淺談如何加強企業會計檔案管理

高小媛

會計檔案是會計管理工作的基礎，其所包含的會計信息內容具有原始憑證性、系統性和連續性，它能為煤炭企業的會計預測、經營決策和控制提供依據。本文分析了煤炭企業當前會計檔案管理的現狀及其存在的問題，并提出了完善會計檔案工作的對策和措施。

一、企業會計檔案管理的重要性

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的最后環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

二、企業會計檔案管理范圍及種類內容

（一）會計檔案的管理范圍包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關會計核算專業資料。它是全面、系統、連續地記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。

（二）會計檔案種類和內容

1、按照內容分類。（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。（3）財務報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，查賬報告、驗資報告、其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、票據，存儲財務資料的光盤、磁盤、

U盤，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他應保存的會計核算與管理資料，以及合同、章程、董事會紀要等與經營管理和投資者權益有關的其他重要文件資料。

2、按照保管期限分類。會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會計檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。

3、按照密級分類。分為秘密、機密、絕密三類。

三、加強會計檔案管理的措施

（一）規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管

1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量 會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

（六）加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。endprint