醫院檔案信息化管理的幾點思考

莫韶琳 覃素平

摘 要：醫院檔案管理是醫療工作中的重要組成部分，信息時代如何加強醫院檔案管理， 使檔案信息成為現代醫療衛生管理的重要手段之一，這是新形勢下醫院檔案管理面臨的新課題。從醫院檔案管理信息化建設的實際出發，通過分析信息化時代醫院檔案管理工作的要求并提出應對措施，為醫院檔案管理信息化工作提供參考。

關鍵詞：醫院檔案管理；信息化；思考

醫院檔案是行政管理、醫療業務、醫學科研、資產管理及其他各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖片、音像等具有不同載體的歷史記錄，是醫院發展歷史的縮影，它在醫療改革、科學研究、提高管理效能、維護醫院權益等方面起著舉足輕重的作用。對醫院來說，檔案信息化是科學高效地為醫療、科研等各項工作提供服務的有力保證[1]。醫院檔案信息化建設是一個長期而且持續的過程，必須全面深入認識醫院檔案管理信息化工作的內容和要求，不斷推進醫院檔案管理信息化建設。

1 醫院檔案信息化管理的主要內容

（一）文書檔案的信息化管理。文書工作是檔案工作的基礎，是醫院檔案管理信息化的主要內容。為適應信息時代的工作需求，我市各醫院和主管部門開通了自動化辦公系統，在單位內部各部門之間建立了信息網絡平臺，由辦公室文書負責把收到的文件用計算機登記（紙質版文件掃描后登記），按照批辦的次序在網絡內傳閱，并對處理完畢的文件自動提交文書檔案管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔，縮短了決策時間，節約了成本，使得醫院決策的效率大大提高。

（二）病歷檔案的信息化管理。病歷檔案在醫院檔案中專業性較強且內容龐雜。隨著醫學事業的發展，各種新的治療手段不斷出現，為便于醫務人員查詢、分析、討論，指導醫療業務工作，或進行統計后申報科研項目、撰寫相關學術論文，將醫院開展的各種治療項目的名稱進行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類治療項目及療效情況進行分類匯總，通過網絡提供給各臨床科室。病歷檔案的網絡化管理還具備醫學影像圖片的儲存和查詢等功能，可隨時提供給醫護人員及患者查詢。

（三）人事檔案的信息化管理。根據人事檔案的特點，選用一套科學合理的人事檔案信息系統，建立和完善人事檔案的信息化、網絡化建設，從實體管理向信息化管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理，可以提高整體工作效率，提高人事檔案信息資源的利用率。

（四）設備檔案的信息化管理。醫療及后勤設備是醫院固定資產的重要組成部分，對于醫院投入產出分析、醫院資產匯總管理具有重要作用。對于這些設備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計算機系統，通過網絡達到有權限的共享，不但便于設備和后勤科室對于醫療和后勤設備的管理，也便于各使用科室對本科室設備的管理。

2 醫院檔案信息化管理中存在的主要問題

（一）對檔案管理信息化工作不夠重視。醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中，重視醫療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創造經濟效益，因此，醫院的檔案管理工作尤其是信息化管理工作一直沒有被真正重視起來，檔案資料的使用價值難以充分開發為醫院建設發展所用。檔案信息化需要大量的資金投入，用于高新設備的購買和信息化系統平臺的開發等。目前在投入方面遠不到位，與醫療業務發展仍不相適應。如何解決好當前利益和長遠利益的關系，是擺在醫院管理者面前的一大難題，雖然實現信息化是檔案事業的必然選擇。

（二）檔案管理人員素質問題。檔案管理信息化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而目前醫院的檔案館管理人員多為醫護專業人員兼任，專業知識結構單一，一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布、利用等技術知之甚少。多數檔案管理人員還不能既熟悉檔案業務又熟練掌握計算機和信息技術，這在很大程度上制約檔案管理信息化建設的質量和速度。

（三）檔案管理方式和手段相對落后。一些醫院也在推行“無紙化”辦公，設立辦公自動化系統平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于醫院的辦公自動化系統較適用于文書檔案，或者因系統不及時更新，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

（四）數字化文件歸檔管理問題突出。當前檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統設計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與，使得數字化文件從生成到歸檔存在著不少問題。

（五）重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在。檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多醫院對此有所忽視。信息化建設中資金大多投向設備，信息資源建設投入甚少，這種重硬件設施建設輕信息資源建設的傾向，導致信息化的應用成果不明顯。

3 加強醫院檔案信息化管理的對策

（一）強化檔案信息化管理的認識。檔案信息化建設水平的高低，取決于醫院領導的重視程度。如果能將醫院檔案管理信息化建設提高到醫院發展戰略的高度去對待，加大檔案管理信息化建設的投入力度，改進管理手段，將對檔案管理信息化化建設起到極大的推動作用。

（二）提升檔案管理人員業務水平。檔案信息化管理工作的發展和變化，對檔案管理工作人員提出了新的要求。要鼓勵檔案管理工作人員樹立良好的檔案管理信息化意識，自覺學習，優化自身的知識結構，同時加大培訓力度，既要組織檔案管理人員掌握檔案管理基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術和網絡信息技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質，為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

（三）加快檔案信息標準規范化建設步伐。所謂檔案信息化的標準規范主要是指：管理標準規范、業務標準規范和技術標準規范。標準規范既是檔案信息化建設的“行業法規”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規范化，因此自上而下更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。

（四）加大檔案信息化建設投入力度。檔案信息化管理是一個復雜的系統工程，它涉及計算機硬件、網絡、數據處理、信息發布和規范、信息安全等眾多技術問題，需要完善的基礎設施和專業技術人員來實現。目前，部分醫院對檔案管理信息平臺的建設重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設所必需的軟、硬件配套設施齊全。同時必須加強與外部的聯系與合作，積極探索和創新信息化建設方法。

（五）重視并加強檔案信息安全管理。首先檔案管理者應提高安全防范意識。要充分認識到檔案是對醫院多年來建設和發展過程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會造成永久不可逆的損失，所以務必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預防和制止。檔案管理人員必須要有風險防范意識，要給檔案系統安裝防病毒軟件，對檔案信息系統實時監控，防止電腦病毒入侵，確保醫院檔案信息管理的安全。

總之，醫院檔案信息化管理是醫院管理的重要組成部分，是提高醫院競爭力的重要手段之一。信息時代既給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰，更為其帶來了極好的機遇。只要我們能夠抓住機遇、更新理念、注重人才培養和新技術應用，確定科學的發展戰略，醫院檔案信息化管理工作必然會有利于促進醫院的可持續發展。

參考文獻

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[2]林衛華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析 [J]，2010，（1）

[3]牟峰等. 淺談醫院信息化與電子檔案管理[J].中國醫療 沿，2007，（14）（發布時間：2011-08-07）

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[5]許素青.淺談如何推進企業檔案信息化建設[J].科技情報開發與經濟，2010，（23）.

作者簡介

莫韶琳（1971-），女，廣西南寧，管理學，學士學位，主管護師。