論會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及對(duì)策

龔顯益

摘要: 在現(xiàn)代的會(huì)計(jì)電算化取代以往的手工會(huì)計(jì)的時(shí)代大趨勢(shì)下, 高效精確的會(huì)計(jì)電算化可以為會(huì)計(jì)人員提供極大的便捷，不僅大大減少了日常的工作量, 也有效降低了以往手工會(huì)計(jì)中容易出現(xiàn)的謬誤和紕漏，極大地提高了準(zhǔn)確度?？墒怯捎谝恍﹥?nèi)部控制方面的不足，致使會(huì)計(jì)電算不夠完善, 也不能使會(huì)計(jì)電算化很好地做到防錯(cuò)杜弊。鑒于當(dāng)前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制過(guò)于薄弱, 且問(wèn)題普遍存在, 已使得會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制加強(qiáng)工作成為會(huì)計(jì)信息提升的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞: 會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；存儲(chǔ)介質(zhì)；軟件

1、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

鑒于電算化進(jìn)程在我國(guó)發(fā)展起步較晚，影響到了人們的思想認(rèn)識(shí)，使其不能達(dá)到應(yīng)有的程度。由于人們以往思維觀念，不能充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制之于電算化的真正意義，也不能認(rèn)識(shí)到經(jīng)電算化處理過(guò)后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之于企業(yè)的重要，同樣沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)部控制之于會(huì)計(jì)信息失真的影響。目前我國(guó)只有行政事業(yè)單位和大中型企業(yè)集團(tuán)采用了電算化的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng), 而缺乏完善的電算化內(nèi)部控制,又可以導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真, 進(jìn)而導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的高效工作缺乏效用。

職權(quán)不相容原則本是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的關(guān)鍵部分，在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息處理中，此原則如果不能得到很好的遵循，是很難做好會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的。但是在會(huì)計(jì)電算化的今天，職權(quán)不相容原則已不適用，系統(tǒng)內(nèi)的很大一部分崗位可以進(jìn)行合并，很大一部分手續(xù)在合并到計(jì)算機(jī)中之后進(jìn)行統(tǒng)一執(zhí)行，不僅可以減少會(huì)計(jì)人員數(shù)量，也使一部分不相容的崗位得到分離，消減了會(huì)計(jì)人員互相間牽制的效力。

在會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中，它的執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在是極為重要的，但是卻存在諸多的潛在威脅。以會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中的執(zhí)行主體為例，首先是計(jì)算機(jī)在硬件系統(tǒng)發(fā)生故障的可能，包括停電等非人為因素, 都可以導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失與損壞,以至于業(yè)務(wù)操作將不能繼續(xù)進(jìn)行。其次便是財(cái)務(wù)軟件的問(wèn)題，其質(zhì)量和性能與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度、高效性息息相關(guān),一旦出現(xiàn)意外，輕則降低會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度和高效性, 重則可以致使系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致嚴(yán)重后果。此外，鑒于會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)信息一般都保存在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等磁性介質(zhì)中，而這些介質(zhì)一旦遭受受潮、高溫、受磨損便會(huì)出現(xiàn)損壞, 其內(nèi)的數(shù)據(jù)自然遭到破壞。由此可見(jiàn)，做好相應(yīng)的備份工作, 對(duì)于企業(yè)的會(huì)計(jì)工作有重要意義。

2、加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)

會(huì)計(jì)電算化不僅僅是導(dǎo)致了核算方式和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式的改變，也極大地提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量, 并且方便了企業(yè)的財(cái)務(wù)分析以及其經(jīng)營(yíng)決策等, 這是是會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的一次革命。而只有改革會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部的控制制度,才是推動(dòng)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)運(yùn)用的根本性變革的動(dòng)力。

2.2 加強(qiáng)對(duì)于會(huì)計(jì)電算化的人員職務(wù)的管理與控制

在會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行正式的使用后，須對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各部門(mén)人員依照權(quán)、責(zé)、利三者結(jié)合的原則進(jìn)行制定崗位責(zé)任制度的工作，將工作崗位劃為電算化會(huì)計(jì)崗位和基本會(huì)計(jì)崗位兩種，使機(jī)構(gòu)調(diào)整與組織控制二者結(jié)合, 進(jìn)而達(dá)到職權(quán)分離, 限制和發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及違法行為。

電算化系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員的道德建設(shè)也是一項(xiàng)重要的工作，計(jì)算機(jī)雖然是會(huì)計(jì)電算化的執(zhí)行主體, 會(huì)計(jì)電算化卻需要人才能得以執(zhí)行，故而提升會(huì)計(jì)從業(yè)工作人員的職業(yè)道德并把行為準(zhǔn)則納入內(nèi)部控制的內(nèi)容已成為企業(yè)管理的當(dāng)務(wù)之急。

2.3 嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體

對(duì)于系統(tǒng)操作和維護(hù)環(huán)境管理方面的控制，須嚴(yán)格執(zhí)行，會(huì)計(jì)電算化實(shí)行后應(yīng)保持計(jì)算機(jī)設(shè)備良好運(yùn)行, 并進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù), 以防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。會(huì)計(jì)電算化的系統(tǒng)操作過(guò)程及其系統(tǒng)維護(hù)構(gòu)成了系統(tǒng)操作環(huán)境, 比如數(shù)據(jù)備份和防病毒感染等項(xiàng)目。系統(tǒng)的硬件維護(hù)和軟件維護(hù),共同構(gòu)成了系統(tǒng)維護(hù)，硬件維護(hù)主要是指定期的檢查和記錄，進(jìn)行故障分析及其記錄。而軟件維護(hù)則保障了財(cái)務(wù)軟件操作的規(guī)范化,借以達(dá)到實(shí)現(xiàn)維護(hù)操作結(jié)果的適應(yīng)性、正確性和完善性的目的。

通過(guò)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)控的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享, 卻也導(dǎo)致信息系統(tǒng)的安全面臨巨大的威脅。為此我們須通過(guò)幾個(gè)步驟來(lái)保障會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全: 一，采用登錄確認(rèn)和密碼管理; 二、啟用防火墻,使外部訪問(wèn)區(qū)與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)間聯(lián)系隔離開(kāi)來(lái)；三、采用回響檢查、數(shù)據(jù)加密。借助以上幾個(gè)技術(shù)手段，便能夠達(dá)到網(wǎng)絡(luò)管理的目的, 保障計(jì)算機(jī)內(nèi)所儲(chǔ)存的信息不致因故障丟失。

2.4 提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸入控制是提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求第一切入點(diǎn)，只有建立授權(quán)機(jī)制, 嚴(yán)格審查系統(tǒng)每一筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性及其準(zhǔn)確性, 才能把錯(cuò)誤消滅在最開(kāi)端,以避免因一個(gè)錯(cuò)誤而導(dǎo)致的連環(huán)性重復(fù)錯(cuò)誤, 這是提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的要求的第一點(diǎn)，也是必須做到的一點(diǎn)。

提高會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的處理控制方面的能力，其重點(diǎn)是處理過(guò)程中的數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)、適應(yīng)性控制以及重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制, 這就要求給予軟件用戶在一定的限度內(nèi)自由制定會(huì)計(jì)政策的許可, 使其適應(yīng)實(shí)際，而數(shù)據(jù)溢出性檢測(cè)的建立又可以避免數(shù)據(jù)超出容量導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損失和因數(shù)據(jù)損失導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息失真，但相關(guān)人員在操作中的失誤是難以避免的。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案的安全使用

通過(guò)建立一系列的健全的會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度保護(hù)會(huì)計(jì)電算化檔案，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中的電算化會(huì)計(jì)檔案能夠簡(jiǎn)單地準(zhǔn)備雙份, 而數(shù)據(jù)的備份只要存放在不同的地點(diǎn), 便消除因地震等意外事故而導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅的可能。對(duì)于電算化的會(huì)計(jì)檔案，在調(diào)閱時(shí)需嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行安全使用。在進(jìn)行調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案工作時(shí)，常有兩種情況出現(xiàn): 一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案與電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致, 這種情況下只需將所需的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案進(jìn)行調(diào)閱; 二則是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致, 此時(shí)需在另一電腦安裝相應(yīng)版本的電算化系統(tǒng), 之后才可再次進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱登記記錄對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案的安全使用是非常有意義的，應(yīng)專門(mén)設(shè)置, 以便明確會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部各人各自所應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任, 另外，管理員不可以將調(diào)閱檔案的密碼提供給調(diào)閱者, 只能讓他直接進(jìn)入系統(tǒng)。

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