(guī)不斷完善規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案的社會化功能，較好地完成檔案管理工作。

2.3 文件資料形成環(huán)節(jié)質(zhì)量控制制度

相關(guān)文件資料經(jīng)過加工處理后形成檔案。所以，為提高檔案工作管理質(zhì)量，使其設(shè)計、開發(fā)和服務(wù)全過程符合既定的質(zhì)量管理要求，必須控制文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，以便加工處理成為高質(zhì)量的檔案。可見，抓文件資料形成的各個具體環(huán)節(jié)，可以滿足檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求。

實踐表明，假設(shè)檔案管理過程出現(xiàn)問題，相對文件資料形成過程出現(xiàn)的問題是比較容易解決，而后者有時是難以補(bǔ)救的，難以解決。由于檔案是由文件資料加工而成的，如果文件材料失去原始憑證和依據(jù)作用，可想而知加工而成的檔案是沒有任何保存和利用價值的，只能浪費資源。所以，建立和完善環(huán)節(jié)質(zhì)量控制制度，切實加強(qiáng)流程質(zhì)量管理，才能保證歸檔文件的有效性，才能提高文件資料的利用價值，不斷提高規(guī)范化管理檔案工作水平。

3 加強(qiáng)工作人員管理

只有加強(qiáng)檔案工作人員管理，才能積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，提高管理質(zhì)量。因為任何工作的開展都離不開人的因素，只有在工作人員掌握了相應(yīng)專業(yè)知識以及靈活運用相關(guān)科技手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法后，在正確領(lǐng)導(dǎo)和制度保證下，才能盡可能地發(fā)揮工作人員的能動性，高質(zhì)量地完成檔案管理工作。

3.1 有較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德

檔案是對歷史和社會發(fā)展的真實原始記錄。檔案管理工作的性質(zhì)和特點決定了檔案工作人員必須遵守國家法律法規(guī)，維護(hù)歷史和社會發(fā)展的真實面貌，意志堅定，嚴(yán)守秘密，樹立正確的價值觀，不為利益所動。要樹立高尚的職業(yè)道德，具有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的高尚品德，具有強(qiáng)烈的檔案事業(yè)心，嚴(yán)謹(jǐn)審慎的工作作風(fēng)。

3.2 不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平

檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和能力要緊跟時代步伐，堅持與時俱進(jìn)的原則，積極參加教育培訓(xùn)，主動參加繼續(xù)教育，根據(jù)自己的實際情況提高自己的學(xué)歷水平，不斷學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的前瞻性專業(yè)知識、管理知識和科技知識，在實踐中不斷摸索，與同行進(jìn)行溝通交流，不斷提高自己的專業(yè)技能和管理技能，不斷提高自己的綜合素質(zhì)和能力，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成檔案規(guī)范化管理任務(wù)，為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查文件材料形成過程

如前所述，相關(guān)文件資料經(jīng)過加工處理后形成檔案。檔案工作人員要按照《中華人民共和國檔案法》及其配套法規(guī)賦予的權(quán)力，定期不定期監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查文件治療形成各個過程，對檔案形成的前期工作進(jìn)行質(zhì)量控制。質(zhì)量控制的要點是要保證文件資料齊全完整、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能保證案卷質(zhì)量，有利于檔案后期的整理、加工和利用，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。但是，多數(shù)單位文字資料的形成和檔案管理工作是各自為政的，其實這是相互關(guān)聯(lián)的兩項工作，不可分割。所以，文件資料的形成過程應(yīng)該有檔案工作人員的參與。檔案工作人員要主動參與單位的各項行政和業(yè)務(wù)活動，了解和掌握工作內(nèi)涵，指導(dǎo)相關(guān)人員書寫有利于檔案編輯加工的文件資料，保證符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，及時上交；積極主動收集積累單位內(nèi)部科室的文件資料，保證歸檔文件材料齊全完整有效，否則不利于檔案的后期加工，不予接收立卷歸檔。

綜上所述，領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員是影響檔案工作規(guī)范化管理的重要因素，三者之間相互聯(lián)系，相互依賴，相互作用，缺一不可，是一個辯證統(tǒng)一體。其中領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素，行政管理制度是檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo)，才能切實做到規(guī)范化管理檔案，人員管理是檔案管理工作規(guī)范化的保證。可見只有領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和重視檔案工作，才會建立健全規(guī)章制度使檔案管理工作有章可循，人員管理才會到位，使順利完成檔案管理任務(wù)。endprint