淺析高校學生檔案管理存在的問題及對策

李萍

【摘 要】高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，它是大學生就業、擇業以及用人單位篩選人才的重要資訊。但是現在學生檔案管理工作存在著各種各樣的問題，包括：高校對學生檔案管理工作不重視；檔案管理工作者普遍素質不高；在校學生檔案管理意識淡薄等。為解決這些問題，本文建議從加強學生檔案管理工作職能，提高檔案管理人員素質，完善檔案信息量，加快信息化建設以及提高學生檔案管理意識等幾個方面著手，使學生檔案能發揮它應有的作用。

【關鍵詞】學生檔案 檔案管理 高校

高校學生檔案管理工作是學生工作的一個重要組成部分，它具有真實性、嚴肅性，有著其他任何材料都不可替代的依據和憑證作用。高校學生檔案記錄著學生的學習經歷、成長過程和綜合表現，是用人單位選拔聘用、培養人才的最基本依據。但是，現在有很多高校對學生檔案的管理工作存在許多不規范不標準的現象，使檔案不能如實反映學生的真實情況，這不利于學生就業和用人單位的管理，也影響了學生檔案工作的科學發展，本文針對這些問題談談應如何加強高校學生檔案管理工作。

一、高校學生檔案管理工作出現的問題

1. 高校對學生檔案管理工作的認識不到位，沒引起重視。高校學生工作涉及大學生在校期間的方方面面，包括思想品德教育、心理教育、生活教育、美育教育等等，內容冗雜。由于對學生檔案管理工作的認識不到位，高校難免會忽視這一塊。在很多高?？磥?，學生一旦畢業，檔案即隨人轉走，學校不需要長期保管，也就不必要多花人力物力財力用在檔案的管理工作上，因而對學生檔案管理的意識非常淡薄，也沒有建立起科學規范的學生檔案管理工作機制，甚至都很少將學生檔案管理工作提到學校的議事日程。這就導致了學生檔案管理在體制、工作制度和日常管理等方面一系列問題的產生。

2. 檔案管理工作者的素質普遍不高，管理隊伍亟待加強。一個不容否認的現實是，現在高校的學生檔案管理工作者很少有科班出身的。實際上，大多數管理人員都是兼職，他們缺乏專業的理論功底和實踐操作能力，對學生檔案管理工作沒有清醒和正確的認識，因而也就不能使學生檔案管理工作正常進行。在這樣的情況下，文件資料亂放亂扔、涂改毀損的現象經常發生，有些管理員保密意識較差，有的則因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集，還有的在換崗時檔案管理工作沒有及時交接，造成管理工作脫節。這些都在很大程度上制約了檔案管理工作的正常開展。

3. 在校學生檔案管理意識淡薄，對檔案管理并不重視。由于傳統觀念的影響和制約，加上檔案管理工作者的宣傳不到位，學生對檔案管理缺乏足夠的認識和了解，對在校期間哪些內容要歸檔要保存也知之甚少。大部分學生都不知道高校大學生檔案管理法規，也沒有瀏覽過檔案館網站，甚至都不了解檔案的基本屬性和檔案管理的基本內容。而另一方面，學生檔案利用率低，檔案材料內容不完善，沒能真正將反映學生成長軌跡與社會對人才的衡量指標及關注的側重點結合起來，這也使學生對檔案管理工作并不信服，在學生們看來，現有的檔案并不能真實全面地反映自身的能力和素質，因而造成了他們檔案管理意識的淡薄。

二、加強和改善高校學生檔案管理工作的方法

1. 加強學生檔案管理工作職能，提高學校重視程度。學生檔案的管理是高校學生管理工作的重要組成部分，要從法規制度的高度上對學生檔案管理工作實行制約。負責學生檔案管理工作的相關人員應認真學習2008年教育部發布的《高校學生檔案管理辦法》，自覺貫徹和實施相關政策法規。事實上，用“法規”的力量來強化人們的檔案意識，加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規范化和科學化，提高檔案管理水平，不單單是檔案工作者的心聲，更是我們國家的檔案事業所要求的。學生檔案管理人員也應從思想上重視學生檔案管理工作，要對檔案管理有正確的認識，認真做好資料的收集整理、檢查核對、鑒別歸檔等工作，不能隨意為之，應付了事。只有學校從思想上重視、從制度上加以管理，學生檔案管理工作才能有條有序地進行。

2. 提高學生檔案管理人員素質。檔案工作者的整體素質水平在某種意義上說決定著檔案工作的管理水平。加強檔案管理隊伍的建設，可以從兩方面著手。一是學校要引進一些科班出身的專業的學生檔案管理人員充實工作隊伍，這可通過招聘專職和兼職人員兩種方式來落實。兼職人員可從學生工作者中篩選聘任，他們可負責一些學生檔案材料的收集和整理工作，配合專職人員做好學生檔案管理工作，這些兼職人員可作為以后專職人員的儲備力量。另外，要通過一些培訓來提高檔案管理人員的專業水平。檔案館的領導要給每位工作者平等接受培訓的權力，為他們創造個人發展空間，通過各種形式的培訓教育，來提高他們的綜合素質水平。

3. 完善檔案信息量，加快進行檔案管理工作的信息化建設。大學生檔案應該全面客觀地記錄在校學生的德、智、體、美、勞以及心理狀態、個性特征、發展潛能等情況，不能單純地以成績的優良來斷定學生能力的高低。目前，高校學生檔案管理的內容過于簡單，已不能滿足對學生的考核以及用人單位對人才的選拔需求。因此可適當地在學生檔案歸檔類目中增設“心理素質材料”“創新潛能材料”“誠信記錄材料”“個性特征材料”等內容，另外，對學生的一些評價材料也要做到客觀公正。通過對學生檔案內容的充實和豐富，可以使學生檔案更全面、客觀、真實地反映學生在校期間的表現狀況和學生素質，這能給用人單位提供更詳細的篩選人才的參考資料，有利于畢業生更快更順利地走上心儀的工作崗位。

除在完善檔案信息量上要下工功之外，加快檔案管理的信息化建設也能在很大程度上改善學生檔案管理水平。當今時代，電子計算機已普遍運用于各個領域，計算機網絡具有資源共享、信息量大、精確度高等特點，借助計算機網絡來進行學生檔案管理工作，既能節省大量的人力資源，提高工作效率，又能避免檔案丟失缺漏，方便學生檔案的查閱，還能提高學生檔案的利用率，為以后學生就業、用人單位篩選人才提供便利條件。故高校要在財政上加大對學生檔案管理工作的支持，做好檔案數字化的設備配置、信息錄入等基礎工作。同時，高校學生檔案管理工作人員也要大膽創新探索，開發檔案管理新模式，并充分利用計算機網絡技術，將檔案管理有序化、科學化，努力實現學生檔案管理的網絡化和系統化。

4. 提高學生檔案管理意識。雖然現在學生檔案材料有很多不完善的地方，但毋庸置疑，學生檔案作為記錄個人大學經歷、品德作風、政治面貌等內容的材料，仍然在對人才的篩選和考核上發揮著重要作用。所以，學生應從思想和行動上重視檔案管理。（1）學生要充分認識到自身對檔案管理知識的學習需求存在，了解并學習檔案管理的相關知識，如檔案的基本屬性、大學生檔案管理的基本內容等。除此之外，大學生還應關注畢業生檔案轉遞的講座，向相關老師和負責人員咨詢檔案的相關知識。（2）對要入檔的一些材料要保證質量，在材料的選紙、用筆、書寫等方面都要做到認真嚴謹，不要錯填、涂改、圈畫入檔材料，同時，確保入檔的材料內容客觀全面，如實反映本人風貌。

總之，學生檔案管理工作是一個系統化的工程，它在學生管理工作中有著舉足輕重的作用。高校應從思想和制度上重視學生檔案管理工作，完善相關機制，培養具備現代學生檔案管理技能的檔案人員，最大限度地發揮學生檔案的作用，為學生的順利就職和用人單位的人才篩選提供保障，只有這樣，才能做到為學生的教育管理服務，為用人單位服務。

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