淺析中小企業會計服務外包的必要性和風險防范

何苗

摘要：隨著現代經濟的快速發展，新興服務外包行業的發展也必然是一種趨勢，越來越多的企業選擇外包這個途徑來降低成本。但是企業在接受會計服務外包帶來的專業化、低成本服務的同時，也面臨來自服務商和企業自身的外包風險。本文針對的就是我國目前中小企業實施會計服務外包存在的主要問題并提出相應的解決政策。使其充分發揮會計外包作用，以此增強企業的核心競爭力。

關鍵詞：中小企業 會計服務外包 風險 防范

0 引言

隨著經濟的發展，全球服務外包進入蓬勃發展的時期，我國服務外包業也正迎來加速發展良機。對于傳統的企業經營模式，外包是一個新的名詞。經歷過金融危機后的企業，也越來越重視成本的控制與管理，漸漸地“外包”已被企業所熟知。服務外包主要是將企業中非核心的業務外包出去，從而達到降低成本，提高效率的效果，因為外包出去的業務由最優秀的外部專業化團隊進行承接，加大企業管理層更加專注于核心的業務，以此增強企業核心競爭力對環境應變能力的一種管理新模式。而會計服務外包主要就是為了實現提高企業盈利的目的，然后通過合同協議好的方式將會計業務中某些事項或流程外包為專業的機構進行操作和執行，這也是現在流行的一種新型的會計戰略管理模式，其中外包內容包括代理記賬，代理編制會計報表及會計報表附注，納稅代理，會計信息系統設計，會計內部控制制度設計等。

中小企業是我國國民經濟中一支十分重要的力量，在我國的經濟活動中占有非常重要的地位。會計外包業務是伴隨著中小企業的發展逐漸壯大起來的一種業務。而實施會計外包，將會使更好的中小企業更加專注于自己的核心業務。雖然會計外包為中小企業提供了一種管理途徑，但同時也存在著風險和不足。隨著市場環境和管理者素質的提高，國內市場已為財務會計外包提供了必要的發展條件，中國企業將會對財務會計外包經管理帶來的利益越來越重視。

會計服務外包是服務外包的一種形式。它是企業組織會計資源分工整合的一種有效方式，有助于企業對外包業務進行成本的控制和減少，同時也易于更新、更專業的會計技術的實施和應用。會計服務外包是一種徹底的市場化運作模式，主要是便于企業把財會業務或者與財會業務相關的職能和崗位轉移給外部會計服務提供商，由外部會計服務提供商在規定的時間內按協議提供標準化的財會服務，以此減少企業對財務管理的時間，又能低成本高效率的進行財會工作的整合，因此成為現在大多數中小企業財務管理的首選。

1 我國中小企業開展會計服務外包的必要性

會計服務外包是伴隨著中小企業的的發展逐步壯大起來的一項業務，不少中小企業的管理者在財務方面多少存在一些問題，為了滿足企業多方面的財務需求，他們急于尋求一條捷徑，例如尋找一個值得信賴的財務會計，完善自己規模不大的財務管理制度，以最小的成本讓財務部門實現正常運轉等。因此，很多財務咨詢公司以及會計事務所抓住中小企業財務管理的需求，紛紛推出財務外包業務。

1.1 會計外包在成本管理中的必要性

企業的成本管理主要是以企業的全局出發為考慮因素的，都是根據企業總體發展戰略制定的。它是企業生產經營過程中對各項成本核算、成本分析、成本決策和成本控制等一系列科學管理行為的總稱。即將成本信息貫穿于整個戰略管理過程中，通過對公司成本結構、成本行為的全面了解、控制與改善，尋求長久的競爭優勢。這樣會計外包會給企業帶來直接的運營成本的降低，同時減少代理成本在內的各種隱性成本的費用。外包業務實際上就是把企業的固定成本轉為變動成本，就需要我們從專業的會計管理角度去看。因此，當企業規模夸張或縮減時，企業不需要額外增加聘用或裁減相關的會計人員，而是只增加或減少與此相關的會計外包的內容即可。

企業進行外包的主要目的就是降低成本。企業中不能創造價值的部門或者不具相對優勢的部門，我們可以外包出去。在我國的企業，我們看的是會計外包現金的支出，認為企業用廉價人工費用比外包費便宜很多。在企業用工除去工資外，還有大量的如休假、福利、加班費、意外、工傷以及勞資糾紛等附加費用；管理者花費時間和精力管理這個部門的費用等，如果加上這些，可能就和外包的成本差不多甚至會更貴。但是會計中的某些流程如果外包，會給管理者節省很大一部分的時間去管理公司，以此增加公司的收入。此外，企業對財務進行管理是為了健全財務制度在工作人員中的意識。但是從國外企業外包的實踐經驗來看，會計外包可以有效避免這些人員的工資成本，降低企業費用。因此越來越多的企業發現，依靠第三方服務提供商來執行會計職能要比自己建立會計部門更加有效，而且會大大節約經營成本。另外，依靠訓練有素的專業人士，可以確保會計事項都能依據專門的會計準則和制度進行處理。

中小企業的發展普遍存在規模較小，發展年限較短以及資金積累不足的特點。因此，面對經濟全球化帶來的國際競爭對手的時候有一定的壓力。為了實現信息的自動化管理就需要企業加大信息方面資金的大量投入，這就需要企業內部加大經營成本。在我國的不少企業，都普遍存在一種誤解就是，外包業務是為了節省勞動成本，但是就中國的勞動成本特別是一些經濟發展較落后的地區，認為外包相對不合理。企業通過外包服務，就可以利用承包商的技術設施和技術力量來滿足公司發展的需求，這樣就避免企業在財務硬件、軟件及人力資源成本等方面的投資。企業以外包降低成本，從而可以提高盈利水平，增強產品的競爭力，擴大市場占有率。

1.2 會計外包在會計信息管理中的必要性

會計信息管理是指對會計信息的收集、整理、加工處理至信息輸出的整個過程的管理。會計信息管理是一項繁瑣且復雜的過程，其中任何一個環節的失誤都會造成嚴重的后果。其主要目的就是要組織協調好會計信息的收集、加工和利用工作，使各類會計信息更好地為開展會計工作服務。

一般來說，會計信息的編制與傳遞需要耗費人力、物力、時間等成本。由于中小企業籌資困難，企業管理者更傾向于通過業務拓展增加資金來源。同時，中小企業經濟業務單一，流程相對簡單，專門設置會計機構或配備會計人員缺乏規模效益，加大了會計信息的生成成本，效益顯著不經濟。endprint

相對于大企業而言，中小企業主要是向稅務機關提供有關稅收繳納情況的信息，作為管理者的投資者，也非常關注自身企業的納稅情況。但由于受自身實力的限制，以及迫于競爭、生存等壓力，中小企業投資者將主要精力投在業務的拓展上，而在會計的管理方面相對弱化。而中小企業的發展前景，決定了就業穩定性和社會保障等方面遠不如大企業，很難吸引優秀的會計人員。因此中小企業會計人員的整體業務素質普遍不高，使得許多理論上完善的會計方法與復雜的會計技術無法實施，這導致其在提供會計信息方面具有很大的局限性，使其提供的會計信息不能滿足特定的服務對象，同時有很多會計信息由于會計人員掌握的會計技術不夠而無法正確提供。這就為中小企業會計服務的外包提供了市場空間。

中小企業會計服務外包給會計專業服務公司，規范了中小企業的會計行為，提高了中小企業的會計信息質量。而且中小企業的會計原始數據交由會計專業服務公司集中處理，有利于政府及時地掌握中小企業的財務信息與生產經營狀況，便于政府對中小企業相關政策的制定和落實，積極引導中小企業的發展，有效整合社會資源。但是國內中小企業在現階段實行會計外包是有顧慮的，因為會計是公司的核心信息，企業會擔心將會計外包給第三方，會造成公司核心信息的泄露。根據國外的經驗，泄露信息的風險由服務商的職業道德決定，企業內部和外部的人掌握會計核心信息，如果服務商的職業道德很好，會計外包對核心信息的保密會比放在企業內部更好，企業信息對服務商來說沒有必然的利益關系，所以會計外包是否發生信息泄露要看服務商是否有職業道德。

1.3 會計外包在企業管理中的必要性

所謂企業管理，就是由企業經理人員或經理機構對企業的經濟活動過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制，以提高經濟效益，實現盈利這一目的的活動的總稱。隨著現代商品經濟的發展，企業管理的職能逐漸由以生產為中心的生產型管理發展為以生產經營為中心的生產經營型管理。因此，企業管理的任務是，不僅要合理地組織企業內部的全部生產活動，而且還必須把企業作為整個社會經濟系統的一個要素，按照客觀經濟規律，科學地組織企業的全部經營活動。

企業將部分或全部的財務與會計信息進行加工處理外包后，企業內部的財務功能并沒有被削弱或取消，相反在決策方面的功能反而有所增強。因為這樣會給管理者節省一些時間，他們可以利用這些時間去關注企業的主營業務，提高管理質量。而且，實施會計外包打破了財務管理的空間、時間界限，實現財務工作的在線辦公，大大提高了工作效率，準確及時的財務信息可以使企業決策更加科學，更為迅速地應對市場的變化。但是企業需要深入分析哪些業務可以被外包，明確那些可能被外包的業務與企業內部其他業務的銜接點。對于一些非標準化的業務，企業還需要認真分析哪些仍可以予以標準化以便于外包，哪些必須留在企業內部。隨著中國特色的社會主義市場經濟的逐步建立，法制環境不斷完善，產品市場和服務市場運行越來越規范，競爭性的市場環境在中國已經出現。中國中小企業的財務部門已不僅是只從事傳統的核算工作，還應參與企業的經營決策。會計外包后，財務人員根據服務商加工生成的信息結合企業的內部實際情況進一步對信息進行處理，為企業的戰略決策、投資和融資分析等服務。此外，企業將簡單的會計業務外包出去，目的就是將自己有限的會計人員用于財務分析及戰略的制定上來，所以會計服務外包之后，對會計人員的培養仍然必不可少。只有這樣才能從根本上提高企業的會計管理水平，擺脫對外包商的過分依賴，更好地為企業決策服務。

2 中小企業會計服務外包存在的風險及防范

2.1 外包服務商的選擇風險及防范

會計外包服務商一般都是財務會計領域的專家，除了具備專業服務能力，外包服務商還需要客戶的認可。中小企業在與財務外包合作的時候，選擇的核實外包服務商是實施會計服務外包戰略的關鍵一步。而優質的外包服務商可以為企業帶來新的發展機遇、經濟獲益，相反，劣質的外包服務商則會使企業喪失發展機會甚至陷入發展困境。因此，企業在選擇外包服務商時，會面臨巨大的決策風險。中小企業在進行服務商的選擇時，主要以看價格為主，很多時候往往忽略質量。因此，不具備良好業務素質的服務商所提供給企業財務信息很多時候不夠全面，給中小企業帶來的麻煩也相應較多，增加不少成本費用。因此，中小企業實施會計外包的時候，不能簡單地拿原先的成本節約與現在的人工合成的成本進行比較，因為之前的成本還會含有一些隱性成本。所以，企業必須充分了解外包商的綜合條件，然后根據綜合的評估后再進行選擇。

①服務商的信譽和服務質量。一個企業的信譽度是否良好直接保證著企業的服務質量。其中外包商日積月累的信譽度是保證其在企業中是否長久發展的一個綜合考評，因為很多企業都是根據進行參考，進而了解其在同行業中所處的地位。其次，服務質量的高低。服務質量包括服務的可靠性以及效率性高低。其中服務的可靠性，主要是為了確保服務商對企業信息的安全能夠進行合理的保管，確保其商業機密是否安全。而效率主要是指服務商能否根據企業的需求及時準確的完成外包服務，從而達到會計服務的安全。

②服務商的業務能力。解決企業存在的問題，主要是看業務能力是否滿足企業預期的要求，也是選擇外包商的重要因素。我們在進行行業選擇的時候，需要看該企業在行業中是否是領先地位、服務商有無經驗，因此服務過的企業越多，會計管理的時間就越長，經驗也相對豐富，市場地位及市場成熟度也會越來越高，這樣的外包商受到廣大企業的信賴，能夠更好地保證合同的承諾。

③服務商的收費水平。服務外包提供商的報價主要由員工成本、辦公房使用成本、辦公設備及辦公用品、管埋及財務費用、稅收及利潤等組成。在選擇外包商時，當其他條件相差無幾時應該選擇要價最低的外包商。

④服務商的營運理念。應該尋找與企業有相近的文化、戰略的服務外包商，這樣的服務外包商可以作為長期的合作伙伴。主要包括：a較高的成功可能性，包括好的持續性服務和經濟收益；b強有力的文化契合，應該擁有全球化的背景以及擁有可以在本地市場經營的資源；c固定的收益，在合同穩定之前，要有一個在保持固定收益的基礎上共擔風險和共享收益的機制；d運營的靈活性，服務商的公司治理結構應該具備靈活的解決方法和變革管理。endprint

2.2 外包活動的靈活性風險及防范

缺乏靈活性是會計外包的一個硬傷。財務與會計部門是一個綜合性的部門，其他各部門的工作都需要財務會計部門的信息支持。一旦將財會部門外包出去，很可能面臨決策制訂過程失去控制，缺乏有效的溝通渠道的局面。企業在與外包伙伴打交道時，應能始終保持與客戶、供應商之間良好的關系。外包活動缺乏靈活性，主要表現在溝通不暢和時效性較差兩個方面。不少中小企業負責人存在一個錯誤認識，即認為實行會計服務外包之后就可以徹底減負，財務工作直接交給服務商去做，自己只需要看看報表上的利潤一欄就可以了，這樣就會造成與外包服務商溝通不暢的問題。比如，管理層需要一份財務資料做分析，如果自己公司有相應的人員和軟件的話，無疑會方便及時得多。但是如果是將其外包給服務商做，如果不及時與服務商進行溝通，可能分析結果并不是管理層需要的。而承擔會計外包的外部專業機構的人員只是隔一段時間才去企業進行一次相應的服務，一定時期內給企業反饋一次財務信息和意見，這就使得財務工作出現“脫節”，發現和解決問題具有一定的滯后性，對財務分析工作也造成一定的阻礙。

企業與外包服務商是利益共同體，因此二者必須正確看待合作關系。企業要意識到只有自己抱著信任的態度通力配合才能使外包服務成功。因此，中小企業應該積極配合財務服務提供商的工作，發揮合作過程中的主動性。這就需企業做到：一是加強與服務商的溝通。企業應該就服務的各方面與服務商進行溝通，讓服務商清楚了解企業的實際情況以及對服務的要求，且對因市場的改變而引起的財務決策的改變要及時通知合作方，避免會計服務外包失敗的風險。企業管理者主動提供與財務外包服務有關的信息以便于他們開展工作。開展工作階段是企業與服務商的磨合時期，需要雙方的配合。如果一方有問題，應及時提出并解決。二是保持外包活動的控制力。企業應隨時關注外包服務商提供的信息的準確性，認真審查服務商提供的信息，看其是否符合企業的外包要求，是否按照相關的法規制度來處理財務問題，是否有事實依據，是否會造成使用人的誤解。在進行成果評估的時候，中小企業應認真比較預設目標達標情況并進行原因分析，判斷會計外包是否有利于自身核心能力的培養、整體競爭力的增強及企業持續穩定的發展，以此決定是否值得進行長期合作。最后，畢竟服務商對企業業務經營的了解是不夠的，它們所提供的分析意見只能作為輔助性的參考，最終還是要由中小企業的管理者來作出決策。那么中小企業的管理者對于外包商提供的數據資料要有選擇性的使用，要使資料符合企業的發展狀況，以實現企業利潤的最大化。中小企業為了長遠發展應權衡利弊輕重，將財務中的弱勢資源外包出去，同時要保證外包策略的實施不會損害其他部門的利益或影響企業的戰略規劃。

2.3 外包質量的控制風險及防范

中小企業之所以認可會計外包的一個重要原因就是會計外包能夠節約成本，將部分或全部財務工作交由外部專業服務機構去做，這樣就能夠節約聘請財務人員的人工成本，其次是可以節約財務信息化的軟件和硬件建設成本，同時使會計外包服務更加專業化和高品質。但是出于對成本的考慮，中小企業客戶往往希望以最低的價格獲得服務，因此就會壓低服務價格，這樣財務外包服務商才會承接財務外包業務，會在接收低價格的同時降低財務服務質量，最終雙方為了自己的利益沒有達成合作意向。所以對外包質量的控制一方面從外包服務商著手，另一方面應從企業本身采取措施。

企業在與外包服務商的合作過程中，服務商為爭取成為企業的戰略伙伴，會不斷地改進和提高服務質量。企業內部會計信息多數是隱性不公開的，因此很多企業會認為外包業務會造成自己企業會計信息的泄露，特別是提供主要材料的供應商、客戶以及企業成本信息的泄漏，因為一旦信息泄露就會給企業帶來巨大的損失。因此，就需要外包上對客戶資料進行一個嚴密的保證制度的完善，如有泄露，對內部工作人員追究法律制度，在進行競爭關系處理的時候，針對不同的客戶要有不同的專業團隊進行處理，相關人員沒有具備獨立性時，客戶的信息資料也會因為保密措施中的失誤而泄露，從而可能給企業造成巨大的損失。此外，就是在進行外包服務商對企業會計數據整理的時候，或在信息處理和傳遞過程中因為技術方面的不完善而導致數據丟失等現象的出現。就會讓我們更加重視外包服務過程中所需技術，對其提出更加嚴格的要求，其中包括對技術的穩定性以及發生技術問題時候進行的補救辦法是否及時，以及更換外包商的技術銜接是否合理等。企業本身也應在正確選擇合適的外包服務商的同時，提供可靠真實的會計信息。

對于會計外包服務的業務質量控制主要包括以下幾點：第一，通過言行示范和信息傳達，從事會計外包服務的人員強調質量控制的必要性。第二，要求從事會計外包服務的員工遵守有關的執業準則和職業道德規范的要求，遵守客觀、公正、保密、職業行為等職業道德責任。第三，注意處理審計業務和會計外包業務的關系。當二者同時為可提供信息的時候，需要制度保持審計的獨立性，不能因為會計外包服務的好壞而影響發表的審計意見的公正性。最后，對會計外包服務實施質量的復核，能夠對執行過程中可能存在的問題得到及時發現并進行糾正。

隨著經濟全球化的不斷發展，市場競爭逐漸呈現激烈局面，市場的規范化程度不斷的加深，以及會計外包專業服務機構的不斷完善和業務的不斷深化，使得會計外包在我國中小企業蓬勃發展起來。隨著發展，我國中小企業也逐漸找到適合會計服務外包的相關政策，以此解決存在的問題，充分發揮會計外包在企業中的作用，為企業的核心競爭力提高優勢。因此，會計服務外包是信息化的一種服務方式。專門的業務與管理領域社會化的分工，也是符合會計管理專業化的才能得到迅速發展。通過分析企業服務外包業務存在的優勢和風險，然后企業管理層做出相應的決策，這樣可以通過會計服務的外包給企業帶來更大的利益。

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