新形勢下高校畢業生檔案管理的實踐與探索

彭壽英

【摘 要】高校畢業生離校后檔案如何存放一直是眾多畢業生所關注的焦點。高校畢業生的檔案關系關乎著畢業生能否為社會容納及接受，加強對畢業生檔案的重視與宣傳，對畢業生檔案管理體制進行革新，有助于高校畢業生檔案管理工作的健康化發展，另外，對于拓展人才信息資源，拓寬畢業生就業渠道具有非常重要的意義。

【關鍵詞】新形勢；高校畢業生；檔案管理；實踐；探索

高校畢業生檔案是對學生從入學至畢業的受教育期間德智體各方面的發展狀態的真實反映，是反映學生真實信息的載體。然而在高校變革與學生自主擇業的背景下，許多高校為了降低辦學成本，隨意讓學生自帶檔案，學生由于不清楚個人檔案的重要性，要么將個人檔案遺留在原就讀院校，要么自行攜帶。因此，如何解決高校畢業生的存放問題，加強高校畢業生的檔案管理是各大高校畢業生人事檔案工作必須重視的問題。

1 高校畢業生檔案材料的特征與意義

1.1 高校畢業生檔案的特征

（1）具有保密性，因高校畢業生檔案類屬于干部人事檔案，因此其具有一定的保密性。國家相關部門也針對干部類人事檔案的應用制定了嚴格的規定。因檔案內容涉及個人隱私，故不得隨意向社會公眾披露，也禁止隨意查閱；（2）具備唯一性，盡管畢業生的檔案由多份材料組成，主要由學生個人檔案、學校檔案部門、材料形成單位等存留，但是高考志愿卡、綜合素質評定表等資料，從其產生開始就具備了唯一性，因為，畢業生個人檔案整體具有唯一性。[1]

1.2 高校畢業生檔案管理的意義

忽視個人檔案的管理將會對職業生涯造成一定的負面影響。在市場經濟條件下，由于人事制度的不斷變革，人事檔案與工作職位間的依附關系已不如從前緊密，所以大部分畢業生認為用人單位看重的是個人辦事能力而非個人檔案，只要做好本職工作即可。然而，他們并未看到個人檔案處理不當所帶來的消極影響：（1）不利于個人利益的實現，保管好個人檔案后，就可以享受到相關的人事與勞動保障政策服務，個人檔案中所記錄的工齡、職務、待遇、社會保障年限等都是供職者或失業者在辦理社會保險與失業金時的重要依據；（2）對工齡計算及轉正定級具有不利影響，許多畢業生在工作后仍為學生身份，從而對轉正升級造成不利影響，更會影響到以后的工齡與退休金的計算；（3）阻擋職稱評定和與工作調轉，某些畢業生的檔案既沒有上交至任職單位，也沒有存放在相應的人才服務中心，在進行職稱評定時因為手續不足而延誤，也有學生即使將檔案存在人才服務中心，但并未及時辦理就業手續，待工作需要調動時才發現需要辦理所有參加工作后的手續；（4）造成留學人員保險斷檔。如今自費出國留學的人數不斷增加，待其學成歸來后卻發現由于個人檔案存放不當，期間一直是“無業人員”的身份，為以后的求職帶來了諸多阻擾。

2 高校畢業生人事檔案管理存在的問題

2.1 畢業生缺乏對個人檔案的正確認識

隨著社會經濟的發展，各行各業的工作重心也發生了相應的變化，對于人才的政審制度也越來越忽略，因而造成許多畢業生對于人事檔案的誤解，再加上市場經濟條件下，存有許多私營企業、民營企業等非公有制單位，當學生就職于此類單位時，由于單位根本不具備人事主管部門，不但不重視個人檔案的管理與存放，甚至認為個人檔案與人才無任何關聯，是可有可無的。人事檔案涉及的領域較廣，包括薪資調整、職稱晉升、政治審核等方面，人事檔案對于開發人力資源具有重要的意義[2]。若高校畢業生對其個人檔案的重要性缺乏正確的認識，必將影響到人才的開發工作。

2.2 高校畢業生人事檔案管理的不規范現象

目前我國人事檔案的管理工作主要由檔案管理部門承擔，在實際的管理過程中，相關檔案管理部門僅僅是按中組部的人事檔案材料收集與歸檔的規定進行生搬硬套，檔案管理工作秩序混亂，管理不規范行為時有發生，導致畢業生檔案資料缺失，是檔案管理的效應大為降低，損壞了人事檔案管理的嚴肅性。

2.3 檔案管理工作效率不高

目前多數地區的人事檔案管理工作均系人工完成，人工操作的低效率亟待解決，計算機運用還未得到全面的普及，即使是投入了計算機的檔案管理單位也僅僅是利用計算機進行簡單的檢索工作，而并未發掘計算機在現代檔案管理中的效用，使得計算機對于檔案管理功能的閑置與浪費。

3 高校畢業生檔案管理的有效措施

3.1 加強宣傳，糾正畢業生對于檔案管理的正確認識

學校方面應將檔案管理的意識納入學生職業規劃教育中，向學生普及國家對于畢業生檔案管理所頒布的相關規范與文件，加深學生對此的理解。此外，學校還應列舉相關的檔案管理實例，以便于學生更深入地了解檔案存放的方法與注意事項，通過以上措施培養學生對檔案管理的正確認識，體會到檔案存放的重要性。

社會方面應加強畢業生檔案管理工作宣傳與教育，畢業生是強大的人才資源，關系到國家與社會的發展，畢業生檔案作為人才資源的載體，將會影響到畢業生才能的發揮與認可，及社會對其的容納度。因此，社會相關部門應利用各大媒介，加強對檔案管理的宣傳教育，提高畢業生檔案的關注度，增強學生自身對于檔案管理的重視度，此外，筆者認為還應在社會就業保障體系中納入畢業生檔案管理，以提高檔案管理的地位。

上杭縣人事局就已同衛生、交通、環保等部門組成專門招聘工作領導小組，深入福州大學、福建工程學院、福建農林大學、福建醫科大學，積極與各大院校的畢業生指導中心開展合作，向畢業生宣傳檔案的相關知識。并告知畢業生到生源地人事部門辦理報到時，須到人才服務機構辦理檔案轉移手續。當畢業生回我局報到時，主動向畢業生講解個人檔案與人事檔案的區別與聯系，并將相關宣傳知識貼在人事局宣傳欄和人才中心門口以供學生參考。我局的工作受到了公司和畢業生的一致贊許，這種好的辦公形式也值得在以后的工作中加以延續和推廣。

3.2 開展人事代理制度[3]

人事代理是由隸屬于政府人事部門的人才服務中心依據國家相關人事政策法規，在其服務項目范圍內，接受單位或個人的委托來為為各類經濟型單位及人才提供人事檔案管理、職稱評定、社會保險金收繳、政審等服務，隨著市場就業機制的演變，人事代理必將成為畢業生就業的保障。

3.3 提升畢業生檔案管理工作效率

畢業生檔案不僅是學生的自身的任務，也是國家干部人事檔案管理的重要組成部分，要想實現對畢業生檔案的科學管理就必須做好以下兩點：（1）檔案管理主體的統一，逐步取消各大高校對于學生檔案的暫管制度，學生畢業后隨之離校，由地方人事資源代理中心接管，當地的人事資源代理中心將對本區域內的所有已就業或未就業的畢業生的檔案進行管理；（2）將人事資源代理中心的檔案管理工作納入國家檔案管理體系中，根據其自身的特殊性，對地方檔案管理機構擔任畢業生檔案管理工作的監督主體進行明確確立，人事部門充當畢業生檔案管理工作的業務主體，由人事資源代理中心具體實施，多方監管，促成畢業生檔案管理的健康發展。

【參考文獻】

[1]王仁秋.高校畢業生檔案管理實踐與探索[J].攀枝花學院學報，2010（05）.

[2]戴翠萍.建立高校畢業生檔案管理系統為就業服務[J].蘭臺世界，2010（06）.

[3]李瑩.基于就業探析高校畢業生人事檔案管理問題與對策[J].蘭臺世界，2012（26）.

[責任編輯：薛俊歌]