淺談中職學校學籍管理現狀及對策

唐櫻心

學籍檔案是學校對學生學習期間的成績記載、學籍變動情況、在校表現、獎懲情況、學歷等各項具體的歷史記錄，是學生在學校學習、實習和社會實踐等活動中直接形成的。學籍檔案作為學校重要的信息資源，體現了學校教學管理部門對教學環節的協調、控制，在學校檔案管理工作中有著舉足輕重的地位。

1 中職學校學籍檔案管理的現狀

在中職學校中，學籍檔案管理基本停留在傳統的手工登錄、整理、編目、檢索等較低水平， 效率低下， 查找速度慢， 學籍檔案工作開展受到一定限制。

1.1 管理觀念落后

一些學校檔案管理制度不嚴，工作隨意性大，致使學籍檔案材料雜亂無章。有些管理人員思想保守、觀念陳舊，沒有認識到學籍管理與檔案管理之間相統一的重要性，對學籍檔案特點、規律及價值作用認識不清，不能很好地運用計算機等現代化工具，工作中缺乏主動性和創新意識。

1.2 對學籍檔案形成過程不重視

學校收集的檔案材料不夠齊全，鑒別核對、歸檔整理、保管保密和管理職責等方面的規章制度尚不盡完善。在學籍檔案形成過程中，由于有關部門職責范圍不清，所以學生在校期間的一些重要情況收集得很不完整，這不但影響了中職學籍檔案的質量，還給今后的管理工作帶來諸多不便。

1.3 檔案管理質量偏低，信息化管理制度不到位

學生填寫學籍檔案時大多由學生所在班級的班主任負責指導，個別教師的檔案意識不強，沒有要求學生按照規范來填寫，造成個別學生使用圓珠筆、鉛筆填寫學籍表格，并且出現字跡潦草、模糊不清或隨意涂改等現象，有些還出現錯別字和身份證號碼錯誤等現象，有的欄目未按要求完整進行填寫，使得學籍檔案不能準確反映它所要表達的內容，從而大大降低了檔案的質量。

1.4 缺乏必要的監督審查機制

學籍檔案管理工作與學校其他工作一樣，必須要有部署、有檢查、有落實，更要有審查、監督，這樣才能保證該工作做好。如對學生學籍表格的填寫，要實行層層把關制度，填寫每一項都要認真細致，馬虎不得。有的學校將表格一發了之，不對學生進行監督指導，收回后也不檢查審核即歸檔，造成學籍檔案材料雜亂不實，可信度低。

2 加強中職學校學籍檔案管理的主要措施

針對當前中職學校學籍檔案的現狀，可從以下幾個方面入手加強中職學校學籍檔案管理：

2.1做好學籍檔案的收集和整理工作，保證學籍檔案的完整齊全

首先，要做好前期指導工作。一是要結合所在省市教育部門統一印發的學籍檔案項目，與教學管理部門和學生管理部門共同制定和完成學籍材料項目的設計，完整地反映學生在校期間的全面情況。二是做好歸檔前的立卷工作。按照檔案整理立卷的規范，在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作，盡量把問題解決在歸檔前，以保證學籍檔案進館（室）的質量。其次，要主動收集，跟蹤收集。檔案管理人員要主動了解當年畢業班級數量、每個班的人數等信息，要加強與學生管理部門，特別是與班主任的聯系，并做好宣講工作，從而密切配合檔案部門，主動把這些補充材料交到檔案部門。最后，要做好檢查驗收工作。由于學校專門的檔案整理人員較少，學籍檔案的立卷整理質量難以得到保證。這就要求在收集時務必進行檢查，增加學籍檔案檢查監督人員及檢查環節，一旦發現問題，立即予以糾正。

2.2逐步完善學籍檔案管理體制，提高管理意識

必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領導和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學籍檔案的歸檔納入相關部門人員的職責范圍，做到每學期和每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。

2.3加強學籍檔案管理人員培訓，提高素質，穩定工作隊伍

學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識；必須熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律；必須有極大的責任心和學習精神，經常研究工作中出現的新情況，解決新問題。中職學校的領導者要重視檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質；必須有針對性地引進人才，培養人才，穩定學籍檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的嚴肅性與持續性。

2.4推進檔案信息化，創新利用方式

隨著經濟、社會和科學技術的不斷發展變化，學籍檔案管理手工操作的傳統方法已經不能適應廣大中職學校辦學形式和生源多樣化的現狀，“檔案信息化”“數字檔案”等是高速發展的信息時代對學籍檔案管理提出的新要求。學籍檔案電子化管理具有傳統管理方式無可比擬的優勢，可大大提高學籍檔案管理的效率，存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。利用學籍檔案包含的豐富信息，完全可以主動為學校的教學、管理，以及為社會服務。

當前，中職教育在為社會培養和輸送專業人才的功能越來越凸顯，中職畢業生的社會需求也在穩步上升，保證學籍檔案的真實、完整、準確，是衡量學校管理水平和教學質量的標尺之一。因此，加強學籍檔案的建設和管理是中職學校長期且與時俱進的工作。

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