試論檔案工作被輕視的原因及建議

羅翠純

摘 要：檔案工作傳統上為人們所輕視，有重要的歷史原因、現實與自身因素，現階段如何完善檔案工作應加強宣傳，提升檔案意識，完善相關制度并積極借助信息化革命，實現檔案工作質的飛躍。

關鍵詞：檔案；輕視；完善

1 檔案工作及其受輕視表現

檔案是機關、企事業單位和個人在社會活動中所形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。在信息化的今天，檔案作為一種信息資源，是信息和載體的統一體，在人們的生產實踐過程中發揮了重要的、不可替代的作用，其價值越來越受到決策者的重視。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。受傳統思想認識的局限性等因素的影響，檔案管理工作一度被認為是一種缺乏技術含量的、純粹機械性的檔案采集與整理過程，與檔案在現實社會中所發揮的重要作用或價值大異其趣。現代檔案管理科學普遍認為，檔案管理工作在傳統上受到了輕視或被低估，導致檔案的價值未能有效全面發揮，同時也制約了檔案管理的科學發展。

對檔案管理工作的輕視主要表現為：一方面，許多部門或領導不重視檔案管理工作，將檔案管理作為主業外的附屬工作，沒有將其作為有效的決策信息源泉，擺在其應有的地位加以重視，使檔案管理工作始終處于附庸地位，難有自己的發展空間與創新機會；還有一些單位或部門領導，沒有檔案管理意識，甚至將一些珍貴的檔案資料隨意處理，損害、丟失、偽造或變造檔案，致使檔案因缺乏真實性和客觀性，失去其應有價值。另一方面，作為檔案管理工作者，缺乏相當的檔案管理意識，沿用傳統落后的檔案管理方法，基本上憑自己的經驗管理，而不是依靠科學方法提高檔案管理水平，導致現實工作中，很多管理者自己都不清楚檔案管理的目的和基本管理方式，或對于歸檔材料往往疏于審查，導致部分檔案材料嚴重失實，甚至有造假現象發生，嚴重損害了檔案的真實性；或主動收集或保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了檔案的完整性，導致信息缺漏。總之對檔案工作存在誤區，錯誤的認為檔案管理工作可有可無，無需用心去做。

2 檔案工作被輕視的原因

2.1 傳統思想對于檔案工作存在偏見

檔案管理工作起源較早，原始人們用繩結記事便是檔案管理工作較為原初的表現形態。封建社會，檔案管理工作往往被封建統治者所壟斷，檔案管理淪為統治者的家譜與紀事，因而具有濃厚的階級屬性。檔案一般為公侯王族所有，一般秘不示人，對于統治階級有利的，往往被保留下來；對于其不利，往往廢棄或予以變改以迎合統治者的意旨，使得檔案缺乏基本的客觀性和真實性，從而使其變為可有可無的東西。

2.2 文化素質與文明程度制約了檔案管理工作

現階段，我國正處于發展過渡時期，廣大人民群眾的文化素質與文明開化程度相對還較落后，尚未對檔案管理工作的價值與作用有充分的認識。檔案記載了一個國家或民族的發展演變歷史，是寶貴的財富和資源，但很多人還未能意識到這一點，處于“檔案盲”的狀態。事實上，檔案在人民的日常生產生活中發揮著舉足輕重的作用，在一定程度上發揮著決定性作用。比如說打官司要有證據，作為證據的原始信息本身即是一種檔案，決定了訴訟輸贏，但現階段人們疏于采集保存證據，致使自身合法權益因缺乏證據支持而得不到有效保護，這與輕視檔案具有重要的關聯性，從一個方面也可以佐證現階段國民的文化素質與文明程度。

2.3 檔案自身具有被動性和滯后性

檔案作為一種記載人類實踐活動的載體，其作用的發揮具有被動性，是一種潛在的價值或資源，需要通過人們主動的收集、查閱、編輯、利用，其潛在信息資源價值才能得到相應的體現，如未經主動發掘利用，檔案的價值便無從體現，只能埋沒在眾多的信息碎片中，無法發揮其應有的價值作用。檔案從一定程度上，是歷史的一種載體或變現形式，因而其作用的發揮只能放在歷史的角度來衡量，但這也是檔案價值滯后性的主要表現。檔案的價值或作用被發現、被重視，往往不表現為一時，而是在檔案形成之后的若干年、若干世紀才有所體現。因此，同時代的人對于檔案管理往往缺乏敏銳性和關注度，而后人因需借助前人的檔案來了解一定歷史時期的現實，因而對于檔案需求更為迫切，正是這種被動性與滯后性矛盾，使得人們對于檔案既輕視、又珍惜。

2.4 對檔案管理工作缺乏相應的宣傳教育

對于檔案管理工作，很多人對此比較陌生，不清楚檔案為什么需要管理和如何管理，對于檔案管理工作與相關知識了解不夠。這與對檔案管理工作缺乏相應的宣傳教育有重大關系。傳統上，一般認為檔案管理工作往往涉及國家秘密、個人隱私等問題，因而保密性有余而宣傳性不足，對于檔案管理的相關基礎知識或常識宣傳不足。而且，我國檔案專業在各高校設立較晚，專業化的教育較少，從而使整個社會對于檔案管理工作缺乏完整細致的了解。

3 現階段如何完善檔案管理工作

3.1 加強檔案宣傳工作

檔案是重要的信息資源和寶貴的歷史財富，因而必須要加強檔案宣傳工作，通過廣泛宣傳引導，使公眾全面具體的了解檔案相關知識，祛除傳統思想對檔案工作的偏見，正確理性的對待檔案的潛在價值，把自覺保護檔案作為公民的基本義務，以高度的歷史責任感培育全社會良好的檔案工作氛圍。加強對檔案相關制度的宣傳普及，使公眾充分了解檔案工作的特征、性質、意義等，吸引公眾積極參與到檔案查詢、保護等工作中來，從而使公眾真正關心理解支持檔案工作，真正使檔案發揮其應有作用，回歸其原本地位。

3.2 提升相關人員的檔案意識

檔案意識是檔案管理人員或其他相關人員對于檔案及檔案管理的理解和認知，是促進或推動檔案工作不斷發展的重要精神動力。一方面，要立足強化單位或部門領導的檔案意識，不僅要轉變過去對檔案管理的輕視，而且要切實將檔案工作納入重要議事日程，帶頭學習研究檔案工作法律法規與相關制度，實實在在地解決檔案工作中存在的問題和困難，充分發揮領導示范帶頭作用，從上到下提升檔案工作意識；另一方面，加強對檔案工作人員的業務培訓，不斷增強其文化素質和檔案意識，通過不斷更新學習理念和學習方法， 掌握現代化檔案管理方法，提升檔案管理水平，促進檔案資源價值有效發揮。

3.3 完善檔案管理制度

現階段，建立健全各項檔案管理規章制度是推動檔案工作提質效、上水平的重要舉措。一方面，要不斷完善檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。另一方面，完善管理人員競爭上崗制度，選拔專業人才，充實檔案管理工作崗位，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。此外，還應加強檔案管理經費支付預算保障制度，切實保障檔案管理的相關耗材供給，保證教育培訓經費，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現代化水平和服務質量。

3.4 不斷提升檔案管理信息化水平

傳統上，檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，因而受到一部分人的輕視。但隨著信息技術的飛越發展帶來傳統生產方式、生產模式的巨大變革，積極運用現代科技文明的成果，創新檔案數字化管理手段，提高檔案管理信息化水平，成為當今時代檔案管理工作發展的目標和方向。借助信息技術，可以更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動和管理成本，提高檔案管理質量和效率。

參考文獻

[1]竇曉光：《 努力建設具有中國特色的檔案管理體制——轉型期的檔案管理體制改革研究之二》[J]，《檔案學通訊》2006（01）。

[2] 張銳：《檔案職業的未來發展趨勢探析》[J]，《黑龍江檔案》2009（05）。endprint